Новые информационные технологии в делопроизводстве

 

содержание

ВВЕДЕНИЕ 2

Глава 1. НОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 5

1.1 Определение  терминов "делопроизводство" и  "новые информационные технологии, их взаимодействие 5

1.2 Автоматизация  делопроизводства 10

1.3 Организация  электронного документооборота 12

Глава 2. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 16

2.1 Регламентация  новейших технологий ДОУ в  законодательных актах 16

2.2 Нормативно-методические  документы 17

Глава 3. ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 21

3.1 "ДЕЛО" - система автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота 21

3.2 DocsVision 4.0. Приложение "Административное делопроизводство" 23

3.3 Опыт некоторых  госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД 27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 31

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное обеспечения управление, вплотную подошла к использованию новых технологий. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном).

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это  соотношение постепенно меняется в  пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных  архивов).

В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Необходимость автоматизации  документооборота организаций определяет актуальность данной темы.

В данной курсовой работе рассматриваются  определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, а  также примеры использования  систем автоматизации делопроизводства в конкретных организациях.

Глава 1 посвящена определению  терминов "делопроизводство" и "новые  информационные технологии". Также  в ней дается различие между понятиями "автоматизация делопроизводства" и "электронный документооборот". Необходимо заметить, что в современной  профессиональной литературе обычно отождествляются  такие понятия, как "система автоматизации  делопроизводства" (САД) и "система  электронного документооборота" (СЭД). В главе 1 представлено мнение А.М. Савельева, объясняющее различия между указанными понятиями.

Глава 2 описывает нормативные акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций.

Глава 3 описывает конкретные примеры использования систем электронного документооборота (СЭД). Первые два  параграфа посвящены описанию двух популярных СЭД - "ДЕЛО" и "DocsVicion 4.0. "Административное производство".

В параграфе 3.3 приведены  примеры автоматизации делопроизводства в таких государственных структурах, как Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, Центральный  Банк Российской Федерации и Совет  Федерации. Кроме того, на основании  приведенной информации анализируются типичные проблемы во внедрении автоматизации делопроизводства на предприятии.

Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов  внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве, а  также рассмотрение возникающих  при этом основных проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. НОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

1.1 Определение терминов "делопроизводство" и "новые информационные технологии, их взаимодействие

Для рассмотрения темы курсовой работы - "Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций" прежде всего, необходимо дать определение  терминам, включенным в название темы работы, а именно: "делопроизводство" и "новые информационные технологии".

Управление можно представить  как последовательный процесс:

1) получения информации;

2) обработки информации;

3) принятия решения;

4) доведения решения до сведения исполнителей;

5) исполнения решения;

6) подведения итогов.¹

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения  могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому  делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается  как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.²

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

1. документирования (записи  информации на различных носителях  по установленным правилам)

2. организации работы  с документами, которая заключается  в организации документооборота, хранении и использовании документов  в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила  работы с документами на конкретном предприятии представляют собой  систему делопроизводства, которая  представляет собой совокупность:

1) общепринятых принципов обработки документов;

2) приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных  программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация  документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.)³

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.⁴

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

В настоящее время под  информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система - это система, предназначенная для  ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности.⁵ Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Информационная система  должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

1) хранение информации;

2) передача информации;

3) преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1. ручные информационные  системы (характеризуются отсутствием  современных технических средств  переработки информации и выполнением  всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в  фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает  с ручной ИС);

2. автоматизированные информационные  системы (АИС) (наиболее популярный  класс ИС; предполагают участие  в процессе обработки информации  и человека, и технических средств,  причем главная роль отводится  компьютеру);

3. автоматические информационные  системы (выполняют все операции  по переработке информации без  участия человека; примером автоматических  информационных систем являются  некоторые поисковые машины Интернет - например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на результаты поиска).⁶

Обычно термином "информационные системы" в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование  в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения  информационных технологий в различные  системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как "умная пишущая машинка". С  появлением Интернета и электронной  почты, компьютер стал также и  средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении  более масштабные вопросов - к примеру, таких как организация системы  делопроизводства на предприятии.

В настоящее время на рынке  производителей программных продуктом  в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

1) системы управления документами (такие как "БОСС-референт", "ДЕЛО", "DocsVision", и др.);

2) справочно-информационные (справочно-правовые) системы ("КонсультантПлюс", "Гарант", и др.);

3) комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как "БОСС-кадровик", и др.).

В условиях традиционного "бумажного" делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

1) изготовление и учет бумажных документов,

2) их перемещение по организации и отправка;

3) контроль работы с документами исполнителей;

4) уничтожение / хранение документов

5) связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

1) путаница и проблема поиска документов;

2) невыполнение документов в срок;

3) дублирование и противоречие документов друг другу;

4) неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;

5) невозможность проследить историю работы с документами.