Понятие деловой переписки, основные разновидности и формы деловых писем

 

Содержание 
 
 
 
 

Введение…………………………………………………………………………2 

1. Понятие деловой переписки, основные  

разновидности и формы деловых писем………………………………………3 
 

2.Функции деловых писем и правила  

ведения деловой переписки…………………………………………………….12 
 

3.Заключение…………………………………………………………………….14 
 

4.Список литературы……………………………………………………………15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только, явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит и о ее солидности. 

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем. 

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) - вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля. 

Документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей иного толкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат - предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности - адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте). 
 
 
 

1.Понятие деловой переписки, основные разновидности и формы деловых писем 

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.  

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится: деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо).  

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения, письма-рекламации и ответы на эти виды писем. 

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов. 

Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. 

По функции письма можно разделить на две группы: 

1. письма, требующие письма-ответа;

2. письма, не требующие письма-ответа. 

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что в свою очередь, позволяет выделить:

-письмо-просьбу;

-письмо-обращение;

-письмо-предложение (письмо-представление);

-письмо-запрос;

-письмо-требование. 

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. 

Письма, не требующие ответа, следующие:

-письмо-напоминание,

-письмо-предупреждение,

-письмо-извещение,

-письмо-заявление,

-сопроводительное письмо 

По признаку адресата письма:

Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям

(организациям).

Обычные письма направляются одному получателю. 

По композиции письма подразделяются:

- одно - аспектные - в письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

- много - аспектные - письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием. 

По форме отправления письма:

- традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация);

- электронные письма и факсы , используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют. 
 

По структуре письма подразделяются на:

- регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;

- нерегламентированные , не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п. 

По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма). 

Основные разновидности деловых писем: 

1.Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: 

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.  

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. 

2.Письмо-просьба - деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.  

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п. 

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас…  

Письмо-просьба требует письма-ответа. 

3.Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. 

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. 

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.  

4.Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).  

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. 

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.  

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….  

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. 

5.Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. 

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. 

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (в связи с… , В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

-Сообщаем Вам, что…;

-Доводим до Вашего сведения, что…;

-Считаем необходимым поставить Вас в известность о…  

6.Письмо-подтверждение - деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. 

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).  

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. 

7.Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.  

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.