Отчет по практике в ДОУ ЗАО «Вымпел»

2.4 Регистрация  документов 
Регистрации подлежат все документы, требующие учета исполнения и использования в справочных целях (распорядительные плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). 
 
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. 
3 Номенклатура дел 
3.1 Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел 
 
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. 
3.1.1 Виды номенклатур дел 
Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации. 
 
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. 
 
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. 
 
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ и союзных республик, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с экспертной комиссией министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. 
 
Номенклатура дел организации составляется службой  документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций. (Приложение А)  
 
Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с экспертной комиссией организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. (Приложение Б) 
 
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с экспертной комиссией и экспертной комиссией вышестоящей организации. 
 
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения "Основными правилами работы ведомственных архивов" (1986г.). 
3.1.2 Типы номенклатур дел 
Типноменклатур дел: сводная номенклатура дел - составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива организации. 
 
Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации. 
 
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения организации, получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 
 
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве организации. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. 
 
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 
 
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти. 
 
Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. 
3.1.3 Правила формулирования заголовков дел 
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела(Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом) номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. 
 
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 
 
В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 
 
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом: 
 
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. 
 
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. 
 
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). 
 
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. 
 
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “общая переписка” и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. 
 
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. 
 
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). 
 
Например: 
 
Документы о проведении тематических выставок 
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) 
 
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. 
 
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. 
 
Например: 
 
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией 
 
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. 
 
Например: 
 
Переписка об организации семинаров и совещаний  
по вопросам документирования управленческой деятельности 
 
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. 
 
Например: 
 
Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы 
 
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. 
 
Например: 
 
Переписка с главами администраций областей  
о социальной защите населения 
 
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. 
 
Например: 
 
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)  
об использовании архивных документов 
 
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). 
 
Например: 
 
Годовые отчеты ЗАО “Болшевский текстиль”  
о работе автотранспорта 
 
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. 
 
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. 
 
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 
 
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. 
 
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения. 
 
В графе 5 “Примечание”: указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.  
 
Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 
3.1.4 Источники установления сроков хранения документов: 
1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988 
 
2. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973 
 
3. Перечень научно-технической документации, подлежащий приему в государственные архивы СССР. М., 1969 
 
4. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987 
 
5. Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980 
 
6. Организация документов на вычислительных центрах: Методическое пособие. М., 1981 
 
3.1.5  Правила систематизации и индексации заголовков дел 
 
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 
 
Дела формируются в структурных подразделениях. 
 
Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 
 
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 
 
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 
 
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;  
 
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;  
 
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;  
 
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;  
 
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;  
 
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “т. 1”, “т. 2” и т.д. 
 
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 
 
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 
 
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Генерального директора организации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. 
 
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. 
 
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. 
 
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 
 
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 
 
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 
 
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 
 
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 
 
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 
 
Индекс дела состоит из установленного в ЗАО «Вымпел» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.  
 
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. 
3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел 
Дела в ЗАО «Вымпел» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива ЗАО «Вымпел».  
 
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение Д); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение Е); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение Ж); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:  
1. Наименование организации - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; 
2. Наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; 
3. Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти; 
4. Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива; 
5. Дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. 
 
6. Количество листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. 
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. 
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). 
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. 
 
7. Срок хранения дела - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”. 
8.  Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). 
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций .

По окончании года в  надписи на обложках дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок  дела вносятся изменения и дополнения. 
Номенклатура дел ЗАО «Вымпел» визируется заведующим архива, подписывается начальником службы ДОУ и после одобрения экспертной комиссии ЗАО «Вымпел» и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. 
После утверждения номенклатуры дел ЗАО «Вымпел» структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 
Номенклатура дел ЗАО «Вымпел» на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. 
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 
3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения 
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 7 июля 1993г., Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ, от 17 марта 1994г. №552, и с учетом положений иных правовых актов РФ и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.  

3.2.1 Порядок применения  перечня в делопроизводстве 
Применение перечня при разработке ведомственных и отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел, перечней и номенклатур дел для отдельных учреждений предполагает предварительное уяснение схемы перечня и обстоятельное знакомство с той документацией его соответствующих разделов и подразделов, которая может иметь место при документировании деятельности учреждений, организаций и предприятий того или иного ведомства. Наименование соответствующих документов и вопросов их содержания, указанные в перечне, конкретизируются с учетом специфики деятельности ведомства и распределяются согласно структуре ведомственного перечня. Особое внимание должно быть уделено уточнению наименований источников комплектования, которые должны соответствовать принятой системе и структуре учреждений данного ведомства. При составлении  типовых и примерных номенклатур дел требуется более четкое, чем это необходимо при  установлении постоянного хранения документов по звеньям перечня, определение того, в какой структурной части учреждения должен тот или иной документ получить обозначение «постоянно». Кроме того, при разработке типовых и примерных номенклатур следует помнить о необходимом уточнении, детализации (или объединении) ряда статей перечня, исходя из удобства ведения делопроизводства в учреждениях. 
Составление номенклатур дел и перечней документов, подлежащих передаче в госархив в отдельном, конкретном учреждении, должно базироваться, прежде всего, на применении ведомственного перечня или примерной (типовой) номенклатуры. Настоящий перечень при этом является контрольным инструментом, который помогает выявить ценные документы и обеспечить их планомерное поступление в государственные архивы. 
При пользовании перечнем следует учитывать, что для многих видов документов ценность их зависит от конкретного содержания, авторской принадлежности и условий  создания документа, поэтому приему может подлежать не вся документация данного вида, а лишь определенная ее часть, с учетом научного  и художественного значения конкретных документов. Это относится прежде всего к документам, которым ведомственными перечнями установлены были сроки хранения с отметкой «ЭПК» (судебные дела, истории болезней, авторские рукописи, письма и заявления трудящихся и т.п.). В примечаниям к подобным статьям  в перечне сделаны соответствующие оговорки о необходимости отбора документов из общего комплекса документов данного вида с учетом их конкретного содержания. 
Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. 
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций. 
Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Он используется для формирования дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочной комиссии архивных органов и  экспертной комиссии организаций.

