Правила оформления реквизитов

Наименование вида документа  должно соответствовать компетенции  организации и содержанию управленческого  действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим  наименование организации (от 0-го положения  табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.

В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке конкретного вида документа  данный реквизит проставляется после  наименования организации – автора документа.

Дата документа (реквизит 11).

Дата – обязательный реквизит любого документа. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Дата документа оформляется  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год  – четырьмя арабскими цифрами.

Разрешается оформлять даты по международным  правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа  выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

 

 

 

Регистрационный номер  документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа  – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое  при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер входящих и  исходящих документов кроме порядкового  номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа).

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается  от второго положения табулятора в одной строке с датой документа. 

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который  даётся ответ. Данный реквизит полностью  переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Место составления или  издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где  в бланке для письма проставляется  ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее).

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления  или издания документа располагается  от 0-го положения табулятора вслед  за номером и датой документа.     

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная  информация, производится на документах, отправляемых в другие организации  или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат»  максимально может состоять из следующих  составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);
• почтовый адрес.

Каждая из указанных  составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между  ними 1,5 межстрочных интервала. Длина  максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Гриф утверждения  документа (реквизит 16).

Гриф утверждения –  особый способ введения документа в  действие. Он проставляется на некоторых  видах актов, договоров, инструкциях  и др. документах.

Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа  должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит  из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа  в именительном падеже, его даты и номера.

Допускается в реквизите  «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной  строки.

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа  располагается в правом верхнем  углу документа от 5-го положения  табулятора (расшифровка фамилии  в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Если документ утверждается другим документом, то указывается  наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным  лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного  в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения

Если в резолюции  указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

 

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют  заголовок, являющийся обязательным элементов  любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного.

Заголовок располагается  после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций  место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита  

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется  либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными  работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка.

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Отметка о наличии  приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения  документа.

В состав реквизита «Подпись»  входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке.

Как правило, подписывается  только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

В связи с применением  современных средств передачи информации может применяться электронная  цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим  законодательством, в частности  Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».   

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование – это  предварительное рассмотрение проекта  подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.