Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления в органах государственной власти

Автор: Пользователь скрыл имя, 26 Марта 2012 в 22:06, дипломная работа

Описание работы

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 7
1.1. Законодательное регулирование делопроизводства 7
1.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства 13
1.3. Юридическая ответственность за нарушение правил делопроизводства 25
2. ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ 28
2.1. Нормативно-правовое регулирование электронного делопроизводства 37
2.2. Проблемы внедрения электронного делопроизводства в органах государственной власти 43
3. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 69

Работа содержит 1 файл

диплом_1.doc

— 348.00 Кб (Скачать)

Для разработки альбома форм документов организации можно использовать приложения к данному изданию. Инструкцию по ведению делопроизводства разрабатывают на основе уже упоминавшихся документов: Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536, ГОСТ Р 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003, Основных правил работы архивов организаций и других нормативных и методических документов. При составлении инструкции, разумеется, учитывают специфику своей организации (особенности структуры: наличие филиалов, форму собственности и порядок принятия решений). Например, Инструкция по делопроизводству в акционерном обществе разрабатывается с учетом требований Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. №03-33/пс.57

В инструкции по ведению делопроизводства должен быть отражен вопрос о форме работы с документами в данной организации. В зависимости от традиций, сложившихся в организации, ее оргструктуры и объема документооборота работа с документами может вестись в централизованной, децентрализованной или смешанной формах.

При централизованной форме работы с документами получение и отправка документов (включая электронные), их регистрация, контроль исполнения, формирование и хранение дел, ведение справочно-информационных картотек по документам, передача дел на архивное хранение осуществляются службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в данной организации. В структурных подразделениях исполнители хранят лишь рабочие документы или копии документов, законченных делопроизводством.

При децентрализованной форме работы с документами каждое структурное подразделение организации самостоятельно получает поступившие документы и отправляет исходящие (отправляемые), регистрирует документы и осуществляет контроль за их исполнением, формирует дела и обеспечивает их хранение, а затем передачу в архив. Смешанная форма работы с документами в различных комбинациях сочетает элементы обеих описанных выше организационных форм.

Термины, используемые в инструкции по ведению делопроизводства в организации, должны соответствовать ГОСТ Р 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В инструкцию по делопроизводству включают следующие разделы.

1. Общие положения (в разделе указываются документы, на основании которых разработана инструкция по делопроизводству, а также виды документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются требования инструкции, права и обязанности ответственных за делопроизводство в организации и структурных подразделениях).

2. Подготовка и оформление документов (в этом разделе определяются требования к бланкам организации и к оформлению отдельных реквизитов документов, а также к подготовке и оформлению отдельных видов документов).

3. Организация документооборота и исполнения документов.

4. Контроль исполнения документов.

5. Формирование дел и хранение документов (в этом разделе необходимо учесть требования Основных правил работы архивов организаций, обязательно отразив специфику организации работы с документами на конкретном предприятии).

6. Ответственность в области управления документами.

Согласно ГОСТ 15489-1—2007 ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством рганизации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц может быть регламентировано распорядительным документом (например, приказом руководителя организации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д. Необходимо подчеркнуть, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления.

Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства является то, что соответствующие акты доходят до регионов с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, с учетом менталитета российского чиновничества: регламентов, инструкций, положений, как правило, начинается с задержкой.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения[25]. 

Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы:

- основным нормативным документом по делопроизводству любой организации является инструкция по делопроизводству, которая разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

- нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности;

- в целях обеспечения потребностей развития электронного делопроизводства важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном делопроизводстве;

- органы государственной власти в лице сотрудников, по большей части, не готовы к внедрению электронного делопроизводства из-за ряда причин;

- несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.

В России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам.

В связи постоянными изменениями в области компьютерных технологий и защите информации от несанкционированного доступа и использования, обязано совершенствоваться и документационное обеспечение управления.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления можно отнести:

-разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

- стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;

- обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

- повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Монографии, учебники и учебные пособия

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. - М.: “Феникс” 2001.

3. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство "Март", 2006

4. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. М.: Эксмо, 2005г.

5. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006

6. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство "Ось-89, 2006

7. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА – М 2000

8. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. –120 с.

9. Вялова Л.М. Основы делопроизводства: Учебник для 10-11кл. – М.: Издательский центр «Академия», 2002. – 176с.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48.

11. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2003. 

12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления» учебное пособие 2006 г.

13. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007

14. Кудрявцев В. А. Организация работы с документами. Учебник. М: Инфра-М, 1998 г. 575с

15. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 -232 с.

16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.

17. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

18. Митина Т.Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в система судебного производства//Хозяйство и право. 2006, 12. 

19. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ” 1994.

20. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Издательство "Академия", 2006

21. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006

22. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. Издательство "Питер", 2007

23. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007

24. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. - М.: Проспект, 2000-80 с.

25. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997

26. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 1997 - 188 с.

27. Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. Издательство "ПРИОР", 2007

 

 

2. Статьи в периодических изданиях и сборниках

1. Алексенцев А. И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело.- 1999. - № 3, с. 30.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

4. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов  //

Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.

5. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы

регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

6. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы //Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

Информация о работе Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления в органах государственной власти