3.2.2 Дифференциация  сроков хранения документов по  группам организаций  
Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. 
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов. 
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов. 
Организации – источники комплектования архива делятся на две группы: 
- источники комплектования полного приема; 
- источники комплектования выборочного приема.  
Источники комплектования полного приема – это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов имеющих постоянный срок хранения). 
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую. 
При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе (состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации), а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. 
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность. 
 
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. 
 
3.2.3 Схема построения перечня и его научно-справочный аппарат 
Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам. 
 
Перечень состоит из 12 разделов: 
 
- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию ДОУ и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности; 
 
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций; 
 
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществление экономических, научно-технических и культурных связей организаций; 
 
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций; 
 
- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; 
 
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышение их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; 
 
- раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей; 
 
- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций; 
 
- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга; 
 
- раздел 12  содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений). 
 
Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-ом, 3-ем и 4-ом разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. 
 
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемые профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-ой и 11-ый разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных. 
 
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. 
3.2.4  Анализ номенклатуры дел  ЗАО «Вымпел» 
Проанализировав номенклатуру дел ЗАО «Вымпел», были выявлены недостатки в ее оформлении и содержании. 
 
На грифе утверждения отсутствует дата подписания данной номенклатуры дела. 
 
Пример:          
УТВЕРЖДАЮ 
 
Генеральный директор 
 
________________ В.В.Иванов 
 
       (подпись) 
 Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица утвердившего документ, дата утверждения. 
 
Пример:    
 
УТВЕРЖДАЮ 
 
Генеральный директор 
 
_______________ В.В.Иванов 
 
       (подпись) 
 
«___»_____________200__г.     
В соответствии с Перечнем типовых документов со сроками хранения выявлены ошибки в указании  сроков хранения документов: 
5 Отдел информационно-издательской деятельности и рекламы 
 
5-4   Договор на изготовление печатной продукции и рекламы  3г. – статья 256, срок хранения должен составлять не менее 5 лет. 
 
5-7  Образцы рекламных изданий  3г. – статья 259, срок хранения до минования надобности. 
11 Отдел маркетинга 
 
11-3  Конъюнктурные обзоры  10л. -  статья 111, хранить постоянно. 
14 Бухгалтерия 
 
14-5  Главная книга  3г. – статья 148, срок хранения 5 лет. 
 
14-6  Кассовая книга  3г. – статья 150, срок хранения 5 лет. 
 
14-7  Оборотные ведомости  3г. -  статья 168, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.). 
 
14-8 – 14-15 Журнал-ордер  3г. - статья 148, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии). В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения. 
 
14-16 Акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности  3г. - статья 145, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.). 
 
14-18 Корешки чековых книжек  3г. - статья 168, срок хранения 5 лет. 
 
14-30 Документы по кассе  3г. - статья 150, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения). 
16 Отдел кадров 
 
16-7  Книги учета выдачи командировочных удостоверений  3г. - статья 358(з), срок хранения 5 лет. 
 
16-20 Контракты и трудовые соглашения с работающими  3г. - статья 338, срок хранения 75 лет. 
17 Административно-хозяйственный отдел 
 
17-20 Договоры аренды  3г.- статья 454, срок хранения 5 лет.  
 
17-24 Договоры и переписка о страховании зданий и помещений 3г. - статья 191, срок хранения 5 лет. После истечения срока договора. 
 
17-26  Заявки на перевозку грузов  3г. - статья 443, срок хранения 1 год.  
 
17-27  Заявки, акты, сведения и переписка о ремонте транспортных средств 1г. - статья 449, срок хранения 3 года. 
4  
Подготовка документов к последующему хранению и использованию 
4.1 Формирование дел 
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 
 
Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. 
 
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. 
 
Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. 
 
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 
4.2            
 Экспертиза ценности документов 
 
 
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. 
 
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (Приложение И). Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе типовых положений, согласовываются с учреждением государственной архивной службы и утверждаются руководителем организации. 
Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителями организации. 
Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с  указанием сроков хранения, с полистным  просмотром дел постоянного хранения с отметкой "ЭПК" дел временного хранения (до 10 лет). 
По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению. 
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Для организаций сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК учреждения государственной архивной службы. 
После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документации или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья. 
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. 
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. 
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. 
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. 
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации  по архивному делу и документационному  обеспечению управления; типовых  и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур  дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом  субъектов Российской Федерации  в области архивного дела. 
Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации. 
На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации. 
 
Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение). При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов; затраты на обеспечение хранения. 
4.3 Организация проведения экспертизы ценности документов 
Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 
 
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию (Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации), образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия. 
 
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии. 
 
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. (Приложение И) В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. 
 
В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. 
 
Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. 
 
Основными задачами центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются: 
 
·                    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;  
 
·                    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;  
 
·                    организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.  
 
Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией  архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией  архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

 Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания  центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)  вступают в силу после утверждения руководителем организации.

 Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. 
4.4 Порядок проведения экспертизы ценности документов 
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документации нового обеспечения управления совместно с центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации под методическим руководством архива. 
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом – одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков  дел. 
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. 
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. 
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. 
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: 
 
- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив; 
 
- запись электронного документа на машинные носители; 
 
- проверка качества записи; 
 
- описание электронного документа; 
 
- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и поличному составу: подготовка комплекта сопроводительной документации. 
 
Сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных, сайтов и т.п.), объем документа (для базы данных также — количество записей).