Понятие организационной, распорядительной и информационно-справочной документации

Инициативная докладная  записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение. Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления. Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки бывают личного и  служебного характера. В справках личного  характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации. Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Основная цель справки — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность,  профессия, специальность;

3) стаж работы  в определенной должности (по профессии, специальности);

4) размер заработной  платы;

5) размер начисленных  и фактически уплаченных страховых  взносов на обязательное пенсионное  страхование.

Справки с места  работы могут быть затребованы заинтересованными  органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов. Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала. В данном журнале фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки  могут информировать руководство  по следующим вопросам:

- материально-технического  обеспечения;

- хозяйственного  обеспечения;

- организационного обеспечения.

Служебную записку  подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения). Обязательными  реквизитами служебной записки  являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная  записка:

1) документ, поясняющий  содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение  должностного лица, поясняющее какое-либо  действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная  записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:

- фамилия, имя,  отчество (представляемого);

- дата рождения;

- образование;

- занимаемая  должность;

- наименование  структурного подразделения;

- стаж работы (общий, в данном подразделении,  в данной должности);

- оценка трудовой  деятельности;

- оценка служебной  деятельности;

- повышение  профессионального уровня;

- оценка политических, деловых и моральных качеств;

- информация  об участии в общественной  работе;

- мотив назначения, перемещения или поощрения;

- наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

- структурное  подразделение, в которое предлагается  назначить или переместить (Рекомендации  по документационному обеспечению  деятельности органов исполнительной  власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления).

Заявление - это просьба  о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.д. Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д. Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

- индивидуальным;

- коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается  о заявлении от представительного  органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном  бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Заключение, отзыв - документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение или отзыв составляют на проекты документов, научные работы и т.п. Заключение не имеет унифицированной формы.

Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие систематизированное  перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований. Они могут оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Текст этих документов, как правило, приводится в табличной форме. Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями.

Табл. Система  документирования

 
5. Требования к оформлению документов

 

Правила работы с внутренними  документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение  распоряжения на подготовку (разработку  и оформление);

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому  в документе;

3) составление  проекта (чернового и уточненного)  документа;

4) согласование  проекта документа;

5) представление  документа на подпись (утверждение);

6) передача на  регистрацию;

7) передача документа  должностным лицам предприятия  для руководства в повседневной  работе;

8) помещение  в дело.

Единые правила оформления документов необходимы:

•       для придания юридической силы документам;

•       для качественного и оперативного составления и исполнения документов;

•       для удобного и быстрого поиска документов.

Каждый документ можно  разделить на 3 основные части: 
- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); 
- основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

- оформляющую  часть (реквизиты, расположенные  ниже текста и приложения).

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Лицо, поставившее  подпись на документе, несет ответственность  за его содержание. Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение  важности и актуальности составленного  и подписанного документа, а также  своеобразная санкция на действие этого  документа в отношении определенного  круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую  силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых  входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

- уставы;

- положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия; 
- структура, штатная численность и штатное расписание;

- акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

- должностные  инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- сметы;

- расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей  деятельности, предприятие должно разработать  перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих  право утверждать эти документы. На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

- отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

- удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

- фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска. Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ Р6.30-97 устанавливает  для организационно-распорядительной документации два основных формата документов - А4 и А5, допускается применение формата А6. Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Площадь формата заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные  элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного  наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

    

 

01- государственный  герб РФ;

02- герб субъекта  РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы  документа;

06- наименование  организации;

07- справочные  данные об организации;

08- наименование  вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный  номер документа;

11- ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

12- место составления  или издания документа;

13- гриф ограничения  доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения  документа;

16- резолюция;

17- заголовок  к тексту;

18- отметка о  контроле;

19- текст документа;