Порядок складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу

      Підстава: заява Кресало Т. В.

      Ректор (підпис) І. П. Палій

      ПОГОДЖЕНО:

      Завідуюча навчально-методичним відділом (Н. В. Корінюк)

      Головний  бухгалтер (Т. С. Семенюк)

      Інспектор по кадрах (В. В. Білик)

      Отже, складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу, ведеться за певними правилами, принципами та методами, яких потрібно дотримуватись.

      Як  висновок до даного розділу, можна сказати, що методологічні аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу  затверджені наказом Міністерства статистики України.

Розділ  ІІ.

Теоретичні  аспекти вивчення складання і ведення  розпорядчих документів по особовому складу. 

      2.1. Розпорядчі документи по особовому складу: загальна характеристика. 

     Розпорядчі  документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації, фірмі, на підприємстві. Документи розпорядчої діяльності містять у собі постанови, накази, розпорядження, ухвали тощо.

     Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

     Накази  видають на основі та для виконання  законів, постанов і  розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

     Рекомендується  починати кожний пункт наказу словами  “Призначити”, “Перевести”, “Оголосити подяку”, “Надати відпустку”, які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими літерами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

     Якщо  в одному пункті наказу перераховується  кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

     Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

     Розпорядження поділяються на такі групи:

1. загальні;
2. часткові.

     Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

     Постанови приймаються Верховною  Радою України, Кабінетом  Міністрів України  та іншими органами управління.

     Ухвала  – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

     Отже, накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. 

     2.2. Документація з особового складу: суть, зміст, класифікація. 

     Кадрові документи – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) по найму працівників.

     Згідно  з законодавством про працю при  вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

     Особливості написання деяких реквізитів заяв:

     а) при адресуванні заяви до тієї організації, де працює автор, не треба вказувати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

     б) у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (доказ).

     У порівнянні з наказами з основної діяльності складання і оформлення наказів по особовому складу має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “По особовому складу”. Констатаційна частина може опускатися. У розпорядчій частині пункти розміщують у певній послідовності:

     а) призначення на посаду;

     б) переведення;

     в) надання відпустки;

     г) звільнення з займаної посади;

     д) зміна прізвища тощо.

     Накладання  дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.

     За  формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує використання їх з метою довідки. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що позначає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвища, ім’я і по батькові особи, а потім іде текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак, окремі параграфи можуть мати свої терміни вступу в силу. Якщо терміни не зазначені, то вони обчислюються з моменту підписання наказу.

     У наказах про прийняття  на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформлюється на роботу; вид прийняття на роботу (на постійну – з випробним терміном, зі стажуванням тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом та ін.); особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем тощо). При переведенні на іншу роботу у тексті зазначається вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

     У наказах про надання  відпустки слід зазначити її вид (основний; додатковий, наприклад, за тривалість стажу роботи на одному підприємстві; учбовий; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; без збереження заробітної плати, наприклад, за сімейними обставинами тощо), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

     При звільненні працівників обов’язково вказують дату і мотивування звільнення. Мотивування звільнення має бути викладено стисло і чітко у відповідності до чинного законодавства.

     Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

     Характеристика пред’являється при вступі до вузів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

     Характеристика  видається працівникові на руки або  з його відома надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

     Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

     Основна вимога до такого документа – досягти  вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

     Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

     Трудовий  договір – угода між працівником і власником підприємства або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язаний виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник зобов’язується виплачувати працівникові зарплату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

     Трудовий  договір може бути укладений:

     а) на невизначений строк – працівник може в будь-який момент розірвати його, а власник - тільки на підставі, що передбачається чинним законодавством (ст. 42, 43, 49 п.2.3 КЗпПУ);

     б) на визначений строк, який встановлюється за погодженням сторін (може бути припинений по його закінченні з ініціативи як працівника, так і власника);

     в) на час виконання певної роботи (на виконання разової роботи) – в цей період працівник може розірвати договір тільки з поважних причин (ст. 40, 41 КЗпПУ)

     При укладанні трудового договору може бути встановлений термін випробування за погодженням сторін (ст. 26, 27, 28 КЗпПУ) з метою перевірки відповідності працівника роботі або посаді, яка йому доручається.

     Отже, накази по особовому складу – це кадрові документи, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження. 

2.3. Механізми складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу. 

      Проголошене ст. 43 Конституції України право  громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

      Це  право громадянин реалізує шляхом укладання  трудового договору, тобто через  прийняття на роботу.

      Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування один місяць, на 0,5 ставки посадового окладу тощо). (Типова форма № П-1 додається в таблиці 2.1.) Наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

      Після ознайомлення працівника з наказом  у його трудовій книжці, а також  в особовій картці по формі №  П-2 робляться відповідні записи, і  працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей  підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки № П-2 пишеться копія наказу.

      Таблиця 2.1.

      Типова  форма № П-1

      

      Для того щоб правильно підготувати  і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

      Без відповідних документів, які працівник  зобов'язаний пред'явити, неможливо  укласти трудовий договір.

      Згідно  зі статтею 29 КЗпП України до початку  роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

      • роз'яснити працівнику його права й  обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і  шкідливих виробничих факторів, які  ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

      • ознайомити працівника з правилами  внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

      •   визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

      • проінструктувати працівника з техніки  безпеки, виробничої санітарії, гігієни  праці та протипожежної охорони. Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

      При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачене законодавством (ст. 25 КЗпП України).

      Накази  про переведення працівників  на іншу посаду чи роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника з урахуванням вимог і рекомендацій, викладених у розділі "Загальні положення" цієї глави.