Переписка с зарубежным партнером

Если автор письма не хочет, чтобы  адресат знал, что такое же письмо послано кому-то еще, то отметка о  наличии копии делается не на первом экземпляре письма на том, которое остается в деле. Такая отметка о «скрытой»  копии печатается в левом верхнем  углу копии письма.

Реквизит 16. Постскриптум

Это последняя позиция делового письма, которая ставится в том  случае, если необходимо еще раз  подчеркнуть основную мысль или  добавить какую-то деталь к тексту письма. Этот реквизит обозначается PS или не обозначается совсем. Его печатают на два интервала ниже предыдущего реквизита от линии левого поля и с красной строк в зависимости от стиля письма.

Пример  делового письма иностранному партнеру на английском языке и его перевод  приведены в приложении № 4.

 

2.3.Заголовок второй страницы  делового письма

 

В длинных (более одной страницы) письмах необходимо оформлять вторую и все последующие страницы так, чтобы можно было определить, к  какому письму они относятся. Для  этого в верхней части всех страниц, кроме первой, печатают следующие  реквизиты:

- имя адресата, если письмо адресовано конкретному человеку, или название компании, т. е. первая строка адресата получателя;

• номер страницы;
• дата письма.

Возможны два способа оформления второй страницы:

1. От верхнего края листа отступают семь строк (2,5 см) и печатают от 
границы левого поля через один интервал все части заголовка второй 
страницы:

2. От верхнего края листа отступают семь строк, а затем в одну строчку 
печатают все части заголовка второй страницы:

Первым способом обычно оформляют  вторую и все последующие страницы писем, написанных в Полном блок стиле, а вторым — письма в Модифицированном блок стиле.

После оформления заголовка (любым  способом) нужно пропустить три интервала  и продолжать печатать письмо

. При написании длинного письма  необходимо помнить о следующем:

вторую и все последующие  страницы печатают на бумаге того же цвета  и качества, что и первую страницу;

• не рекомендуется разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные — на второй странице. Лучше увеличить нижнее поле и перенести весь абзац на следующую страницу;

- не следует заканчивать страницу  словом с дефисом или словом, разделенным переносом;

• на второй странице должно быть не менее двух строк текста письма;
• нижнее поле письма обычно составляет не менее одного дюйма (2.5 см), но при необходимости может быть увеличено.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Деятельность любой организации  в том числе коммерческой сопровождается возданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами  обеспечивает защиту интересов организации  увеличивает эффективность управленческого  труда.

Правильная организация работ  с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве  организаций. Являясь связующим  звеном между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями  — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой  информации.

Оформление делового письма в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуются рядом особенностей.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд., перераб. и доп. — 3V1: Издательско-торговая корпорация «Пашков и КО», 2004.
2. ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М: Изд-во стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения. — М: Изд-во стандартов, 1998.

4. Государственная система документационного обеспечения 
управления. Основные положения. Общие требования к документам и 
службам документационного обеспечения. — М.: Главархяв СССР, 1991.

5. Громова Н.М. и др. Ваш зарубежный партнер 1/ Переписка, документация, контрасты. — М.: МП «Техноэкология», 1992.
6. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. —М.: ООО «ТК Велби», 2003.

7.Унификация текстов управленческих  документов. Методические рекомендации. — М.: Главархив СССР, 1982.

8.Формы первичных учетных документов  по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата  России от 05 января 2004 г. 1.

9. ЧувенковА.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. 
Комментарий ж ГОСТ Р 6.30—200. — М.: ТК «Велби», Проспект, 2004.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНРЯ РЕКВИЗИТОВ ПИСЬМА

«ПОЛНОГО БЛОК СТИЛЯ»

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

Адрес отправителя

 

Дата письма

 

Адресат

 

Текст письма

 

Заключительная фраза

 

Блок подписей

 

Справочные инициалы

 

Отметка о наличии приложения

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ПИСЬМА

«МОДИФИЦИРОВАННОГО БЛОК СТИЛЯ»

 

 

32 уд. Адрес

 

32 уд. Дата

 

 

0 уд. Адрес получателя

 

 

0 уд. Строка обращения

 

 

5 уд. Текст

 

 

32 уд. Заключительная фраза

 

 

32 уд. Блок подписи

 

 

32 уд. Отметка о наличии приложения

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ ПИСЬМА «УПРОЩЕННОГО ПИСЬМА»

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адрес отправителя

 

13 уд. Дата

 

Адресат

 

Заголовок

 

Текст

 

Указание на должность  и расшифровку подписи

 

Отметка о наличии приложения

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

 

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА