Нормативная база документирования в советский период

2. Заключение  договоров, соглашения и т.п.  с конкретными заказчиками о  рационализации или комплексной  или отдельных участков управленческого  труда (например, делопроизводства) на данном объекте.

В договоре, который Оргстрой заключал с заказчиком, указывались объекты, подлежащие рационализации; предусматривались виды проектировочных  работ их стоимость; оговаривались  сроки проведения обследования, подготовки и выдачи рационализаторских рекомендаций. формы участия представителей коллектива самого объекта в проводимых Оргстроем работах; техническое и методическое обеспечение проектных разработок и, наконец, возможность дальнейшего сотрудничества заказчика с Оргстроем.  
 Процессу подписания договора, как правило, предшествовали совместные переговоры, обсуждения, в ходе которых оговаривались основные участки предстоящей рационализации, условия проведения проектных работ и их технического обеспечения.

Подготовка  проекта рационализации включала следующие  этапы:

1. Предпроектное, ориентировочное обследование делопроизводства объекта. В ходе этого обследования составлялась характеристика рационализируемого объекта, выявлялись недостатки и намечались пути их устранения. На этом этапе представители Оргстроя готовили отчеты, доклады, акты и заключения, зачастую представлялись сводки о ходе обследования, а в дальнейшем о предлагаемых рекомендациях и ходе их внедрения. В ходе обследования и разработки рекомендаций широко применялись графические методы (диаграммы, схемы, графики), наглядно показывавшие выгоды от предлагаемых решений. На этом этапе предусматривалось также участие представителей объекта в подготовке материалов обследования.

2. Разработка  рационализаторских предложений.  При том широко привлекались  последние достижения в этой  области. Проект передавался на  рассмотрение заказчику и в  случае получения от него положительного  отзыва, как правило. С учетом высказанных им замечаний и предложений, передавался для выработки конкретных организационно-технических мероприятий в надлежащие подразделения Оргстрой. Все отзывы, независимо от их содержания, прилагались к общему комплексу проектной документации. При возникновении существенных разногласий между исполнителем и заказчиком проект передавался на совместное рассмотрение руководства заказчика, отделения Оргстроя и местных органов РКИ, которые и принимали окончательное решение. Следует указать, что количество таких случаев было очень невелико, в связи с чем можно считать, что рационализация. Проводившаяся Оргстроем. Соответствовала насущным потребностям заказчиков.

3. Внедрение  проектных рекомендаций. На этом  этапе заказчику передавались  нормативно-методические материалы  (инструкции, правила, памятка и  т.п.) графики и схемы новых  форм работы, комплексы бланков  и форм документации, технические  средства для рационализации  и механизации управленческих  операций. Проводились семинары  с персоналом объекта для ознакомления  с новыми формами и методами  работы. Укажем, что заказчик получал  бланки и технику или со  складов Оргстроя или непосредственно  от предприятий, принадлежавших  обществу (Московская фабрика пишущих  принадлежностей, деревообделочная  фабрика, фабрика "Светоч" и  др.) или же от работавших по  договорам с ним (например, АОНАПО - акционерное общество наглядных  пособий, Ленинградский завод  "Союз", ряд мебельных фабрик  и др.).

По окончании  этапа внедрения сторонами составлялся  итоговый документ (акт, протокол и  т.п.), где не только указывались итоги  проведенных работ, но и по желанию  заказчика оговаривалась возможность  дальнейшего его сотрудничества с Оргстроем в целях продолжения рационализации делопроизводства на данном объекте. Практика показывает. что подобные условия оговаривались не менее чем в 50% подписанных актов. В пользу таких соглашений говорило то, что Оргстрой представлял своим заказчикам значительные льготы как при консультационном обслуживании, так и в ходе приобретения техники. бланков и т.п. Как правило, послепроектное обслуживание велось не только Консультационным бюро, но и другими подразделениями Оргстроя (например, в части приобретения техники коммерчески отделом). Консультационное бюро использовало также в этих целях находившуюся при нем "РО", картотеку по обмен рационализаторским опытом. Преобразованную затем в "Практическую энциклопедию рационализации".

В ходе рационализаторских работ Оргстроем широко использовались такие формы, как устройство конференций и совещаний, конкурсов на лучшую постановку научной организации управленческого труда в конкретных учреждениях и т.п. При Оргстрое были созданы заочные курсы техники управления и курсы переподготовки инструкторов местных отделений Оргстроя. При местных отделениях Оргстроя действовали курсы подготовки рационализаторов управления. Такая учеба значительно расширяла круг лиц. которые могли бы принимать квалифицированное участие в совершенствовании делопроизводства. Особое значение это имело для тех районов, которые находились на определенном удалении от рационализаторских центров.

Большую роль в пропаганде идея рационализации делопроизводства играли выставки техники  управления, проводившиеся Оргстроем при местных отделениях. Здесь, правда, многое зависело от возможностей самих: наличие подходящих помещений, технических средств и оборудования. Квалифицированных лекторов и т.п. Упомянем о действовавшей при центральном Правлении Оргстроя выставке-музее средств техники управления. Она имела весьма представительную экспозицию, поскольку Оргстрою выдавались безвалютные лицензии на ввоз техники для демонстрации, причем техника представлялась для экспонирования на консигнационных условиях.

