Отчет по практике в ДОУ ЗАО «Вымпел»

Введение………………………………………………………………………………...4 
 
1  Организация службы делопроизводства 
 
1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………….5 
 
1.2 Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………..6 
 
1.21.3 Должностные инструкции работников службы ДОУ ЗАО «Вымпел»………12 
 
2 Организация документооборота 
 
2.1 Порядок движения входящих документов…………………………………….22 
 
2.2 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки……………………………………………………………………………..27 
 
2.3 Учет объема документооборота………………………………………………..30 
 
2.4 Регистрация документов………………………………………………………..31 
 
3 Номенклатура дел 
 
3.1 Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел……………………………………………………...32 
 
3.1.1 Виды номенклатур дел…………………………………………………...32 
 
3.1.2 Типы номенклатур дел…………………………………………………...33 
 
3.1.3 Правила формулирования заголовков дел……………………………...34 
 
3.1.4 Источники установления сроков хранения документов………………38 
 
3.1.5  Правила систематизации и индексации заголовков дел………………38 
 
3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел……………………………………………………………………..41 
 
3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения………………………….44 
 
3.2.1 Порядок применения перечня в делопроизводстве……………………44 
 
3.2.2 Дифференциация сроков хранения документов по группам организаций……………………………………………………………………………46 
 
3.2.3 Схема построения перечня и его научно-справочный аппарат………47 
 
3.2.4  Анализ номенклатуры дел  ЗАО «Вымпел»…………………………...50 
 
4  Подготовка документов к последующему хранению и использованию 
 
4.1 Формирование дел………………………………………………………………53 
 
4.2         Экспертиза ценности документов……………………………………………53 
 
4.3 Организация проведения экспертизы ценности документов………………...56 
 
4.4 Порядок проведения экспертизы ценности документов……………………...58 
 
4.5 Подготовка документов к передаче в  архив…………………………………..60 
 
5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел»………………………………61 
 
Заключение…………………………………………………………………………….63 
 
Список использованных источников………………………………………………...64 
 
Приложение 
 
Введение 
В каждой организации имеются документы. Организация будет являться успешной, если управление документацией будет осуществляться с помощью специальной службы - делопроизводство.  На многих предприятиях и организациях наблюдаются многочисленные ошибки в организации делопроизводства. Необходим более четкий контроль над управлением документацией, т.к. даже небольшие ошибки могут привести к серьезным последствиям для предприятия. 
 
Цель данной курсовой работы – составить и проанализировать службу документационного обеспечения управления условной организации. 
 
Задачи: 
 
1)     изучить имеющуюся литературу по данной проблеме;

2)     проанализировать службу делопроизводства условной организации; 
 
3)     выявить ошибки в структуре документационного обеспечения управления; 
 
4)     научиться разрабатывать нормативные документы.

Метод исследования – анализ и синтез литературных источников. 
 
Имеющаяся литература по рассматриваемой проблеме, и материалы данной курсовой работы в частности, будут полезны не только для руководителей, осуществляющих свою деятельность в различных сферах управления, но и для студентов, обучающихся по специальности «Документоведение» (350800), и просто для всех желающих расширить свои знания в области управления документацией. 
 
 

 
1 Организация службы делопроизводства 
 
1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел» 
 

1.2 Положение о  службе ДОУ ЗАО «Вымпел» 
                            УТВЕРЖДАЮ 
 
                                                                     Генеральный директор ЗАО «Вымпел»                                               
 
________________      В.В. Иванов  
 
от «       » __________  200__г.     
 
 
 
ПОЛОЖЕНИЕ 
 
 
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ  
 
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 
1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций предприятия ЗАО «Вымпел». 
 
1.2. Документационное обеспечение управления в предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия ЗАО «Вымпел». 
 
1.3. Состав и структура службы ДОУ определяется руководством предприятия ЗАО «Вымпел». 
 
1.4. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. 
 
1.5. Работа службы ДОУ регламентируется настоящим Положением об этой службе. Деятельность работников - регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований государственного стандарта ДОУ и утверждаются руководителем предприятия ЗАО «Вымпел» или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. 
 
1.6. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, государственным стандартом ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями. 
 
1.7. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. 
 
1.8. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. 
 
2 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ 
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 
 
2.2. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи: 
 
1. Совершенствование форм и методов работы с документами. 
 
