Теоретические основы организации делопроизводства в образовательном учреждении

ЛЕКЦИЯ № 1

 

 

ПЛАН 

 

1. Теоретические основы организации делопроизводства в образовательном учреждении.

1.1.Технология  работы с документами, организация  документооборота на предприятии

1.2.Регистрация документов 

1.3. Основные  документы  управления 

1.4. Обработка поступающих документов

1.5. Обработка отправляемых  документов 

1.6. Порядок  работы с внутренними документами

1.7. Регистрация и контроль  исполнения документов 

1.8. Государственные стандарты  по документированию

 

 

 

 

1. Теоретические  основы организации делопроизводства в образовательном учреждении.

Под делопроизводством  понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами  в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство  состоит из документооборота и документирования.

1. Документооборот  включает в себя комплекс работ  с готовыми документами, созданными  данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

2. Под системой  документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование  включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, закрепленных законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Несмотря  на то, что в XXI веке все чаще используются понятия: «информатизация», «информационные технологии» и т.д., не следует забывать, что наиболее значимая часть информации фиксируется на носителях - документируется. Документ появился именно как способ фиксации управленческой информации для ее передачи в пространстве и во времени с целью обеспечения эффективного функционирования систем управления. При этом «все технологии документирования, документационного обеспечения управления (ДОУ) изначально были и есть информационные технологии, так как в их основе лежит закрепление, форматирование, удостоверение, передача, обработка и сохранение информации».

«Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое  в отдельных случаях (при наличии  подписи и печати) дополняется юридическим понятием». Делопроизводство [Текст]: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 61 с.

В современном  обществе документы выполняют очень  важные функции, такие как:

• информационная,

• социальная,

• коммуникативная,

• правовая,

• управленческая,

• функция учета,

• функция исторического источника.

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п.

Так, коллегиальная  деятельность учредителей фиксируется в протоколах;

- распорядительная деятельность директора, заведующего - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу;

- работа ревизионных комиссий - в актах; 

- производственно-хозяйственная деятельность в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.           

Многие виды управленческих документов предприятие, организация обязаны предъявлять при проверках  со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых  аудиторами.           

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную  наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.           

 Особое значение имеют  документы по личному составу,  отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители  организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией в организациях.

1.1.  Технология работы с документами, организация документооборота на предприятии

Документооборот - это  движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые  в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые  на предприятии и используемые  работниками предприятия в управленческом  процессе (внутренние). Документы, поступающие  на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

-  регистрацию;

-  рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, делопроизводитель) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. 

Конверты от поступающих  документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес Отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с отметкой «лично» и в адрес общественных организаций.  Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:     

-  направляемые на  рассмотрение руководителю предприятия;      

- направляемые непосредственно  в структурные подразделения  или конкретным исполнителям.       

 На рассмотрение  руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.      

 Обработка и передача  документов исполнителям осуществляются  в день их поступления в  службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление  и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов,  наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы  должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.      

 Внутренние  документы предприятия передаются  исполнителям под расписку в регистрационной форме.         

Службы ДОУ  должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая  все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

 

 

1.2.Регистрация  документов 

 

Регистрация документов - это фиксация факта создания или  поступления документа путем  проставления на нем индекса даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.  

 Однако не все  документы регистрирует служба  ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские,  финансовые и др.) регистрируются  в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие  документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

-  порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

-  индекс по номенклатуре дел.

Например: 14/0-12,   

 где 14- порядковый  регистрационный номер;

0-12 - номер дела, в которое  будет подшит документ или  его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут  дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы  при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ М 28, протокол М 3, акт М 7.

Регистрационные индексы  присваиваются входящим, исходящим  и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы. Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.  

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

-          автор (корреспондент);

-          название документа;

-           дата документа;

-           индекс документа;

-          дата поступления документа (для входящих документов);

-           индекс поступления документа (для входящих документов);

-          заголовок документа или его краткое содержание;

-          резолюция;

-           срок исполнения;

-    отметка об исполнении;

-           номер дела.

В случае необходимости  состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

-  исполнители;

-  расписка исполнителя в получении документа;

-  ход исполнения;

-  приложения и др.