Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Обычно тексты большинства  документов управления состоят из двух частей: вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся  порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается  начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.e. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, то в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера[4].

Чаще всего каждое предприятие  имеет свой бланк письма и общий  бланк. На этих бланках часть реквизитов напечатана и оставлено место  для переменной информации. Бланки писем бывают с угловым и продольным расположением реквизитов. В первом случае постоянные реквизиты напечатаны в верхнем левом углу, во втором – вдоль верхнего поля документа. К постоянным реквизитам на бланке письма относятся следующие:

• 03 – эмблема или товарный знак организации (01 – Государственный герб РФ или 02 – герб субъекта РФ);
• 08 – наименование организации;
• 04 – код организации;
• 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
• 09 – справочные данные о предприятии (среди справочных данных обычно указывают юридический адрес, телефон, факс, адрес интернет-сайта и электронной почты);
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся: 

• 15 – адресат; 
• 18 – заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
• 20 – текст документа;
• 22 – подпись;
• 27 – отметка об исполнителе.

 Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

• 21 – отметка о наличии приложений;
• 24 – визы согласования документов;
• 25 – оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах); 
• 30 – идентификатор электронной подписи документа.

   1.2 Исходящие и входящие служебные письма

Служебные письма делятся на исходящие, то есть отправляемые данной организацией, входящие - получаемые этой организацией. (Кирель Л.Л.)

Исходящие(отправляемые) письма визируются  заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На  входящих(получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем — отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело[1].

2 Виды  служебных писем по тексту

  2.1 Информационное письмо и его разновидности   

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения[3].

Информационные письма делятся на письмо-приглашение, письмо- извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, рекламационное письмо[2].

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения. В них могут  быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может  быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем  организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями[5].

Письмо-приглашение – разновидность  письма-извещения. Отличается оно от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты[3,5].