КУРСОВА РОБОТА

      на  тему:

      Порядок складання і ведення  розпорядчих документів по особовому складу

 

      Зміст

      Вступ……………………………………………………………………..…3

Розділ І. Методологічні  аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу……………………….....5

1.1. Вивчення  поняття розпорядчих документів  по особовому складу……………………………………………………………………....5

1.2. Принципи і методи складання і ведення розпорядчих

документів  по особовому складу……….…………………………….…..6

Розділ ІІ. Теоретичні аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу………….………………9

2.1. Розпорядчі  документи по особовому складу: загальна характеристика…………………………………………………………….9

     2.2. Документація з особового складу: суть, зміст, класифікація……..10

2.3. Механізми складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу…………………………………………………………13

Розділ ІІІ. Праксеологічні аспекти складання  і ведення розпорядчих документів по особовому складу…………………………………….…..26

3.1. Аспекти  складання і ведення розпорядчих  документів по особовому складу…………………………………………………………26

3.2. Проблеми які виникають при застосуванні розпорядчих документів по особовому складу та варіанти їх вирішення……………31

Висновок…………………………………………………………………..37

Список  використаної літератури ……………………………….………39

Додатки…………………………………………………………………….40

 

      Вступ

     Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання  документування та організації роботи з документами в процесі управлінської  діяльності.

     Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

     Дотримання  стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

     Органи  управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підприємств, організацій, створюють численні управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють ІТП і службовці, які ведуть збирання та обробку документів, підготовку і оформлення рішень, що приймаються. Носієм інформаціє  у традиційному вигляді є документ, визначений ГОСТом, як “матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі ”.

     Одна  з причин неякісного прийняття управлінських  рішень-слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом уставлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог ГОСТів, що встановлюють порядок оформлення документів.

       Актуальність теми даної роботи полягає, перш за все, в значенні  документування та організації роботи з документами, що охоплюють сукупність форм, прийомів, способів і методів ведення розпорядчих документів по особовому складу їх укладання й обробки.

       Об’єкт курсової роботи: розпорядчі документи по особовому складу. Предмет курсової роботи: організація роботи розпорядчих документів по особовому складу.

       Мета  курсової роботи: проаналізувати порядок складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу.

       Завдання  курсової роботи:

      - розглянути поняття розпорядчих документів по особовому складу;

      - встановити принципи і методи складання і ведення розпорядчих документів;

      - виявити аспекти складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу;

      -  дослідити проблеми які виникають при застосуванні розпорядчих документів та варіанти їх вирішення.

      Основна гіпотеза полягає в тому, що велику увагу потрібно приділяти документам, що виникають в процесі прийому, переведення, звільнення працівників, для того, щоб вони відповідали правилам, формулювань чинного законодавства.

      Курсова робота виконана на , складається з  вступу, 3-х розділів (поділених на підрозділи), висновків, списку використаних джерел (20 джерел), 5таблиць та 4 додатка. 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ  І.

Методологічні аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу 

1.1. Вивчення поняття  розпорядчих документів  по особовому складу.

      До  розпорядчих документів по особовому  складу (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

      Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

      • № П-1 (наказ про прийом на роботу);

      • № П-5 (наказ про переведення  на іншу роботу);

      • № П-6 (наказ про надання відпустки);

      • № П-7 (список №__про надання відпустки);

      • № П-8 (наказ про припинення трудового  договору).

      Типові  форми будуть додаватися при розгляді конкретних наказів по видах.

      На  підприємствах, в установах, організаціях і фірмах (невеликих) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Накази готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо.

      Отже, до розпорядчих документів належать накази про прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення, заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток.

1.2. Принципи і методи складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу. 

      Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

      • повне найменування підприємства, установи, організації, фірми; назву виду документа — наказ;

      • дату складання, підписання (09 травня 2011 року);

      • місце складання чи видання (м. Прилуки);

      • номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

      • заголовок до тексту;

      • текст;

      • підстава;

      • підпис керівника;

      • на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

      Проект  наказу готують працівники відділу  кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

      Накази  по особовому складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають  лише розпорядчу частину, починати яку  рекомендується з прізвища, імені  та по батькові працівника.

      У наступному рядку і далі — посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

      Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.

      Після підписання наказ реєструється у  книзі реєстрації наказів, що має  такі реквізити: номер наказу, дату видання, вид наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписки).

      У груповому наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати  їх в такій послідовності: прийняття  на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

      У кожній групі питань прізвища працівників  рекомендується розміщувати за алфавітом.

      Перший  примірник наказу залишається у  відділі кадрів, а другий передається  до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу.

      У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

      Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

      Справа  ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у  відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається  до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

      У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому  складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

      Накази  по особовому складу (по кадрах) і  книги їх реєстрації є документами постійного зберігання. 

      Таблиця 1.1. 

      Зразок  складання і ведення розпорядчих  документів по особовому складу 

        (герб)

      МІНІСТЕРСТВО  ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ ІНСТИТУТ ПІДГОТОВКИ КАДРІВ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

      НАКАЗ № 87-к "___"____________2002 р. м. Київ

      1. ПРИЙНЯТИ:

      1.1. МЕЛЬНИКОВА Андрія Леонідовича

      начальником відділу кадрів управлінського персоналу  з 30.07.02 з посадовим окладом 300 грн  щомісячно. Підстава: заява Мельникова А. Л.

      2. ПЕРЕВЕСТИ:

      2.1. КОНОНЧУК Олену Миколаївну

      провідного  бухгалтера управлінського персоналу з 01.08.02 головним бухгалтером управлінського персоналу з посадовим окладом 250 грн щомісячно. Підстава: заява Конончук О. М.

      3. ЗВІЛЬНИТИ:

      3.1. ТОДОРІВСЬКУ Любов Федорівну

      методиста першої категорії навчально-методичного  відділу 03.08.02 за власним бажанням згідно зі ст. 38 КЗпП України. Відпустку використала по 20.06.02. Підстава: заява Тодорівської Л. Ф.

      4. НАДАТИ:

      4.1. КРЕСАЛО Тетяні Валентинівні

      методисту першої категорії навчально-методичного  відділу щорічну відпустку на 28 календарних днів з 01.08.02 р. по 29.08.02 за робочий рік з 20.10.01 по 19.10.02.