Переписка с зарубежным партнером

Отметки «лично». «конфиденциально»  и др., могут быть проставлены  в письме (и на конверте) чтобы  в случае необходимости уточнить, как нужно общаться с письмом. Печатают эти отметки от линии  левого поля письменными буквами  на два интервала ниже строки с  датой.

Реквизит 4. Адресат.

Почтовый адрес должен быть написан  компактно, без промежутков между  буквами и без подчеркивания  элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адресата должны быть выровнены  с левой стороны.

Количество знаков в строке в  почтовом адресе не должно превышать 30 ударов. Адрес содержащий более 30 знаков в строке можно написать используя  меньший шаг письма.

В стандарте ИСО содержится лишь рекомендация которой следует придерживаться при написании адреса предложений  последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и  руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Распространенными вариантами адресования  письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда  в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (известна фамилия адресата и когда  она неизвестна, когда адресат  мужчина или женщина).

Для написания полного почтового  адреса частных лиц используются следующие элементы:

1. Наименование адресата (указание  семейного положения или титула  лица).

2. Имя, фамилия, приставка к  имени:

- имена в сочетании с фамилией  для различения лиц в семье

- фамилия семьи, используемая  для обозначения семьи

- приставки к имени (старший,  младший)

3. Занятие функции по адресу:

- определенное занятие (инженер,  судья)

- по адресу – указывается  через связь с другим лицом  или учреждением

4. Пункт доставки:

- вид улиц (бульвар, авеню, дорога)

- название улицы

- идентификационный номер  на улице, номер подъезда

- название дополнительного  адресного компонента, относящегося  к зданию

- название села, деревни,  региона

- почтовый ящик и номер  (для обладателя ящика)

- общая доставка

5. Почтовый код или  номер почтового маршрута, местность,  наименование учреждения, осуществляющего  доставку

- почтовый код, который  обычно используется для итоговой  сортировки местным или региональным  узлом доставки, к этим кодам  могут добавлять другие цифры  или буквы (750 15; ВН2 120)

- номер почтового маршрута, код включающий несколько цифр  или букв, указывающих маршрут  для направления почты к месту  назначения

- название учреждения  доставки, название учреждения, ответственного  за доставку почтового отправления  адресату в место назначения

6. Название территории  или провинции и название страны

- название региона, графства, района.

- название страны назначения (Франция, США)

Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой  последовательности:

1. Название организации

2. Указание на род деятельности  или изделия (фирма по гражданскому  строительству, продажа семян)

3. Название отдела или  подразделении организации (отдел  внешней торговли)

4. Пункт доставки

5. Почтовый код или  номер постового маршрута, название  местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку

6. Название территории  или провинции

Последние три элемента при  написании адреса юридического лица указывают так же как при написании  адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают  ее название, затем почтовый адрес.

При адресовании письма в  США приводится сокращенное название штата, адресовании в Англию –  название графства. Последней строкой  указывается страна.

Указание в адресе штата  и графства связано с тем, что  сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте названия которых нередко  повторяются. Названия графств и  штатов могут приводиться в сокращении.

В том случае, когда в  названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием  приводится слово Messrs.

При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия  проводится первой, затем указывается  должность.

Приведенные способы характерны для адресования письма менеджеру  или при президенту компании. При  адресовании письма сотруднику более  низкого ранга сначала указывают  фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и. наконец, полный адрес.

Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует  писать Mrs. – сокращение от слова Mister (Mr. Alan White; Mr. D.C.Robinson).

При адресовании делового письма замужней женщине следует  указать Mrs. – сокращение от слова Mistress.

Для незамужней пишется полностью  Miss.

Имя и фамилию лица при  адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи  на поступившем документе: если имя  в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью; если в подписи  стоят только инициалы, то и при  адресовании нужно указывать  только инициалы. В отличии от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии  должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена.

Реквизит 5. Линия внимания.

Этот реквизит употребляют  в том случае, если письмо адресовано всей компании, но нужно указать, какому именно должностному лицу или отделу оно адресовано.

Печатается строка внимания в письме (на конверте) от границы  левого поля через два интервала  после внутреннего адреса:

Attention: Financial Aid Director

Реквизит 6. Обращение.

Реквизит предназначен для  того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать  фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка с указанием  должности или фамилии помещается непосредственно под адресом  и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается)

Вступительное обращение  представляет собой общепринятую стандартную  формулу. Являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью».

Если письмо адресуется какой  либо форме, то обычно употребляется  обращение Gentlemen; Ladies. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.