2. Обеспечение единого порядка документирования организации работы с документами, информационно-поисковых систем контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с Единым Государственным стандартом ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами. 
 
3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов. 
 
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в ЗАО «Вымпел», прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. 
 
3 ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: 
 
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия ЗАО «Вымпел», внесение в них изменений. 
 
2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам. 
 
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 
 
4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. 
 
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов. 
 
6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 
 
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. 
 
8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. 
 
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. 
 
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями предприятия ЗАО «Вымпел» дел подлежащих сдаче в архив. 
 
11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ. 
 
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам относящимся к компетенции службы ДОУ. 
 
4  ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ 
4.1. Служба ДОУ имеет право: 
 
1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в предприятии ЗАО «Вымпел».  
 
2.Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел». 
 
3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ. 
 
4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. 
 
5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 
 
6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 
 
7. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации. 
 
8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 
 
9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам. 
 
10. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними. 
 
11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий. 
 
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за: 
 
1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел». 
 
2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ. 
 
5  ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 
Служба ДОУ взаимодействует: 
 
1. Со структурными подразделениями предприятие ЗАО «Вымпел» - по вопросам документационного обеспечения управления. 
 
2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 
 
3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами. 
 
4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы. 
 
5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий, оперативной обработки информации и соблюдению требований Государственного стандарта ДОУ и стандартов. 
Ответственный за разработку:  
 
зав. отделом копировально - 
 
множительной техники                       __________________              И.В.Юрченко 
СОГЛАСОВАНО 
 
Начальник службы ДОУ 
 
                                А.А. Петров  
 
от «       »                             200      г. 
 
Главный юрист ЗАО «Вымпел» 
 
________________ Голикова Р.М. 
 
от «___» _______________200__ г. 

1.3 Должностные  инструкции работников службы  ДОУ ЗАО «Вымпел» 

УТВЕРЖДАЮ 
 
Генеральный директор ЗАО «Вымпел» 
 
  ____________________   В.В. Иванов 
 
от «  ___  » ______________  200__г. 
 
                                                                                                                                                                       
ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ 
архивиста  
1 Общие положения 
1.1. Архивист относится к категории служащих. 
 
1.2. На должность архивиста назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу. 
 
1.3. Назначение на должность архивиста и освобождение от нее производится приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел». 
 
1.4. Архивист должен знать:

* Нормативные правовые  акты, положения, инструкции, другие  руководящие материалы и документы  по ведению архивного дела  в ЗАО «Вымпел». 
* Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими. 
* Единую государственную систему делопроизводства. 
* Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов по уничтожению документов. 
* Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию. 
* Порядок ведения учета и составления отчетности. 
* Структуру ЗАО «Вымпел». 
* Основы организации труда. 
* Правила эксплуатации технических средств. 
* Законодательство о труде. 
* Правила внутреннего трудового распорядка. 
*  Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты. 
1.5 Архивист в своей деятельности руководствуется: 
*  Положением об архиве.* Настоящей должностной инструкцией. 
2 Должностные обязанности 
1. Основными задачами архивиста являются: 
 
1.1. Обеспечение отбора, упорядочение, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив документов. 
 
1.2. Создание справочного аппарата к ним. 
 
1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение  в образующихся в деятельности организации  документов Архивного фонда РФ. 
 
1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации. 
 
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивист: 
 
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. 
 
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. 
 
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их оформления при передаче в архив. 
 
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. 
 
2.5. Подготавливает свободные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. 
 
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает быстрый и удобный  их поиск. 
 
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 
 
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещение архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. 
 
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. 
 
2.10. Выдает, в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы,  составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. 

    
3  Права 
Архивист имеет право: 
 
1.Знакомиться с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности. 
 
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 
 
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению. 
 
4. Запрашивать лично от руководителей подразделений ЗАО «Вымпел» и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения их должностных обязанностей. 
 
5. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
4 Ответственность 
Архивист несет ответственность: 
 
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
 
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности. 
 
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 
Ответственный за разработку:  
 
зав. отделом копировально - 
 
множительной техники                       __________________              И.В.Юрченко 
СОГЛАСОВАНО 
 
Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел» 
 
______________________ А.А.Петров 
 
от «___» __________________ 200__ г. 
 
