Правила оформления реквизитов

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее  согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

– согласование с конкретным должностным лицом;

– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).   

В состав грифа согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования.

 Например:

Гриф согласования располагают  ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Для документа, подлинник  которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной  стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности  на подпись ответственного лица проставляется  печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней  в коммерческих организациях) и несколько  простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью  организации.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Определённые виды документов имеют право заверять только нотариусы. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

- завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

- наименование должности  лица, заверившего копию, личную  подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;         

- дату заверения, проставляется под наименованием должности.

Допускается копия документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих  из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих  особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка  на документе – это отметка  об исполнении. Она проставляется  сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует  о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в  дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части

Отметка о поступлении  документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа  на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

- имя файла;

- код оператора;

- другие поисковые  данные.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

 

Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Понятие распоряжения и правила его составления. 

 

Распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Распоряжения делятся на три подвида:

- по основной деятельности;

- по личному составу;

- по административно-хозяйственным вопросам.

В процедуре издания распоряжений можно выделить восемь этапов :

1. Инициирование издания  распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание распоряжения.
7. Регистрация распоряжения.
8. Доведение распоряжения до исполнителей.

Проекты распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

а также ограничительные  отметки для реквизитов:

• дата документа;
• регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают  размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

 

 

 

 

Обязательные реквизиты распоряжения

№ п/п	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
1.1	наименование организации	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.2	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3	место составления или издания  документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4	дата документа	оформляется после подписания в  момент регистрации документа
1.5	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в  момент регистрации документа
1.6	заголовок к тексту	оформляется при подготовке проекта  документа
1.7	текст документа	оформляется при подготовке проекта  документа
1.8	визы согласования документа (также  может быть при необходимости  гриф согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9	подпись полностью	оформляется во время подписания документа
1.10	в зависимости от учредительных  документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
2.1	отметка о контроле	оформляется при постановке документа  на контроль
Снятие с контроля и направление  документа в дело
3.1	отметка об исполнении документа и  направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в  дело

 

 

 

Текст в распоряжении всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

• констатирующей (или преамбулы) и
• распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания распоряжения.

Констатирующая часть  обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д. Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или.

Констатирующая часть  в распоряжениях отделяется от распорядительной словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление  распорядительной части на пункты в  связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

У распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

 

Если приложение носит  справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)». А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».