На выставке были представлены изделия американских, французских, немецких фирм, а также  и образцы отечественного производства. Среди экспонатов пишущие машинки; счетная техника (арифмометры, механизированные счетчики и т.п.); оборудование для механизации почтовых работ (конвертовскрыватели, сшиватели, пневмопочта, грейферный конвейер и т.д.); средства оперативного размножения документов (механический и электрический ротаторы, стеклограф. Ручной копировальный пресс) и др. В экспозиции выставки были развернуты образцы рабочих мест (уголки) отдельных категорий делопроизводственного персонала: секретаря, экспедитора и т.п. Велось экскурсионное обслуживание посетителей, проводились беседы и лекции. Была разработана методики организации и проведения подобных выставок на местах. Такие выставки состоялись, например, в Ленинграде, Нижнем Новгороде и других городах.

Выставка-музей  и подобные ей, наглядно демонстрируя преимущества рационализации и механизации  управленческого труда и делопроизводства, сыграли положительную роль в  развитии рационализаторского движения.  
Как уже упоминалось, Оргстрой разрабатывал проекты для самых различных звеньев аппарата управления. Отметим такие передовые, по оценке заказчиков, внедренные проекты как организация работы машбюро ЦК ВКП9б), организация документооборота в Президиуме ЦИК СССР, рационализация делопроизводства в Моссовете и райсоветах г. Москвы. совершенствование делопроизводства в редакциях ряда газет ("Известия". "Крестьянская газета" и др.) и т.д. Удачные постановки широко освещались в печати. Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели.  
Однако к концу 20-х гг. послед создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом. А/О "Оргстрой" преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства. В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности. ИТУ везде требовал привязки к разработанному им "Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий"). Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ. Показательным в этом отношении стало I-е Всесоюзное совещание работников по советскому строительству, чистке госаппарата, ИТУ, его местных органов и системы Оргстроя, проходившее в Москве с 9 по 13 января 1931 г. На нем деятельность Оргстроя подверглась критике как ориентированная на достижение только материальных результатов в ущерб социально-политическим проблемам. Предлагалось больше внимания уделять политической оценке объектов, классовому составу как персонала рационализируемого объекта, так и кадров самих рационализаторов. Эти решения знаменовали собой изменения во внутренней политике государстве. Когда был взят курс на совершенствование техники производства. а совершенствование аппарата управления вообще было отодвинуто за задний план.

Линия на свертывание рационализации аппарата управление нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК  ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был  ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное  Всесоюзное объединение "Союзоргучет" и передан в подчинение ЦСУ СССР. Сфера деятельности этого объединения была ограничена выпуском унифицированных форм учета и отчетности.

С ликвидацией  ИТУ и Оргстроя дело рационализации делопроизводства в нашей стране было фактически прекращена. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

Оценивая  деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века. Следует признать его положительную роль в совершенствовании  управленческого труда, основанную на комплексном подходе к рационализации объектов. Именно комплексность, когда  объекта в ходе рационализации получал  пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы; совокупность новых форм, бланков  и других видов документации, а  также набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняет свою значимость и для нашего времени.

Заключение

На основе проведенного исследования подведем основные итоги курсовой работы.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне  противоречила идее, заложенной в "Общем  учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество  пунктов регистрации документов в учреждении.

Однако  работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Дальнейшее  развитие формуляра документов проводилось  уже как планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Опыт развития формуляра  документов, накопленный в период 1970-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность  его применения не только для совершенствования  самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и  архивного хранения.

Это положение  наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели  к изменению задач и методов  управления и, соответственно, самой  системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных  ранее систем документации перестала  использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые  виды документов, предназначенные для  документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов.

Изменение методов управления и широкое  использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного  обеспечения, совершенствования применяемых  документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная  проблема.

Список используемых источников и литературы

1. Собрание узаконений РСФСР, 1917, № 1, ст.12, № 3, ст.40; 1922, № 44, ст.532; 1922, № 79, ст.987
2. Собрание узаконений РСФСР, 1918, № 90, ст.908; 1919, № 23, ст.271; 1919, № 23, ст.272; 1920, № 12, ст.7; 1921, № 49, ст.254
3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983
4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 1988
5. ГОСТ 6.10.1-88 "Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения"- М., Издательство стандартов, 1988
6. Борзенко Б.К. Новое в организации канцелярии. — М., 1930;
7. Верховской П.В. Делопроизводство госучреждений. — М.,Л., 1929;
8. Голубев С.Н. Структура и документация. — М., 1930;
9. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. - 456 с.
10. Делопроизводство: учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с
11. Дрезен З.К. Основы оперативного делопроизводства. -М., 1923;
12. История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие. — М., 1974. - С. 105—113;
13. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1959;
14. Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела. Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1946;
15. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. — 1964. — № 2;
16. Нефедов Г.А. Канцелярское дело. — М.,Л., 1926;
17. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Автореф. дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М, 1987
18. Эрасмус А.А. Метод научной организации делопроизводства. — М., 1925 и др.