Главный юрист ЗАО «Вымпел» 
 
____________________ Р.М. Голикова 
 
от «___» __________________ 200__ г. 
 
УТВЕРЖДАЮ 
 
Генеральный директор ЗАО «Вымпел» 
 
_______________________В.В. Иванов    
 
от «  ___  » ________________200 __ г. 
ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ 
секретаря - референта 
1 Общие положения 
1. Секретарь-референт относится к секретариату Генерального директора и замов ЗАО «Вымпел». 
 
2. Секретарь-референт назначается и  освобождается от должности приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел». 
 
3. Кандидатура секретаря-референта предварительно согласовывается с начальником службы ДОУ. 
 
4. Секретарь-референт непосредственно подчиняется начальнику службы ДОУ. 
 
5. Секретарь-референт должен знать: 
 
     1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства. 
 
     2. Структуру и руководящий состав ЗАО «Вымпел» и его подразделений. 
 
     3. Правила эксплуатации персонального компьютера. 
2 Должностные обязанности 
Основными задачами секретаря-референта являются: 
 
     1. Поддержание оперативной связи с отделами ЗАО «Вымпел». 
 
     2. Ведение делопроизводства. 
 
     3. По поручению начальника службы ДОУ передача необходимой документации или информации в отделы ЗАО «Вымпел». 
 
     4. Работа с оргтехникой (компьютер, факс, телекс и т.д.). 
 
     5. Выполнение машинописной работы. 
 
     6. Обеспечение своевременной доставки в секретариат необходимых материалов: канцелярских принадлежностей, орг.техники и т.д. 
 
     7. Осуществление бронирование номеров в гостинице и ж/д и авиабилетов для сотрудников ЗАО «Вымпел». 
3 Права 
Секретарь-референт имеет право: 
 
     1.Ззнакомится с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности. 
 
     2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 
 
     3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению. 
 
     4. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
4 Ответственность 
1. Секретарь-референт  несет ответственность: 
 
1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
 
1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности. 
 
1.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 
 
2. Секретарь-референт персонально отвечает: 
 
2.1. За своевременную передачу информации. 
 
2.2. За качественное делопроизводство. 
 
2.3. За поддержание в работоспособном состоянии орг. техники. 
Ответственный за разработку:  
 
зав. отделом копировально- 
 
множительной техники                        __________________            И.В. Юрченко 
СОГЛАСОВАНО 
 
Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел» 
 
______________________ А.А.Петров 
 
от «___» __________________ 200__ г. 
Главный юрист ЗАО «Вымпел» 
 
____________________ Р.М. Голикова  
 
от «___» __________________ 200__ г. 
УТВЕРЖДАЮ 
 
Генеральный директор ЗАО «Вымпел» 
 
______________   В.В. Иванов  
 
от «___ » _________________ 200 __ г. 
ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ 
заведующего канцелярией 
1 Общие положения 
1. На должность заведующего канцелярии назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. 
 
2. Назначение на должность заведующего канцелярии и  освобождение от нее производится приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел». 
 
3. Заведующий канцелярии должен знать: 
 
     3.1 Постановлении, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся организации делопроизводства. 
 
     3.2 Единую государственную систему делопроизводства. 
 
     3.3 Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 
 
     3.4 Структуру ЗАО «Вымпел». 
 
     3.5 Правила внутреннего трудового распорядка. 
 
     3.6 Правила и нормы охраны труда. 
 
4. Заведующий канцелярии в своей деятельности руководствуется настоящей должностной инструкцией. 
 
5. Заведующий канцелярии подчиняется начальнику службы ДОУ. 
 
           
 
2 Должностные обязанности 
Основными задачами заведующего канцелярии являются: 
 
1. Организует работу канцелярии. 
 
2. Обеспечение работников службы делопроизводства в ЗАО «Вымпел» необходимыми материалами, инвентарем, оборудованием, орг.техникой, техническими средствами управленческого труда. 
 
3. Руководит работниками канцелярии. 
3  Права 
Заведующий канцелярии  имеет право: 
 
1.Знакомиться с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности. 
 
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 
 
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению. 
 
4. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
4 Ответственность 
     Заведующий канцелярией несет ответственность: 
 
     1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 
 
     2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ. 
 
