Основы делопроизводства

Содержание: 

Введение 

1.  Делопроизводство – одна из функций управления

2. Унификация и стандартизация документов

3.  Классификация документов

4.  Редактирование и корректурные знаки использующиеся

     при правке документов 

Заключение

Список  использованной литературы

Введение 

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

     Документ, зафиксировав информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».[1]

     В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
• объемом и характером компетенции учреждения;
• объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

   Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.

   В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации  Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

   Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management. General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 №28-ст.

   Стандарт  содержит общие требования к методологии  управления документами на всех видах  носителей, а также процедуры  разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления. Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

1. распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
2. содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
3. содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;
4. содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

     Стандарт предназначен прежде всего для персонала служб ДОУ (документационного обеспечения управления); для руководителей и менеджеров всех уровней; для всех специалистов в области управления документами, информацией и технологиями. Необходимо отметить, что данный стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает характеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедрения документных систем.   

     Последний раздел стандарта посвящен обучению: «Организация, стремящаяся соблюдать  требования настоящего стандарта, должна принять долгосрочную программу  обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны быть адресованы и охватывать всех работников: руководящих, штатных, временных. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями».

1.  Делопроизводство – одна из функций управления 

     Информационное  обеспечение управления состоит  из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью  ее использования в процессе решения  управленческих задач. В организации  информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию.

     Делопроизводство - от старинного «производство дел» - процесс принятия решений на основании  документов. Задачи делопроизводства:

• обеспечение эффективного процесса управления;
• образование документов;
• хранение, обеспечение доступа к документам.

     Делопроизводство  есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной  организации с применением современной  техники.

     Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

     Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

      Существует три формы организации делопроизводства:

• централизованная,
• децентрализованная
• смешанная.

     При централизованной форме организации  делопроизводства все операции по обработке  документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства. [5]

     Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

     Работа  управленческого аппарата, как любая  работа сегодня, строится на основах  научной организации труда. Для  повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного  процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами. Средства механизации подразделяются на:

• технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);
• технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование - ксерокс, а также средства оперативной полиграфии - гектографы, ротапринты, ротаторы);
• технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конверто-вскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);
• средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

     При решении задач документационного  обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации. От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

     В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности  документов. Вид документа следует  отличать от его разновидности. Вид  документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа. Разновидность его - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др. Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

     Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

• организационные документы;
• распорядительные документы;
• справочно-информационные документы.