Нормативная база документирования в советский период

АСУ - автоматизированная система управления.

Для повышения  эффективности производства, в целях  сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации  их формы, снижение трудовых временных  и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве  проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных  унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные  принципы и основания для разработки УСОРД являются:

Создание  общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца  документов для конкретной системы  документации и установлении на его  основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных  видов документов, конкретного документа  и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

Единообразие  форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и  трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

Комплексность унификации. Унификация показателей  и реквизитов должна предусматривать  все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки  и хранения. Кроме того, должны учитываться  психофизиологические возможности  человека и параметры технических  средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

Информативность. Означает включение в документы  только тех реквизитов, которые нужны  для решения конкретных задач, для  поиска и подтверждения юридической  силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

Сокращение  числа видов документов. Достигается  за счет совершенствования методов  управления, например, в направлении  исключения многоступенчатости в системе  управления или широкого и повсеместного  применения организационной и электронно-вычислительной техники.

Стабильность  требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к формы документов используют достаточно длительное время.

Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической  информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и  в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения  показателей, которая бы позволила  вносить необходимые изменения  в эти классификаторы.

Экономичность. Достигается за счет обоснованного  включения документов в систему  документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты  на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная  цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение  которой даст значительный экономический  эффект в народном хозяйстве. Использование  таких документов способствуют росту  творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются  операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление  и изготовление документов, снижается  количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

2. Нормативная база документирования в советский период

2.1.Государственное документирование  в советскую эпоху

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации  потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом [1]. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка [1].

Несмотря  на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно [1]. Свидетельствует об этом также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсульском отделе Наркомата Госконтроля. Для его доработки в январе 1919 г. было создано Междуведомственное совещание, куда входили представители пяти наркоматов. Они подготовили проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, однако, не был утвержден.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация  работы с обращениями граждан. Узаконено  право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки  их рассмотрения [1].

В 20-е  годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бызова, З.К. Дрезена и др.

С начала 1920-х годов государство патронировало  это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений.

Развитие  научной организации управленческого  труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ).

Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений.

При ИТУ  был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро.

В 1928 г. ИТУ  совместно с Центрархивом РСФСР  подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого  центра научной разработки вопросов делопроизводства [12, с. 149]. В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

В 20-е  и в начале 30-х годов вопросами  совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков [6, с. 71].

Значительное  влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Высший  законодательный орган — Верховный  Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.

Отсутствие  организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
• разработку положения о кадрах канцелярских работников;
• механизацию труда канцелярских работников;
• унификацию и трафаретизацию служебной документации;
• создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
• изучение в школах правил составления служебных документов;
• подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;
• создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.