Отчет по практике в ДОУ ЗАО «Вымпел»

4.5 Подготовка  документов к передаче в  архив 
Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил. 
 
Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные (центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и междуведомственные) архивы, или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц). 
 
Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации. 
 
Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. 
5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел» 
Типовая инструкция по делопроизводству в ЗАО «Вымпел» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. 
 
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Вымпел». 
 
Структура инструкции по делопроизводству в ЗАО «Вымпел»: 
 
1 Общие положения. 
 
2 Документация ЗАО «Вымпел». 
 
3 Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов:  
 
3.1 Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов ЗАО «Вымпел».  
 
4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов: 
 
4.1 Приказ, распоряжение;

4.2 Положение, правила, инструкция;

4.3 Протокол;

4.4 Служебные письма. 
 
5 Правила оформления документов: 
 
5.1 Бланки документов; 
 
5.2 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. 
 
6 Организация документооборота и исполнения документов: 
 
6.1 Организация документооборота; 
 
6.2 Организация доставки документов; 
 
6.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов; 
 
6.4 Организация обработки и передачи отправляемых документов; 
 
6.5 Порядок прохождения внутренних документов; 
 
6.6 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи; 
 
6.7 Учет количества документов; 
 
6.8 Работа исполнителей с документами; 
 
7 Поисковая система по документам: 
 
7.1 Регистрация документов; 
 
7.2 Организация поисковой системы по документам. 
 
8 Контроль исполнения документов: 
 
8.1 Организация контроля исполнения; 
 
8.2 Контроль исполнения документов, поступающих руководства организации. 
 
9 Организация документов в делопроизводстве: 
 
9.1 Составление номенклатур дел; 
 
9.2 Формирование и оформление дел; 
 
9.3 Организация оперативного хранения документов. 
 
10 Порядок передачи документов на хранение в архив: 
 
10.1 Экспертиза ценности документов; 
 
10.2 Подготовка и передача документов в архив. 
Заключение 
Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функцийпредприятия ЗАО «Вымпел». Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.  
 
В данной курсовой работе рассмотрена служба документационного обеспечения управления условной организации ЗАО «Вымпел». В ходе выполнения были выявлены ошибки в деятельности службы. Проанализировав ошибки, была составлена оптимальная структура делопроизводства.  
 
Специальность «Документоведение» в настоящее время является актуальной и нужной не только для предприятий, но и для государства в целом. Документ – это информация, которая обязательно кому-то адресована. Если на предприятии были допущены ошибки, то информация может быть неправильно донесена до адресата или не донесена вовсе. Это может привести к серьезным последствиям. Для этого и существуют специалисты в сфере документоведения и документационного обеспечения управлении, чтобы выявлять и не допускать ошибок. 
Список использованных источников 
1.                Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1974.  
 
2.                Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.  
 
3. Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М., 1999. С. 26-29, 35, 65, 106-107. 
 
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2000.  
 
5.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.  
 
6. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива РФ от 17.03.