Переписка с зарубежным партнером

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 4

Глава I. Организация переписки с зарубежным партнером 5

           1.1. Стандарты международной организации 5

           1.2. Формы деловых писем 7

           1.3. Требования к оформлению конвертов 8

Глава II. Оформление писем зарубежному партнеру 9

           2.1. Структура с состав делового  письма 9

           2.2. Требования к оформлению реквизитов 10

           2.3. Заголовок второй страницы  письма 22

Заключение 24

Список используемой литературы 25

Приложение № 1. Схема  расположения реквизитов письма

                                «Полный блок стиль»  26

Приложение № 2. Схема  расположения реквизитов письма

                                «Модифицированный блок стиль» 27

Приложение № 3. Схема  расположения реквизитов письма

                                «Упрощенный стиль» 28

Приложение № 4. Схема  расположения реквизитов делового письма 29

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном мире большую  роль играет этика деловых отношений, охватывающая широкий круг проблем. Понятие морали, представление о  поведении в обществе возникают  у человека благодаря взаимоотношениям с другими людьми.

Необходимо помнить, что  в деловых отношениях мелочей  не существует! Поэтому все это  влияет на создание благоприятных отношений  с зарубежными партнерами по бизнесу.

Целью данной работы является рассмотрение реквизитов делового письма в англоязычных странах.

Деловые отношения с зарубежными  странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют  от своих будущих сотрудников  знания двух или более иностранных  языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии  прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки  посвящена продажам и покупкам, импорту  и экспорту. Международными письмами придается важное значение, так как  через них устанавливаются и  различаются надежные деловые связи. 

 

ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕПИСКИ С ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРОМ

 

1.1. Стандарты международной  организации

 

При подготовке международных  служебных писем необходимо придерживаться правил оформления и обработки деловой  документации. Эти правила выработаны службами стандартизации в рамках Международной  организации по стандартизации - ИСО. В настоящее время в этой организации  представлены национальные органы 130 государств.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами  установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов;

2) межстрочные интервалы  и шаг письма;

3) формуляр-образец и конструкционная  сетка для создания бланков  и основные требования к бланкам  документов.

В международных стандартах установлены правила оформления полей документа (таблица 1).

Таблица 1

Размеры полей

Виды писем	Количество слов в письме	Боковые поля	Длина строки	Положение верхней строки
Короткое	От 100	20 ударов	40	19-20-я строка
Среднее	От 101 до 200	15 ударов	50	15-18-я строка
Длинное	От 201 до 300	20 ударов	60	13-я строка
Многостраничное	Более 300	То же	60	13-я строка
Письмо со стандартной 60-ударной  строкой	Для всех писем	12 ударов	60	13-я строка

 

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле об отправителе  документа, поле ссылок и поле адреса.

 

Поле адреса стандартами  ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах  адрес на бланке размещают в соответствии с международной организацией по стандартизации.

Поле ссылок предназначено  для наименования документа, кода документа, даты документа.

На поле сведений об отправителе  документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер  телефона, факса, телеграфный адрес  и т.д.), которые нельзя поместить  в соответствующем поле, могут  быть размещены в нижней части  бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТом эти сведения помещают только в верхней части бланка.

 

1.2.Формы деловых писем

 

Письмо со стандартной 60-ударной  строкой характерно для одной  из трех форм деловых писем, принятых в США. Эти формы различаются  расположением реквизитов и пунктуацией.

Выбор формы различаются  от сложившихся в форме традиций и желания составления письма.

Блочный формат  – самый  распространенный формат для написания  деловых писем сегодня. В таком  формате ничего не выделено. Адрес  отправителя, адрес получателя, дата и все новые параграфы начинаются с левого края. Существуют и другие пути оформления делового письма, где  к примеру, вырезаны параграфы, а  дату печатают с правого края (приложение 1).

Следующий вид письма –  модифицированный блок стиль. В таких  письмах строка с датой может  быть напечатана от центра страницы или  приближена к линии правого поля.  Заключительная фаза и блок подписи печатаются от центральной точки. Все остальные части выполняются от левого поля.

Абзацный отступ можно  делать, а можно не делать (приложение 2).

Упрощенный стиль –  упрощенная форма. Её употребление облегчает  подготовку документов так как:

- для всех писем независимо  от их длины употребляются  стандартная строка (60 ударов) и стандартные  поля (по 10 ударов слева и справа);

- строка с датой всегда  печатается на 13-й линии;

- строка обращения заменяется  заголовком;

- для того чтобы даже  короткое письмо упрощенной формы  было красиво расположено на  бумаге, его длину выравнивают,  увеличивая или уменьшая число  интервалов в двух местах: между  датой и внутренним адресом  получателя, между текстом письма  и расшифровкой подписи автора  письма;

- заключительная лестная  фраза заменяется указанием на  должность автора письма и  расшифровку его подписи (приложение 3)

Эти формы писем различают  употреблением знаков препинания.

