Основы делопроизводства

     По  форме:

• табличные,
• текстовые,
• анкетные,
• трафаретные.

     По  происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);
• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

     По  срокам изготовления:

• срочные,
• несрочные.

     По  наименованию:

• приказ,
• письмо,
• справка,
• акт и другие виды документов.

     По  степени сложности:

• простые (рассматривается один вопрос),
• сложные (несколько вопросов).

     По  месту составления:

• внутренние
• внешние (входящие и исходящие).

     В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

4. Редактирование и корректурные знаки использующиеся при правке документов 

     Редактирование (другими словами – проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки – фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие,' осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

       Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором — наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие — критика — коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и погрешностей;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

     В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков. Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов или при их перепечатке.

     Знак  Z ставится для обозначения начала абзаца ("красная строка").

     Знак  указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.

     Знак  означает необходимость внесения пропущенной буквы (например, ).

     Знак  служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен ошибок).

     Знаки указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.

     Знак ……. служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.

     Знак  применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, знак разъединения).

     Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.

     Знак  указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строке убирают знаком). 

     Знак  ↓ применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают соединения).

͜͜ ͜  ͜ ͜ ͜ ͜  — знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, напечатанные в разрядку, восстанавливают).

     Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-обработка;
• правка-переделка.

     Правка-вычитка  максимально близка к корректорской  работе. Она представляет собой исправление  орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления  обычно не требуют согласования с  лицом, подписывающим документ.

     Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику. Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

     Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курьезам. Нетрудно представить  себе реакцию руководителя, который  получает документ, названный не «Протокол  № 5», а «Прокол № 5». Если текст, содержащий такого рода опечатку, выйдет за пределы учреждения, от этого, безусловно, пострадает авторитет фирмы.

     Правка-сокращение производится в двух основных случаях: 

• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);
• когда в тексте содержится избыточная информация — повторы и «общие места».

     Редактор  обязан устранить из документа общеизвестные  факты, прописные истины, лишние вводные  слова и конструкции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

     Правка-обработка  представляет собой улучшение стиля  документа. Устраняются ошибки и  недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Заключение 

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание

     Умение  правильно составлять документы  необходимо в наше время, где все  сделки закрепляются не словом, а документами, которые при неправильном составлении будут считаться недействительными. Поэтому необходимо усвоить важность знания составления документов какого бы вида они не были.

     Список  использованной литературы: 

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями от 27 июля 2010 г., 6 апреля, 21 июля 2011 г.)
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. -- Ростов н/Д: Феникс, 2007.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина Л.М. Лысенко Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007
4. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
5. М.В. Кирсанова Современное делопроизводство. Уч.пособие, Третье издание, Москва – Новосибирск, ИНФРА-М- Сибирское соглашение, 2003
6. М.В. Кирсанова Ю.М. Аксенов КУРС ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕУПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНОЕ   ПОСОБИЕ 2-е   издание, Москва – Новосибирск, ИНФРА-М,1999г.
7. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008