Новые информационные технологии в делопроизводстве

5. Передача документов  в архив

Отработанные документы  подшиваются в дела, которые затем  передаются на архивное хранение.

Кроме того, в системе  возможны следующие этапы документооборота:

1) ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) - процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

2) формирование дел и томов - процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

3) списание документов в дела - процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;

4) передача дел во временное пользование - до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

5) архивирование дел - производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;

6) передача дел в подразделения - процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.

7) передача дел на постоянное хранение - процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;

8) уничтожение документа в архиве - процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision "Административное делопроизводство" предоставляет ряд вспомогательных сервисов:

1. сервис уведомлений - подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;

2. контроль получения ответа на документ - позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;

3. подсистема построения отчётов - позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

4. электронный телефонный справочник - синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;

5. Web-доступ для поиска и просмотра документов - подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении "Административное делопроизводство", с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части - Менеджер объектов - обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций.¹⁵

3.3 Опыт некоторых госструктур в  автоматизации делопроизводства  и внедрении СЭД

На основании изучения специализированной прессы (журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера") можно  убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию  делопроизводства и внедряют системы  электронного документооборота (СЭД).

Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

Развернут и успешно функционирует  мощнейший электронный почтовый сервер. В рамках локальной сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого доступа (в рамках министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной библиотеке документов. Все структурные подразделения имеют свой сайт в этом портале и возможность для оперативного обмена информацией.

Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все  сведено в единую электронную  базу. С помощью компьютера можно  узнать, какая корреспонденция находится  на исполнении у того или иного  подразделения; любой сотрудник  имеет доступ к этой системе и  может свободно ей пользоваться.

Однако СЭД в Минэкономразвития  пока не позволяет полностью реализовать  все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется  повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон  об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных  актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения  СЭД является профессиональная и  техническая подготовка сотрудников  Министерства, главной целью здесь  является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного  департамента Министерства), чтобы  сотрудники воспринимали СЭД как  необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать.¹⁶

В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном  Банке Российской Федерации можно  выделить следующие основные элементы:

1) ведомственные акты и распорядительные документы;

2) организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;

3) работа с персоналом и корпоративная культура.

Информационно-технологическую  основу корпоративного регулирования  ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях  Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 - 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

Во всех территориальных  учреждениях Банка России не только используется единый территориальный  программный продукт для автоматизации  работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

Опыт нормативно-методического  регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных  инструкциях) показал необходимость  издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является "Регламент работы с  документами в системе автоматизации  документооборота и делопроизводства". На его основе разработаны подобные регламенты для каждого подразделения  Банка, осуществляющего эксплуатацию САДД.¹⁷

Совет Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота следующие этапы:

1) изучение теоретических аспектов автоматизации;

2) системный анализ существующего порядка работы с документами;

3) создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно; Ш на основании вышеуказанного проекта - поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.

В настоящее время в  Совете Федерации функционирует  система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ". Пользователи системы, выполняющие только операции поиска информации о документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.¹⁸

Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с грифом "Для служебного пользования", персональные данные.

Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации  делопроизводства и внедрении новых  стандартов:

1.проблема в сфере привлечения административного ресурса;

2.трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала;

3.противоречия в управлении человеческим фактором;

4.сложности в проведении аналитической работы.¹⁹

Проанализировав опыт вышеуказанных  госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты. Во-первых, каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном этапе можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия. Во-вторых, выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД:

а)проблема человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение);

б)проблема разработки и обновления нормативных актов и методических материалов, соответствующих развитию процесса автоматизации ДОУ.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в  сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как  проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами  и невозможность проследить историю  работы с документами.

Внедрение систем автоматизации  делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в  реальности с такими проблемами, как  отсутствие универсальной системы  для любого предприятия, проблемой  человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота DocsVision. URL: www.docsvision.com/ – Проверено 10.03.2012 г.

2. Интернет-сервер АКДИ  Экономика и жизнь. URL: www.akdi.ru/ – Проверено 14.03.2012 г.

3. ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот. URL: www.eos.ru/ – Проверено 15.03.2012 г.

4. Справочно-информационная  система "КонсультантПлюс".

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. – 359 с.

6. Петров В.Н. Информационные системы : учебник для вузов / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002. – 688 с.

7. Спивак В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.

8. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.

9. Каменева Е.М. Технологии работы с проектами документов / Е.М.Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. –  2009. – № 1. – С.46 - 62.

10. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту / В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2003. – № 4. – С.15 – 18.

11. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт Банка России) / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 2. – С.56 – 63.

12. Кузнецов С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения Минэкономразвития РФ / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С.72 - 78

13. Рысков О.И. Нормативная база управления документацией: 2005 год / О.И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С.34 – 38.

14. Рысков О.И. Нормативная база управления документацией: 2005 год / О.И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - № 4. – С.36 – 40.

15. Савельев А.М. "Электронный документооборот" или "автоматизация делопроизводства" / А.М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 1. – С.17 – 22.

16. Синева Н.А. Технология внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело-ТСФ" в Совете Федерации / Н.А. Синева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. – № 5. – С.82 – 87.

17. Хохлова Н.Н. Электронный Архив Совета Федерации: реалии и перспективы / Н.Н. Хохлова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 3. – С.90 – 96.

¹ Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. – М, 2006. – С.143–144

² Спивак В.А. Делопроизводство – СПб, 2003. – С.117–118.

³ Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. – М, 2006. – С. 145.