В письмах полный блок стиль и упрощенный стиль возможна только открытая пунктуация, при которой нет знаков препинания после обращения и после заключительной лестной фразы:

Dear Mrs.Muller       Уважаемый мистер Миллер

Sincerely yours         Искренне Ваш

В письмах модифицированного  стиля может быть как открытая, так и смешанная пунктуация, при  которой после обращения ставится двоеточие, а после заключительной лестной фразы – запятая.

 

1.3.  Требования к оформлению  конвертов

 

Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней  части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов  идентичны данным адресам в сомом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо (см. оформление реквизита 5).

Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографическим  способом. 

ГЛАВА II. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ ДЛЯ УСТАНОВЛЕНИЯ

ОТНОШЕНИЙ С ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРОМ

 

2.1. Структура  и состав реквизитов делового  письма

 

При составлении  письма зарубежному партнеру в первую очередь, обратить внимание на сам бланк  – это должен быть белый лист бумаги формата А4. Если у компании есть эмблема (логотип), то обязательно  расположить ее на верхнем поле письма (левый угол или центр), а под  ней укажите название фирмы. После  этого чуть ниже справа необходимо в обратном порядке указать свой почтовый адрес, номер телефона (факсов).

Необходимо знать, как написать письмо предложение  о сотрудничестве с одним из ваших  филиалов или как написать письмо запрос, то ниже необходимо указать  его адрес и телефон, а также  номер декларации или регистрационную  лицензию. После этого указываем  дату. После необходимо указать адрес  получателя, который пишется в  левом углу чуть ниже и также в  обратном порядке. Можно указать  фамилию получателя, кому именно адресовано это письмо, или сделать отметку  на привлечение внимания нужного  вам человека. При этом необходимо помнить, что адреса и все реквизиты  пишутся с использованием «открытой  пунктуации», то есть в конце не ставятся знаки препинания.

После проставления адресов можно написать вступительное  обращение с указанием цели, избегая  при этом сокращений, как «She’s», «I can’t» и т.д. Любое обращение в официальном письме начинается со слов «Dear…».

Каждый абзац  отделяется друг от друга одним межстрочным  интервалом, основные моменты могут  выделяться жирным или наклонным  шрифтом. В конце необходимо отпустить  пару строк и написать вежливую формулировку, «Sincerely yours» (Искренне Ваш) или «Best wishes» (наилучшие пожелания).

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об  отправке – наименование организации,  ее почтовый и телеграфный  адрес, номер телефона, факса,  телефакса и т.д.;

2) дата;

3) указание адресату 4) внутренний адрес, включающий  наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый  адрес;

5) указание на  конкретное лицо «к сведению»;

6) вступительное  обращение;

7) заголовок к  тексту;

8) основной текст  письма;

9) заключительная  форма вежливости;

10) подпись;

11, 12) отметка  об исполнителе/ код документа;

13) указание на  приложение;

14) указания почты;

15) указание на  ссылку копий данного документа;

16) постскриптум

Требования к  расположению реквизитов делового письма (приложении 4).

 

2.2. Требования к оформлению  реквизитов

 

Реквизит 1. Ссылка на данные получателя и отправителя.

В ссылке на данные отправителя  указывают наименование организации  ее торговый знак почтовый и телеграфный  адрес. Под наименованием организации  может указываться род ее деятельности.

В зарубежной практике в  письме приводятся его поисковые  признаки – цифровые или буквенные  обозначения составления письма.

Реквизит 2. Дата.

Дата письма проставляется  обычно в верхней правой части  бланка.

Определенные сложности  могут возникнуть при цифровом написании  даты. Встречаются две разновидности  оформления даты британская и американская. Британский способ подобен словесному способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:

15,.Feb.200…       15 February, 200...

15^th February, 200…

Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15tf, 200…

February 15, 200…

Перед числительным, обозначающим год. За последние годы все более  заметной становится тенденция к  минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому  можно встретить и такое написание  даты: 4August 2001.

Не рекомендуется употреблять  в датах цифры вместо месяцев, поскольку цифры, обозначение даты может быть истолковано по-разному  в различных странах. Так дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы – как 2 мая 2000 года. Это  связано с особенностями прочтения  дат в разных странах

США

2/5/2000

месяц, день, год

Великобритания

2/5/2000

день, месяц, год

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуются универсальные цифры обозначения дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день.

Реквизит 3. Указание адресату.