Понятие организационной, распорядительной и информационно-справочной документации

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции. Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции. Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях  регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация.

Должностная инструкция как  любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа. Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные  обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению  деятельности организации. Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации.

 

 

3. Распорядительные документы

 

Распорядительные документы  необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой  осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная  структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций — приказы, инструкции, указания;

- кооперативные организации — решения;

- общественные организации — постановления, распоряжения.

Распорядительные документы  могут быть документами длительного  действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полностью, и тогда в  него могут быть внесены изменения  и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется  на общем бланке с указанием конкретного  вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной.

Решения, постановления и  приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение — акт  управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно  по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим  на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Приказы по содержанию и  способам оформления бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

- деятельность  самой организации по вопросам  ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений,  коллегиальных органов и порядок  их работы;

- организационно-правовое положение сотрудников;

- порядок финансирования, материально-технического обеспечения,  научно-техническую политику, информационную  и документационную деятельность, социальные вопросы, а также  порядок осуществления специальных  для каждой организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов  отпусков, присвоение или утверждение  разрядов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д.

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лицевой  стороне приказа проставляется  отметка об ознакомлении лиц, указанных  в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную подпись и  дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки.

 

4. Справочно-информационные документы

В составе справочно-информационной документации выделяют:

1. Справочная  документация - имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

2. Отчетно-справочная - характеризуется четкой периодичностью  представления её адресатам и  наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

3. Справочно-аналитическая  - выдается по разовым или периодическим  запросам с различных уровней  управления, имеет сводный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

Справочно-информационные документы  не содержат властных предписаний, как  распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. К данной группе можно отнести такие документы, как:

- служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;

- протокол, акт;

- докладную, служебную, объяснительную записку;

- справку;

- заявление,  предложение, представление, жалобу;

- перечень, список, номенклатуру;

- сводку, заключение, отзыв и др.

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют  унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При  оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное  письмо оформляется на бланке письма; протокол, докладная записка, справка, акт на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между  организациями в процессе осуществления  их деятельности. Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой. Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной  сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно  по каналам телефонной связи и  записывается (печатается) получателем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые  вопросы, фамилии докладчиков и  выступающих, принятые решения;

полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений  докладчиков и участников;

стенографические - весь ход  заседания записывается подробно.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акт имеет унифицированную форму. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

По содержанию различают следующие виды актов:

·   приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

·   о списании материальных ценностей;

·   об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

·   об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины;

·   ревизии, инвентаризации и др.

Таким образом, акты можно  разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и  вопросам, связанным с документированием  трудовых отношений. Акт – это  документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей). Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного  или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.