Понятие деловой переписки, основные разновидности и формы деловых писем

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. 

8.Гарантийное письмо - деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.  

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации. 
 

9.Письмо-предложение - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта). 

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. 

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.  

10.Письмо-напоминание - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. 

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. 

В письме-напоминании используются следующие фразы: 

Напоминаем Вам…; 

Вторично напоминаем Вам…; 

Обращаем Ваше внимание на то, что…; 

Ставим Вас в известность, что…  

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым, вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п. 

11.Письмо-требование - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. 

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены. 

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: 

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…; 

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…; 

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д. 

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: 

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд; 

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...; 

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п. 

12. Письмо-извещение - это деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). 

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. 

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы. 

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. 

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций. 

13.Письмо-приглашение - разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …! Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!. 

14.Письмо-благодарность - деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. 

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: 

Благодарим Вас за оказанную помощь в…; 

Выражаем Вам свою благодарность за…; 

Позвольте Вас поблагодарить за…; 

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …  и т.п. 

15.Письмо-поздравление - деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. 

Письма-поздравления, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. 

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: 

Поздравляем Вас в связи с…; 

Искренне поздравляем Вас с…; 

Примите наши искренние поздравления в связи с…; 

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п. 

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Функции деловых писем и правила ведения деловой переписки 

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это:  

- информационная функция - в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей;  

-организационной функцией - с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности; 

-коммуникативная функция письма обеспечивает внешние связи организаций; 

- письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений; 

- письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа. 

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства. 

Правила ведения деловой переписки 

Деловое письмо - важнейшее средство ведения деловой переписки. Существуют определённые правила его написания. Современное деловое письмо - это послание в виде официального документа. Как и в ведении переговоров по телефону, ведении деловой беседы, при ведении деловой переписки есть свои правила написания писем: 

- деловые письма пишутся на бланке с эмблемой фирмы, её названием, адресом и телефонами; 

- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;  

-независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы; 

- письма печатаются на компьютере; 

- при ведении деловой переписки, все страницы письма нумеруются арабскими цифрами, кроме первой; 

- ширина поля письма с левой стороны должна быть не менее 2 см.; 

- в правом верхнем углу под адресом отправляющей организации ставится дата отправления письма (дата пишется полностью без сокращений, месяц - словами), адрес, куда отправляется письмо, пишется на левой его стороне, ниже адреса и наименования адресата пишется вежливое обращение; 

- при ведении деловой переписки письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение; 

- подпись ставится на правой стороне под заключительной строкой вежливости. 
 

Таковы основные правила ведения деловой переписки. Этим умением должен обладать любой человек, начинающий создание собственного бизнеса Самое главное, чтобы деловое письмо было убедительным! А для этого необходимо предварительно провести постановку целей, чтобы знать, какую мысль выразить при ведении деловой переписки в деловом письме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Заключение 

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. 

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. 

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. 

Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи. 

Все это требует от менеджера сегодня большой речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. 

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.