Автор: Пользователь скрыл имя, 15 Мая 2012 в 13:29, контрольная работа
Очень важно уметь правильно оформлять служебные письма, так как значительная часть деловых контактов осуществляется с помощью переписки. Я считаю, что тема моей работы особенно актуальна в наше время. Сегодня практически все служебные письма набираются на компьютере, а значит, появляется всё больше нюансов по их оформлению.
Служебное письмо может много рассказать об организации, которая является его составителем. Ведь от того, как правильно оно составлено и оформлено зависит репутация, престиж этой организации; также можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией, а значит о её солидности.
Введение 2
1 Служебные письма и их классификация по статусу отправителя и адресата 3
1.1 Общие правила оформления служебных писем 4
1.2 Исходящие и входящие служебные письма 6
2 Виды служебных писем по тексту 7
2.1 Информационное письмо и его разновидности 7
2.2 Сопроводительное письмо 10
2.3 Гарантийное письмо 11
2.4 Письмо-ответ 12
Заключение 14
Список использованной литературы 15
Письмо-ответ – это деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо. Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Письмо-ответ может начинаться словами:
Отрицательный ответ должен
быть обоснован, нельзя просто отказать
в просьбе без объяснения. Поэтому
письмо-отказ целесообразно
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.
Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:
Изучив порядок оформления служебных писем, я сделала вывод о том, что любой работник аппарата управления должен уметь правильно составить и оформить служебное письмо. При составлении письма необходимо четко определить, с какой целью составляется письмо, на что рассчитывает составитель в результате его рассмотрения. От цели составления письма зависит характер аргументации. Правильное оформление деловой переписки имеет очень большое влияние на успешное развитие организации. Служебные письма составляют порядком 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к их оформлению. В процессе написания работы я выяснила, что существует много разновидностей служебных писем и, для каждой существует свой порядок составления и оформления.
1 Андреева В.И. Делопроизводство:
Практич. пособие. – Изд. 7-е, доп. и перераб.
- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез",
2000. – 192 с. – (Серия "Б-ка журн. "Управление
персоналом" ).
2 Кирель
Л.Л. Делопроизводство и оргтехника: Метод.
указания для студентов очной, заочной
форм обучения и ОП "Экстернат" всех
экономических специальностей.
3 Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – Изд. 6-е, доп. и испр. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364 с. – (Высшее образование)
4 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Прачтич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – Изд. 4-е, доп. и перераб. на основе ГОСТ Р 51141-98 – М.: ПРИОР, 2000. – 144 с.
5 URL: http://www.profiz.ru/sr/3_