Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления в органах государственной власти

Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.

Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов.

Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота должна сочетать в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях.

Таким образом повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия, а также снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.

Компания-производитель системы электронного документооборота. В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний – независимо от уровня своих реальных возможностей – позиционируются как разработчики систем электронного документооборота. Сейчас таких компаний уже много десятков, хотя большинство из них имеет лишь единичные внедрения. Прежде всего, при выборе поставщика системы электронного документооборота, необходимо обратить внимание на такие аспекты как:

- деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнёрского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);

- проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);

- услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе;

- предоставление разработчиков постоянно действующей оперативной технической поддержки.

«Пилотный» проект. После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. «Пилотный» проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам.

Обучение персонала. Вопросам обучения сотрудников при развертывании системы электронного документооборота также должно уделяться самое пристальное внимание. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.

Электронный документооборот для организации — это регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Существует несколько факторов для перехода организации к электронному документообороту:

1. Повышение эффективности управления предприятием за счет переключения всех сотрудников организации, работающих с документами, на "электронный режим" строгого контроля за соблюдением ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов всей организации на всех уровнях ее управления.

2. Сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций.

3. Создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всей организации на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы.

4. Эффективная поддержка процессов накопления, управления и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам всех сотрудников.

5. Ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса.

6. Хранение в документальной форме истории взаимоотношений сотрудников организации со своими клиентами, поставщиками и контрагентами.

7. Сокращение времени поиска информации, необходимой для принятия управленческих решений, при одновременном повышении их качества и надежности за счет полноты и своевременности предоставляемой информации.

8. Максимальное сокращение оборота бумажных документов, экономия людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов.

9. Сокращение времени поиска архивных документов и удешевление хранения бумажных документов за счет электронной формы хранимых документов.

10. Унификация, формализация и строгая регламентированность технологии делопроизводства.

11. Защита информации от несанкционированного доступа и ликвидация утечки информации, происходящие из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

Из перечисленных факторов, стимулирующих организации к приобретению систем электронного документооборота, видно, что электронный документооборот понятие не столько технологическое, сколько организационное.

Но, наряду с существующими плюсами внедрения электронного документооборота в любой организации присутствуют и проблемы его внедрения.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота в госорганах в основном не отличаются от других отраслей: обычно они связаны с естественным сопротивлением новым информационным технологиям и с отсутствием грамотной организационной поддержи проекта. Но есть и отличия. Положительным моментом является более высокий уровень унификации процессов документооборота государственных организаций и управляемости сотрудников, это облегчает внедрение типовых решений и дает возможность переноса наработанной практики из одной организации в другую. В то же время для госструктур характерны меньшая квалификация ИТ-персонала и отсутствие собственных кадров для управления проектами. При этом существенным мотивом для внедрения подобных систем в государственных организациях являются требования вышестоящих органов.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

Консерватизм сотрудников. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Фактор руководства. Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению системы электронного документооборота руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. 

Структурная чехарда. Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Уже внедренная система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие системы электронного документооборота позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное, потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. 

Каждая организация на рынке электронного документооборота исследует проблемы внедрения средств документооборота, каждая организация видит их по своему и каждая из них ищет свои пути решения. Этим обеспечивается многостороннее исследование и большая палитра возможных решений.

3. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления.

Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель Государственной системы документационного обеспечения управления - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Государственная система документационного обеспечения управления распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения Государственной системы документационного обеспечения управления внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов. Положения Государственной системы документационного обеспечения управления получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Наряду с термином “делопроизводство” в последние годы употребляется и синонимической ему термин “документационное обеспечение управления”. Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин “документационное обеспечение управления” как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. в древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы.

Понятие “делопроизводство” базируется на понятии “документирование”[20]. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Большое значение при документировании имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино - и видеотехника и др.);

- средства автоматизации - компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-документирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенций издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводст­ва, так как определяет не только инстанции движения докумен­тов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотно­ситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управ­ления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации[21].