Новые информационные технологии в делопроизводстве

12) корпоративная информационная система.

2.2 Нормативно-методические документы

Терминология электронного обмена информацией получила нормативное  закрепление в разработанном  Министерством информационных технологий и связи РФ национальном стандарте  ГОСТ Р 52292-2004 "Электронный обмен информацией. Термины и определения", входящим в серию стандартов "Информационная технология". Этот стандарт, введенный в действие с 1 июля 2005 г., основан на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, по электронному обмену данными и обработке информации в распределенных системах. Согласно ГОСТ Р 52292-2004, документ есть явление социальное. В стандарте содержатся определения следующих терминов: "цифровая среда", "электронная среда", "данные", "документ", "электронный документ", "реализация электронного документа". Стандарт предъявляет к документу в социальной среде такие основные требования, как фиксированность документа, его доступность, целостность и легитимность.

Национальный стандарт ГОСТ Р 52294-2004 "Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения" определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций. Положения этого стандарта следует учитывать при созданий новых (или совершенствования существующих) технологий управления организацией.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД "Управление документами. Общие требования" регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. В стандарте даны рекомендации по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; а также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.¹²

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации - Требования к оформлению документов" распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 "Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью" устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации.

В серии стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408 "Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий" (части 1-3) идет речь об информационной технологии, о заданиях по безопасности информационных технологий, о профилях защиты ИТ, о критериях оценки безопасности ИТ, о функциях безопасности ИТ, о требовании доверия к безопасности ИТ.

ГОСТ Р 34.10-2001 "Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" - стандарт, описывающий алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Введён в действие Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 г. вместо ГОСТ Р 34.10-94. Стандарт содержит описание процессов формирования и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), реализуемой с использованием операций группы точек эллиптической кривой, определенной над конечным простым полем. Необходимость разработки стандарта вызвана потребностью в повышении стойкости ЭЦП к несанкционированным изменениям.

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и  общественных организациях. ГСДОУ включает в себя Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные  и методические документы по вопросам документационного обеспечения  управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических  средств и технологий сбора, обработки  и анализа информации, совершенствование  работы аппарата управления. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются  и утверждаются нормативные и  методические документы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

Рекомендации о порядке  учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных  документов (2004 - 2005) (ВНИИДАД) предназначены  для применения в условиях широкого внедрения электронных документов в организациях, при переходе на электронный документооборот и  электронную обработку информации. Результатом их применения является разработка единых правил организации  учета, сохранности электронных документов в ДОУ и подготовка их к постоянному хранению.¹³

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1 "ДЕЛО" - система автоматизации  делопроизводства и электронного  документооборота

Система "ДЕЛО" разработана  компанией "Электронные Офисные  Системы" (ЭОС). Это комплексное  промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью  электронного документооборота организации. Первая версия системы "ДЕЛО" выпущена в 1996 году в результате обобщения  опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.

"ДЕЛО" - первая отечественная  система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат  наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта  РФ.

Система "ДЕЛО" обеспечивает как автоматизацию классического  делопроизводства, так и полноценное  управление электронными документами. Это позволяет создать решение  для комплексной автоматизации  любого уровня, а также плавно и  без риска осуществлять переход  к современным технологиям управления.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы можно  реализовать:

1) автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

2) полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

3) смешанный бумажно-электронный документооборот.

"ДЕЛО" представляет  собой гибко настраиваемый продукт,  который обладает широкими возможностями  для адаптации под особенности  любой организации. Система поддерживает  централизованную, распределенную  и децентрализованную схему организации  документооборота.

Система "ДЕЛО" обладает практически неограниченной масштабностью "увеличения охвата" и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей. Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности.

Для предоставления доступа  к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой  и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet.

Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами  между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные  и делопроизводственные нормы, а  конфиденциальность и подлинность  документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Система хранения данных позволяет  работать множеству пользователей  с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД (системой управления базами данных).

В системе "ДЕЛО" реализована  поддержка платформ и технологий следующих программ и информационных технологий:

1) интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы;

2) ABBYY - ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

3) КриптоПро, СигналКом, Aladdin - разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности;

4) наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы "Дело" с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями, например:"1С: Предприятие"; продукты компании "ЭОС".

Система "ДЕЛО" представляет собой законченный тиражируемый "коробочный продукт", который  решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства  организаций. На основе стандартной "коробочной версии" может быть также реализована  заказная система автоматизации  электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

Система "ДЕЛО" обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и  международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.¹⁴

3.2 DocsVision 4.0. Приложение "Административное делопроизводство"

Приложение DocsVision "Административное делопроизводство" представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций.

Приложение "Административное делопроизводство" основано на "Типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти" и обеспечивает автоматизацию большинства  перечисленных процессов делопроизводства:

1. Регистрация входящей  корреспонденции

Используется процесс  сканирования, процесс распознавания  текста документа. При наличии у  регистратора сертификата электронной  цифровой подписи (ЭЦП) РК документа  может быть подписана с использованием ЭЦП.

2. Наложение резолюций  и выбор исполнителей

Этот процесс придает  документу статус распорядительного  и формирует задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней  организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом  выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа  с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники для ознакомления с документом.

3. Создание исходящих/внутренних  документов

Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ  на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в  инициативном порядке.

Подготовка документа  в инициативном порядке - процесс  создания документа, не являющегося  ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего  документа может производиться  исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа "прикрепляется" к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в  присвоении документу постоянного  регистрационного номера. "Административное делопроизводство" обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с  помощью настраиваемых нумераторов.

4. Контроль исполнительской  дисциплины

При постановке документа  на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется  на основании сроков, указанных в  резолюции. В процессе контроля проверяется  готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль - процесс, заключающийся в периодическом  опросе исполнителей для определения  состояния документа, учёте и  обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля - завершение процесса контроля. Основанием для  снятия с контроля является наличие  номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при  отправке документа.