Федеральное агентство  железнодорожного транспорта

Уральский государственный  университет путей сообщения

 

 

 

 

Кафедра: «Экономика транспорта»

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Делопроизводство и оргтехника»

На тему: «Оформление служебных писем»

 

 

 

 

 

 

 

Проверил преподаватель:                                                 Выполнила ст.гр.:

 

 

 

 

 

 

        

 

 

 

 

                                                    

Екатеринбург

2010

Содержание

 

Введение 2

1 Служебные  письма и их классификация  по статусу отправителя и адресата 3

1.1 Общие  правила оформления служебных  писем 4

1.2 Исходящие  и входящие служебные письма 6

2 Виды  служебных писем по тексту 7

2.1 Информационное  письмо и его разновидности 7

2.2 Сопроводительное  письмо 10

2.3 Гарантийное  письмо 11

2.4 Письмо-ответ 12

Заключение 14

Список  использованной литературы 15

 

 

 

 

 

 

Введение

Очень важно уметь правильно  оформлять служебные письма, так  как значительная часть деловых  контактов осуществляется с помощью  переписки. Я считаю, что тема моей работы особенно актуальна в наше время. Сегодня практически все служебные письма набираются на компьютере, а значит, появляется всё больше нюансов по их оформлению.

Служебное письмо может много  рассказать об организации, которая  является его составителем. Ведь от того, как правильно оно составлено и оформлено зависит репутация, престиж этой организации; также  можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией, а значит о её солидности.

При написании контрольной  работы я поставила перед собой  цель: изучить теоретические аспекты  оформления служебных писем.

Задачи моей работы:

• изучить порядок оформления исходящих писем;
• изучить порядок оформления входящих писем;
• изучить особенности оформления гарантийных писем;
• изучить особенности оформления сопроводительных писем;
• изучить особенности оформления ответных писем;

Объектом моего исследования являются служебные письма, а предметом исследования – порядок их оформления. Метод исследования – изучение литературных источников информации и интернет-ресурсов.

 

 

 

1 Служебные  письма и их классификация  по статусу отправителя и адресата

  1.1 Общие правила оформления служебных писем

Служебное письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, являются самым распространенным способом обмена информацией[1].

Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.

Одно из главных требований к тексту - краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении: сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед отделяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется  избегать категоричных выражений в письмах, факсах.