Правила оформления реквизитов

 

Вариант 11

 

1. Правила оформления реквизитов. 

 

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые  фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных органов  государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским  языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций  и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта  Российской Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к  тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор  электронной копии документа. 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки  и др.), но обычно служебные документы  изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают  следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее  – 20 мм;

– правое и нижнее – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора¹, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1         2      3      4     5     6       7

.........................................................

0-е положение  табулятора (граница левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления  или издания документа;

– дата документа;

– ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии  приложения;

– наименование должности  в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме  расшифровки подписи);

– отметка о заверении  копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение  табулятора (5 ударов от границы  левого поля)

– начало абзацев в  тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение  табулятора (16 ударов от границы  левого поля)

– регистрационный номер документа;

– расшифровка подписи  во втором грифе согласования.

3-е положение  табулятора (24 удара от границы  левого поля)

– используют при составлении  таблиц.

 

4-е положение  табулятора (32 удара от границы  левого поля)

– адресат (каждый элемент  реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение  табулятора (40 ударов от границы  левого поля)

– гриф утверждения (кроме  расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа  к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи  в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи в грифе  утверждения;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого  поля)

– нумерационные заголовки в таблице;

– слово «копия» при снятии копий  с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые  стандартам к составу и оформлению каждого реквизита² документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем  поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы).

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск  документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это  постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. Эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.  

Товарный знак может  быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую  деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

 

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое  лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО).

  Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем).

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование  организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно  закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе  название организации было повторено  на иностранном языке, оно воспроизводится  на бланке под наименованием на русском  языке.

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем  меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

Почтовый  и телеграфный  адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

- почтовый адрес, элементы  которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

- номера телефонов  и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается  только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

Наименование  вида документа (реквизит 10).