Порядок складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• посада;
• структурний підрозділ (місце роботи);
• дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнення з роботи);
• відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства;
• пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;
• підстава видання наказу.

    Власник або, уповноважений ним орган  зобов'язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку, розрахуватися з ним, видати копію наказу про звільнення з роботи (у разі звільнення працівника ї ініціативи власника або уповноваженого ним органу). Якщо працівникові у день звільнення не працював, зазначені суми слід виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимога про розрахунок (ст. 47,116 КЗпП України).

    Якщо  затримано видачу трудової книжки з  вини власника або уповноваженого ним  органу, працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах,організаціях, п. 4.1).

    Отже, у суб’єктів господарювання з невеликою кількістю працівників можуть даватися зведені накази по особовому складу, де за окремими параграфами наказу розміщується інформація про призначення, звільнення наданні відпусток тощо.  

3.2.  Проблеми які виникають  при застосуванні  розпорядчих документів  по особовому складу  та варіанти їх вирішення. 

     Ситуація  «працівник-роботодавець» в Україні  гідна жалю. В умовах «тотального» безробіття потенційний працівник  згоден на всі умови, висунуті роботодавцем: від «попрацюй тиждень-місяць на випробувальному терміні (безкоштовно)»  до «на оплачуваний лікарняний та відпустку не розраховуй». На жаль, багато громадян України погоджуються на такі пропозиції, мовляв, якась зарплата буде, а те, що в конвертах, так це не важливо (до пенсії ще далеко). Правда, попрацювавши місяць-два, розуміють, що джентльменські угоди з роботодавцем до добра не доводять, спроба відстояти хоча б обіцяне, закінчується звільненням по-американськи: «Ти звільнений!». В кращому випадку тобі віддають те, що ти встиг «напрацювати», в гіршому - ти йдеш ні з чим, розуміючи, що тебе знову «розвели» у правовій державі. Так от, працівники, нагадуємо вам про те, що Кодекс законів про працю в Україні ніхто не відміняв. Цей нормативний правовий акт є основним (після Конституції) джерелом ваших прав і обов’язків наймача.

       Отже, все по порядку – прийом на роботу. По-перше, щоб бути дійсно працівником, тобто придбати всі права (і обов’язки), гарантовані трудовим законодавством, вам необхідно укласти з роботодавцем трудовий договір. Відповідно до ст.21 КЗпП під таким договором розуміється угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою (іншими словами – роботодавцем), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, що визначена цією угодою, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

       По-друге, влаштовуючись на роботу, вам слід знати, що не завжди між працівником  і роботодавцем трудовий договір укладається письмово. Припустимо, отримання роботодавцем вашої трудової книжки, що супроводжується виданням наказу (розпорядження) про зарахування на роботу і відповідного запису до трудової книжки розглядається як трудовий договір, укладений в усній формі. Таке правило передбачене ст. 24 КЗпП. У більшості ж випадків трудовий договір оформляється у вигляді документу, в якому відображені сторони-учасники (ви і роботодавець), ваші права і обов’язки, а також права та обов’язки роботодавця тощо. Саме для забезпечення вашої власної безпеки і чіткої регламентації того, що ви повинні і що повинні вам, хотілося б порекомендувати укладення письмового трудового договору. До речі, вже згаданою статтею передбачаються ситуації, за яких трудовий договір повинен мати письмову форму. До таких ситуацій, зокрема, відноситься і вимога працівника укласти з ним договір в письмовій формі.

       Тому, якщо вам при прийомі на роботу повідомляють, що ніяких договорів  з вами підписувати не будуть, у  вас є всі підстави наполягати на укладенні угоди з роботодавцем у письмовій формі. Такий договір укладається (як правило) у двох примірниках, один залишається у вашій особистій справі у роботодавця, другий видається вам на руки.

       Зверніть  увагу, що ст.24 КЗпП передбачається можливість вважати трудовий договір укладеним і в тому випадку, коли ні наказу, ні розпорядження про зарахування вас на роботу не було, але фактично до роботи вас допустили. Існування саме цієї норми дозволяє недобросовісному роботодавцеві «використовувати» вас як працівника, не створюючи вам ніяких гарантій, а для себе – обов’язків. Тому, якщо у вас склалася така ситуація, вимагайте у роботодавця, щоб він прийняв вашу трудову книжку і зробив там відповідний запис про прийом на роботу. Крім того, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють у роботодавця понад п’ять днів (ст. 48 КЗпП). У свою чергу Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників передбачається, що запис про прийняття на роботу здійснюються роботодавцем після видання наказу (розпорядження), проте не пізніше тижне- вого строку.

       Далі, як правило, кожний роботодавець, приймаючи  на роботу, говорить про випробувальний термін. Тут слід звернути особливу увагу на те, що обіцянки роботодавця, мовляв, попрацюй два-три тижні, а потім подивимося, не мають юридичної сили.

       Практичний  сенс випробувального терміну сьогодні чомусь трансформувався і став суперечити законодавству. Давайте розберемося. Роботодавець, «проголошуючи» випробувальний термін, має на меті подивитися, як працює кандидат на посаду, і за можливості не заплатити, якщо кандидатура виявилася невідповідною. Отож, нагадуємо: «При укладенні трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути передбачено в наказі (розпорядженні) про прийом на роботу. У період випробування на працівників поширюється законодавство про працю (ст. 26 КЗпП). У свою чергу, ст. 27 КЗпП визначає максимальні випробувальні терміни – 3 місяці і 6 місяців (в окремих випадках за погодженням з профспілкою). У тому випадку, якщо працівник влаштовує роботодавця, то після закінчення випробувального терміну він продовжує працювати на загальних підставах. Якщо ж протягом випробувального терміну встановлено невідповідність працівника, то протягом строку випробування роботодавець має право розірвати трудовий договір з дотриманням загальних вимог трудового законодавства (читай: з видачею трудової книжки та розрахунком).Так що, шукачі, нагадуйте роботодавцю про чинне законодавство і вимагайте оформлення з вами трудових відносин з перших днів роботи. До речі, якщо вам з такої причини відмовлять в працевлаштуванні – вимагайте відмову, оформлену в письмовій формі, з якою, між іншим, можна сходити до суду.