     3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 
Ответственный за разработку:  
 
зав. отделом копировально- 
 
множительной техники                        __________________              И.В.Юрченко 
СОГЛАСОВАНО 
 
Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел» 
 
______________________ А.А. Петров 
 
от «___» __________________ 200__ г. 
Главный юрист ЗАО «Вымпел» 
 
____________________ Р.М. Голикова 
 
от «___» __________________ 200__ г. 
2 Организация документооборота 
2.1 Порядок движения входящих документов 
Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.  
 
Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в предприятии ЗАО «Вымпел», должна отвечать следующим требованиям:  
 
– прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;  
 
– следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;  
 
– в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия.  
 
Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется экспедицией.  
 
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке корреспонденции в передаче по назначению.  
 
Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.  
 
Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.  
 
Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).  
 
Нерегистрируемые документы и документы с пометкой “лично” непосредственно передаются по назначению.  
 
Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в секретариат. 
 
При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами, номенклатурой дел, примерными схемами движения документов и другими материалами.  
 
В секретариате производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрении или исполнение поступивший документ.  
 
Документы, подлежащие регистрации, после предварительного их рассмотрения регистрируются в группе регистрации, после чего передаются по назначению.  
 
Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются индексы подразделения-исполнителя и документа: документ ставится на контроль (если это необходимо).  
 
Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ направляется.  
 
Документы, адресованные должностным лицам, как правило, следует направлять непосредственно им. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо передать по назначению (согласно содержанию).  
 
Руководству учреждения передаются документы партийных, правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства. 
 
Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.  
 
В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством учреждения или его подразделений, могут быть переданы исполнителям, с последующим докладом о них руководителю.  
 
Документы должны передаваться руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.  
 
Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.  
 
Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).  
 
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.  
 
Одновременно рассылка в копиях применяется в том случае, если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями или с документом в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.  
 
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.  
 
Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.  
 
Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.  

Схема движения входящих документов в ЗАО «Вымпел»

2.2 Порядок прохождения  исходящих и внутренних документов  в процессе их подготовки.  
Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации и отправке.  
 
Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам.  
 
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.  
 
Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.  
 
Документы, не требующие подписи руководителя учреждения, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.  
 
Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.  
 
Отправка ответов на предложения, заявления и жалобы граждан производится через бюро писем.  
 
Обработка отправленной корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказанную почту и сдача в отделение связи.  
 
Документы передаются в экспедицию полностью оформленными с пометкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.  
 
В экспедиции проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.  
 
Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.  
 
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.  
 
Документы, переданные в экспедицию на обработку, должны быть обработаны и отосланы в тот же день.  
Схема движения исходящих документов 
 
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого учреждения.  
 
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.  
 
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству. После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы.  
 
Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапа подготовки проекта документа, его согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.  
 
Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.  
 
Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьерской связью или с помощью технических средств.  
 
Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться секретарем. В предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется  не менее двух доставок в день. Срочная документация доставляется немедленно.  
 
Порядок доставки документов курьерами фиксируется в графе доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи.  
 
Графики курьерской связи могут разрабатываться сроком на месяц, квартал, полугодие и год. Полугодовые и годовые маршруты разрабатываются при стабильных структуре и объеме документооборота учреждения.  
 
В предприятии организуется кольцевая курьерская связь, включающая в один маршрут все структурные подразделения.  
 
Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.  
 
Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия предприятия или группа контроля, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.  
 
Контролируемые и другие наиболее важные документы передаются через канцелярию или группу контроля, контролирующую исполнение документа.  
2.3 Учет объема документооборота  
В учреждениях следует осуществлять учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель – количество экземпляров (копий) документов.  
 
Раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. В предприятии подсчитывание общего количества документов по видам, структурным подразделениям и корреспондентам (адресатам) применяется при необходимости.  
 
Учет объема входящих и исходящих документов производится при первоначальной обработке или отправке документов (в экспедиции).  
 
Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки или исполнения (использования) документа так, чтобы каждый документ учитывался только один раз.  
 
Данные об объеме документооборота периодически (ежемесячно) суммируются в канцелярии в специальной форме. 
 
Данные о документопотоках и объеме документооборота должны систематически анализироваться и учитываться при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы предприятия, осуществлении мероприятий по усовершенствованию постановки делопроизводства на предприятии и его механизации, для анализа загруженности в работе подразделений учреждения и деятельности учреждения в целом.  
 
Для учета объема документооборота и анализа документопотоков может использоваться вычислительная техника.