Нормативная база документирования в советский период

В 40-е  годы методическое руководство и  контроль над организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране.

Важным  этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров  РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое  место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка

8 мая  1964 г. Совет Министров РСФСР  принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

Создание  ФГД и ВНИИДАД позволило совершить  качественный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная  система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике  СССР в сентябре 1973 г. Основные положения  ЕГСД — это научно упорядоченный  комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

Внедрение в аппарат управления средств  вычислительной техники привело  к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство  Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная  система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

С этого  времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное  обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Заметную  роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

Первые  ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е  годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов.

В советскую  эпоху развиваются системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др.

С 70-х  годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный  перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

Развитие  советского делопроизводства в 1970—80-е  годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

2.2. Деятельность Оргстроя по  рационализации делопроизводства  в 20-30-х гг. ХХ века 

Октябрьская революция привела к полной смене  государственного аппарата. Были ликвидированы  старые государственные учреждения и созданы новые органы власти и управления государства диктатуры  пролетариата и крестьянства. Советская  власть ликвидировала и старый чиновничий аппарат, что было закреплено в декрете  ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917г. "Об уничтожении сословий и гражданских  чинов"'. По призыву Петроградского Совета в ноябре 1917 г. для работы в советских учреждениях были направлены наиболее способные к  организационной работе рабочие  и солдаты. Преданные новой власти, они чаще всего были совершенно незнакомы  с управленческой работой. Борьба со старым чиновничеством привела к  сплошной замене квалифицированных  кадров непрофессиональными работниками. Это в свою очередь привело  к резкому падению культуры управленческого  труда. Поэтому уже в первые месяцы после Октябрьского переворота новое  правительство неоднократно ставит вопрос о необходимости налаживания  управления в советских учреждениях. 
Оргстрой развернул широкую сеть подразделений (отделов, агентств, контор), которая практически охватывала всю территорию Советского Союза. Были созданы республиканские конторы Оргстроя (Укроргстрой, Белоргстрой и т.д.), которые, в свою очередь, открывали на территории этих республик свои подразделения; была развернута сеть отделов Оргстроя во всех губернских и крупных промышленных городах России (Ленинград, Свердловск. Нижний Новгород, Саратов и т.д.). В структуру центрального Оргстроя, помимо Правления и отделов (частей). ведавших отдельными направлениями деятельности Общества (организационно-плановой, методической, коммерческой, технической), входили Консультационное бюро, выставка-музей средств техники управления и заочные курсы техники управления.  
 Успеху деятельности Оргстроя способствовало то, что с ним сотрудничали наиболее квалифицированные представители научных и рационализаторских кадров Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бизов, Э.К. Дрезен, Р.С. Майзель, В.Р. Мейльман, И.С. Толоконников, М. Гроссман и др. Квалифицированными специалистами были и инструктора Оргстроя, непосредственно занимавшиеся на местах рационализаторской работой. Так среди них назовем С.Н. Голубова, видного документоведа, ставшего впоследствии известным историческим писателем, книги которого "Багратион" и "Когда крепости не сдаются" (о герое Великой Отечественной войны генерале Д.М. Карбышеве) были удостоены Государственных премий. Кроме того, для решений отдельных вопросов Оргстрой пользовался услугами сторонних экспертов и консультантов.  
Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

1. Изучение  и обобщение накопленного в  центре и на местах рационализаторского  опыта и выработка на этой  основе принципиально новых решений  по совершенствованию управленческого  труда, в том числе и делопроизводства.

2. Оказание  учреждениям, предприятиям и т.п.  практической помощи в рационализации  путем разработки и внедрения  специальных проектов.

3. Обеспечение  рационализаторских мероприятий  техническими средствами и необходимой  стандартной и бланочной документацией. 

4. Обучение  заинтересованных лиц современным  методам ведения управленческих  работ. 

5. Информирование  широких слоев работников управления  и производства о новейших  теоретических достижениях рационализации, о новинках конструкторских и  технических разработок в сфере  управления.

Исполняя  эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в рационализации всем отраслям народного  хозяйства: транспорту и строительству, финансам и сельскому хозяйству  и т.д. среди объектов его рационализации было НКПС и НКВД, Наркомзем и Наркомюст и другие наркоматы вкупе с сетью подведомственных организаций; стройки, такие как "Шарикоподшипникстрой" (Москва) и Кузнецкстрой; заводы "Красное Сормово" и имени Ухтомского (Люберцы Московской обл.); Плодкоопсоюз и совхозы, а также иные учреждения, организации и предприятия. Оргстрой разрабатывал проекты рационализации самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, рационализация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

Организация работ велась по следующим направлениям:

1. Инициативное  информирование возможных заказчиков  о комплексе проводимых Оргстроем работ. В этих целях Оргстрой активно распространял через средства массовой информации сведения о разрабатываемых им проектах рационализации и номенклатуре поставляемого им оборудования. реклама с фирменным логотипом Оргстроя, зигзаг молнии в красном прямоугольнике, публиковалась в журналах "Техника управления", "НОТ и хозяйство", "За рационализацию" и др., в газетах "Известия", "Торгово-промышленная газета". "Экономическая жизнь", "Труд". "Гудок", "Крестьянская газета" и др., а также звучала по общесоюзному радиовещанию.