       Працівник, якого, скажімо, звільнили на незаконних підставах, має право звернутися до суду з позовом про поновлення на роботі та (або) стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу. Доказом того, що працівник дійсно перебував у трудових відносинах з наймачем, буде служити трудова з відповідним записом і трудовий договір (якщо такий укладався).

       Важливо знати і те, що фраза роботодавця  «Тебе звільнено» може мати місце  лише у випадках, передбачених ст.40 КЗпП – скажімо, якщо виявлено невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі, або систематичного невиконання працівником без поважних причин умов трудового договору, або у випадку прогулу тощо. Причому всі такі діяння працівника повинні бути виявлені комісіями і чітко зафіксовані в спеціальних актах (якщо ж працівник є членом профспілкової організації, то порядок звільнення ускладнюється ще більше). Недотримання названої процедури – це підстава для поновлення на роботі в судовому порядку з оплатою вимушеного прогулу. Єдина ситуація, коли законодавством роботодавцю надано право звільнити «невинного» працівника, – це скорочення чисельності штату працівників, ліквідація організації, причому, про це працівника потрібно письмово повідомити у термін, встановлений законодавством.

       Між іншим, якщо вас звільняють за власним  бажанням (з ініціативи працівника), то ніякі обіцянки типу «розрахунок  – наступного тижня» або «прийдете  за трудовою післязавтра» не мають  під собою законних підстав. Так  ст.47 КЗпП передбачає, що роботодавець зобов’язаний в день звільнення працівника від роботи (звільнення) видати працівникові належним чином оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок. Це ж положення доповнює п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників: «При затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця, працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу». Таким чином, працівник, який не отримав трудову і розрахунок у день звільнення має право у судовому порядку стягнути з роботодавця середній заробіток за той час, що трудова книжка утримувалася у роботодавця. Середній заробіток обчислюється, виходячи із заробітку за останні два календарні місяці роботи. У тому випадку, якщо працівник відпрацював менше двох місяців, обчислення проводиться з розрахунку середнього заробітку за фактично відпрацьований час (див. Постанова Пленуму ВСУ від 6 листопада 1992 № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів»).

       І наостанок про приємне – до питання про відпустки. Багатьом громадянам, як це не дивно, не вдається піти у відпустку (крім як за свій рахунок), а про компенсацію за невикористану відпустку всі дружно забули. До вашого відома, право на відпустку гарантується для всіх трудящих. Стаття 74 КЗпП визначає, що громадянам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовими договорами у фізичної особи, надаються щорічні відпустки зі збереженням на їх період місця роботи та заробітної плати. Іншими словами це означає, що де б ви не працювали, ви маєте повне право піти у відпустку зі збереженням вашої зарплати і, зрозуміло, вашого місця роботи.

       Міф про те, що для «походу» у відпустку  потрібно пропрацювати у роботодавця мінімум рік, безпідставні. Щорічна основна відпустка надається у кількості не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік, відраховується з дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП). У свою чергу, ст.79 КЗпП встановлює правило, згідно з яким щорічна відпустка повної тривалості у перший рік роботи в даного роботодавця надається працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві, в установі, організації. Якщо ж працівник відпрацював менш ніж півроку у роботодавця (безперервно), то право на відпустку у нього зберігається, правда, час «на погуляти і відпочити» надається пропорційно до відпрацьованого часу. Крім того, працівникові дозволено замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією. І, нарешті, те, про що роботодавці вдало забули, а працівники (на радість роботодавців) не знали, – це правило, згідно з яким у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (ст.83 КЗпП).

       Як  видно з наведеного переліку прав працівника і обов’язків роботодавця, Закон стоїть на боці працівника, тому не соромтеся реалізовувати свої трудові права, в першу чергу, право на офіційне працевлаштування.

       Як  висновок до даного розділу , можна  зазначити, що праксеологічні аспекти складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу, повинні підтверджуватись законодавчо.

         
ВИСНОВОК

       Сукупність  документів, в яких зафіксовані етапи  трудової діяльності співробітників, називається документацією по особовому складу (кадрів, персоналу).

       Ці  документи є найбільш важливими  документами і вимагають особливої  ретельності і акуратності при  оформленні, веденні і зберігання протягом тривалого терміну.

       Обов'язкове ведення кадрової документації на будь-якому підприємстві передбачено відповідними загальнодержавними законодавчими та нормативними актами: Кодексом законів про працю України, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання, Типовими нормами часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів та іншими.

       Отже, однією з найбільш важливих функцій  кадрової служби підприємства (або  співробітника, відповідального за роботу з кадрами) є правильне  документування трудових правовідносин.

       Зокрема велику увагу потрібно приділяти  документів, що виникають в процесі прийому, переведення, звільнення працівників, для того, щоб вони відповідали правилам, формулювань чинного законодавства.

       Таким чином, процедури, що виконуються кадровою службою при оформленні руху кадрів, документуються за допомогою роботи з певними документами, найважливішими серед яких є трудовий договір (контракт), накази по особовому складу, трудова книжка.

       "Одним  з основних правових інститутів  законодавства про працю є  трудовий договір. З його допомогою  громадяни реалізують свою здатність до праці, визначають основні та додаткові умови праці, а також припиняють трудові відносини". Він складається у двох примірниках, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.