Понятие организационной, распорядительной и информационно-справочной документации

20- отметка о  наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия  документа;

23- виды согласования  документа;

24- печать;

25- отметка о  заверении копии;

26- отметка об  исполнители;

27- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

28- отметка о  поступлении документа в организацию;

29- отметка для  автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие  реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

 

ГОСТ Р 6.30 – 2003 установил 30 реквизитов, свойственный документам системы организационно-распорядительной документации:

•      01 - Государственный герб Российской Федерации [Б];

•      02—герб субъекта Российской Федерации [Б];                 

•      03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) [Б];

•     04 — код организации [Б];

•     05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

•     06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 

 

•       07 – код формы документа

•       08 — наименование организации [Б];

•       09 - справочные данные об организации [Б];

•       10- наименование вида документа [Б];

•       11 — дата документа [*];

•       12 — регистрационный номер документа [*];

•       13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа [*];

•       14— место составления или издания документа [*];

•       15 - адресат [*];

•       16—гриф утверждения документа;

•       17—резолюция;

•       18— заголовок к тексту [*];

•       19— отметка о контроле [*];

•       20 — текст документа [Б], [*];

•       21 —отметка о наличии приложения;

•       22 — подпись;

•       23 — гриф согласования документа;

•       24 - визы согласования документа;

•      25 - оттиск печати;

•      26 - отметка о заверении копии;

•      27 - отметка об исполнителе;

•      28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

 

•      29 — отметка о поступлении документа в организацию;

•      30 – идентификатор электронной копии документа.        

[Б]- реквизиты,  используемые для изготовления  бланков;

(*) -  реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.

 

 

Документооборот на предприятиях социально-культурной сферы

 

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами. Рассмотрим основные особенности документооборота: документы при формировании турпродукта, документооборот между туроператором и турагентом, турагентом и туристом.

1. Документы при формировании турпродукта.

     Туроператор  формирует турпродукт, исходя из  конъюнктуры рынка или по заданию туриста (иного заказчика). При этом для бронирования у поставщиков услуг, входящих в турпродукт, обычно используется заявка на бронирование. Она составляется в произвольной форме, но, как правило, в ней указываются: 
— наименование турфирмы и ее данные;

— наименование поставщика услуг и его данные;

— наименование документа (заявка на бронирование), его  дата и номер;

— вид бронируемой  услуги, сроки ее оказания и условия, класс обслуживания, количество человек  в группе и личные данные каждого  туриста, дополнительные условия.

Заявка заверяется подписью уполномоченного лица турфирмы и печатью.

2. Документооборот между туроператором и турагентом.

Если туроператор  реализует путевки через турагентов, он заключает с ними договоры. Как  указано в законе о туризме, турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, — от своего имени. Такая формулировка, приведенная в законе, соответствует природе посреднических договоров.

В договоре, заключаемом  между туроператором и турагентом, должны содержаться:

- условия продвижения  и реализации турагентом туристского  продукта;

- полномочия  турагента на совершение сделок  с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;

- условие, предусматривающее  возможность (невозможность) заключения  турагентом субагентских договоров;

- порядок взаимодействия  туроператора и турагента в  случае предъявления им претензий  туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;

- условие, предусматривающее  возможность осуществления выплат  туристам и (или) иным заказчикам  страхового возмещения по договору  страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом;

- взаимная ответственность  туроператора и турагента, а  также ответственность каждой  из сторон перед туристом и  (или) иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Обязательным  условием для посреднических договоров  является обязанность посредника представить отчет (ст. 999, 1008 Гражданского кодекса РФ). Таким образом, реализовав турпродукт, турагент должен представить туроператору отчет. Он составляется в произвольной форме. На практике форму такого отчета разрабатывают сами турагенты. В общем случае отчет должен содержать информацию о реализованных услугах, их стоимости и величине вознаграждения, причитающегося посреднику. Также отчет может содержать сведения о расходах турагента, возмещаемых за счет туроператора, если такое условие предусмотрено договором. Отчет оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.

Также турагент должен передать туроператору акт и  счет-фактуру на сумму своего вознаграждения. Эти документы являются для туроператора основанием для признания в учете расходов на выплату посреднику вознаграждения, а счет-фактура — основанием для возмещения «входного» НДС с вознаграждения.

3. Документооборот мужду турагентом и туристом.

Турагент при  реализации путевки туристу подписывает  с ним договор о реализации туристского продукта. К существенным (обязательным) условиям такого договора относятся (ст. 10, 10.1 закона о туризме):

— полное и сокращенное  наименования, адрес (местонахождения  и почтовый) и реестровый номер туроператора;

— полное и сокращенное наименования, адрес (местонахождения и почтовый) турагента;

— информация о  том, что лицом (исполнителем), оказывающим  туристу (иному заказчику) услуги по договору, является туроператор;

— размер финансового  обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (местонахождения и почтовый) организации, предоставившей финансовое обеспечение;

— сведения о  туристе, а также об ином заказчике  туристского продукта и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;

— общая цена турпродукта в рублях;

— информация о  потребительских свойствах (качестве) туристского продукта

— программе  пребывания, маршруте и условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, условиях проживания (местонахождении средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке потребителя в стране (месте) временного пребывания, наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика и инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах;

— права, обязанности и ответственность сторон;

— условия изменения  и расторжения договора о реализации туристского продукта;

— сведения о  порядке и сроках предъявления потребителем претензий к исполнителю в случае нарушения исполнителем условий договора о реализации туристского продукта;

— сведения о  порядке и сроках предъявления потребителем требований о выплате страхового возмещения по договору страхования  ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и банковской гарантии;

— информация о  возможности туриста в случае возникновения определенных обстоятельств обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.

Иные условия  договора, в том числе срок оказания входящих в турпродукт услуг (дата и  время начала и окончания путешествия, его продолжительность), определяются по соглашению сторон. 

Договор составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Обязательной  и неотъемлемой частью договора является туристская путевка — документ, в котором содержатся условия путешествия и который подтверждает факт передачи турпродукта, его оплату туристом.

Еще один документ, не поименованный в законе, однако довольно часто применяемый на практике, — туристский ваучер. Он гарантирует, что турист имеет право получить во время поездки все услуги, указанные в нем. В ваучере обычно отражают:

— наименование турфирмы и ее данные;

— наименование документа (туристский ваучер);

— дату и номер  ваучера;

— информацию об отеле, оплаченных туристом услугах, сроках поездки и т. д.

Туристу также  может быть выдан информационный листок (памятка), который является гарантией того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре. Он оформляется  в двух экземплярах и содержит общую информацию о стране или  курорте, на который направляется турист, сведения о транспорте, которым можно добраться до места отдыха, краткие правила пересечения границы, правила перелета и провоза багажа, возможные угрозы жизни и здоровью и т. д.

 

 

7. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и  процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

- совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;

- разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;

- установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;

- необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

 

Список литературы

 

Басаков М.И. Делопроизводство в корреспонденции в вопросах и ответах: Учебное пособие для  студентов экономических вузов  и колледжей. 2-е изд., перераб. и  доп. Серия «Учебники и учебные пособия» – Ростов н/Д: Феникс, 2001.

Басовская Е.Н. Делопроизводство: учебник/Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова,Л.М.Вялова. – 2-е изд., стер. – М., 2002.

Белов А.Н., Белов  В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М., 2001

Биржаков М.Б., Никифоров И.В. Документооборот туристского предприятия. – М.: Издательский дом Герда, 2009.

Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический  бизнес. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В, Быков Т. А. под ред. Кузнецовой Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. – М.: Юнити-Дана, 2001.

Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности. – М.: РИОР, 2006.