Обращение с указанием  фамилии звучит менее официально: Dear, Mr. Allen:; Dear Mrs. Allen:.

Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения  в США используют двоеточие, в  Англии – запятую.

Реквизит 7. Заголовок письма.

Этот реквизит печатается письменными буквами от левого поля на два интервала ниже строки обращения.

Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный  адрес с указанием индекса, номер  телефона, телетекста и телефакса. В  заголовке может содержаться  указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или  компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), также его краткое содержание.

Удачное расположение компонентов  заголовка, его оригинальная эмблема  способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

В целях экономии времени  при печатании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

Реквизит 8. Текст письма.

Печатается через один интервал. Между абзацами – два  интервала. Абзацный отступ делается только в письмах Модифицированного  блок стиля. В текст письма может  быть включена вставка (цитата, таблица), которая требует специального оформления:

- строка вставки короче  строки письма на пять ударов  справа и слева;

- короткую вставку (менее  четырех строк) печатают через  два интервала;

- все остальные вставки  печатают через один интервал;

- между абзацами вставки  или между нумерованными вопросами  делают два интервала.

Текст письма разбивается  на абзацы, которых обычно два: в  первом содержится часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза  вежливости носит стереотипный характер

Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается  сокращение R.S.V.R., которое означает «пожалуйста, ответьте».

Реквизит 9. Завершающая формула  вежливости.

Выбирается автором письма в зависимости от степени знакомства с адресатом.

Формула вежливости может  носить строго официальный и менее  официальный характер.

Общепринятые следующие  фразы:

Sincerely yours                - искренне Ваш;

Sincerely                          - искренно;

Very truly yours               - преданный Вам;

Более личные фразы:

Regards                            - с уважением, с поклоном;

Best wishers                     - наилучшие пожелания;

As ever                             - всегда Ваш.

Реквизит 10. Подпись.

Этот реквизит состоит  из личной подписи и расшифровки  подписи автора письма; кроме того, может включать в себя наименование должности адресата.

Расшифровка подписи располагается на четыре интервала ниже заключительной фразы. Наименование должности автора письма может быть напечатано на одной строке с расшифровкой его подписи (через  запятую) или на один интервал ниже:

В тех случаях, когда нужно подчеркнуть, что письмо написано от имени всей компании, название компании включается в блок подписи. Печатается большими буквами на два интервала ниже заключительной фразы. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела.

Использование титула в блоке подписи  не обязательно. Однако если автор по каким-либо причинам хочет включить титул, то в подписи, написанной от руки, титул заключается в скобки, а  в расшифровке подписи -печатается без скобок.

Реквизит 11. Справочные инициалы

Это инициалы сотрудника, который  печатал письмо. Пишутся строчными  буквами без знаков препинания и  внутренних пробелов. Этот реквизит оформляют  от левого поля на два интервала  ниже блока подписи: mm

В некоторых организациях в этот реквизит включаются и инициалы сотрудника, который готовил письмо. Эти инициалы печатают прописными буквами и отделяют их от инициалов машинистки двоеточием: IVK: mn

Реквизит 12. Код документа.

Для хранения и ускорения процесса поиска документов ему присваивается  номер (код). Форма этого кода может  быть различной, но место кода на письме постоянно - после справочных инициалов: DN: ev/0981

Реквизит 13. Отметка о наличии  приложения.

В тех случаях, когда деловое  письмо сопровождается чеком, анкетой  или каким-либо другим документом, об этом сообщается в приложении.

Слово «enclosure» (приложение) печатают от левого поля на два интервала ниже справочных данных. Реквизит «приложение» может быть оформлен двумя способами:

После слова «enclosure» ставится двоеточие, затем два пробела, а затем в столбик.

перечисляются приложения.

Или слово «enclosure» печатают от левого поля, а названия прилагаемых документов перечисляются через один интервал с четвертого удара от границы левого поля

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляются в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит 14. Указание для почты.

Эти отметки делают на конверте и  в тексте письма прописными буквами  на два интервала ниже приложения, если оно есть, или ниже справочных инициалов машинистки от левого поля. Этот реквизит может быть помещен  в верхней части письма от линии  левого поля на два интервала ниже строки с датой.

Реквизит 12. Отметка о наличии  копий.

При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом  нижнем углу, после указания на наличие  приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие и два  пробела. Затем указываются фамилии  лиц и наименование организаций, куда направляются копии

Такой способ оформления отметки на наличие копий ставится в том  случае если копирование производилось  при помощи бумаги Cardon Сору. Если это фотокопирование то реквизит оформляется: рс: Isa Dliden