Інформаційні ресурси бібліотеки

      Для кожної установи в своїй бібліотеці природно розміщувати електронні версії своїх документів, тобто документів, на які дана організація має майнові  права. Для проектної організації  це документація по проектах (описи, креслення, малюнки, схеми), нормативні документи і т. ін.

      Різні типи документів мають свої засоби створення редагування та перегляду. Відрізняють текстові документи, документи  векторної та растрової графіки, електронні таблиці, слайди (презентації). Навіть для одного типу документів існують десятки, а подекуди і соні різних засобів, що мають свої особисті формати. Серед них є відкриті (специфікації на які опубліковані і формати дозволені для використання широким колом виробників) і закриті (неопубліковані і права на використання яких обмежені). При створенні те, щоб формати документів, які мають розміщуватись в базі даних, були «зрозумілі» потенційними користувачам.

      Розвинена система пропонує різні прийоми  в залежності від типів документів та обраних підходів до формування повнотекстової бази даних. По-перше документи можуть зберігатись безпосередньо в базі даних поруч з каталогами.

      Зручність такого прийому полягає у відсутності  потреб в адмініструванні доступу  до файлової системи. Водночас, він може вважатись доцільним лише для невеликих за обсягом документів (наприклад, текстових документів). В іншому випадку можна зіткнутися з проблемою супроводу самої бази даних, починаючи з можливих обмежень на фізичний розмір, закінчуючи труднощами створення резервних копій. Іншим прийомом є розміщення документів в спеціально побудованих контейнерах файлової системи. Контейнером є каталог або файл, який містить документ, але механізм цього процесу підвладний тільки системі. Такий прийом дозволяє уникнути перевантаження бази даних, але потребує окремих прав на доступ до контейнерів на рівні файлової системи локальної мережі. При цьому дисципліна роботи з документами залишається на рівні попереднього підходу: все підпорядковано системі. Зауважимо, що контейнери розміщуються, як правило, на вінчестерах, хоча для цього можуть бути застосовані практично будь-які пристрої зовнішньої пам’яті. Цікавим є також застосування з’ємних томів, зокрема, компакт-дисків. Іншим прийомом є утримання в базі даних не самого електронного варіанта, а лише посилення на нього в межах даної локальної мережі, або в мережі Інтернет/Інтранет. Цей прийом має одну незручність: наявність посилання не гарантує доступності документа. Документ може бути знищений, відповідний комп’ютер може бути відключений і т. ін.  

      2.2.5. Комплектування фонду

      Комплектування  фонду традиційно вважається чи не найскладнішим виробничим циклом бібліотеки. Його можна поділити на три основні  частини: аналіз фонду і замовлення літератури, обробка надходжень і  передача літератури до фонду бібліотеки, списання літератури. Результати зміни складу фонду фіксуються актами надходження і списання, знаходять відображення в книгах інвентарного та сумарного обліку. В різних бібліотеках склалася різна практика комплектування, яка проявляється практично у всіх ланках цієї роботи. При впровадженні системи автоматизації частина такої специфіки відходить разом з паперовими технологіями, але основна доля лишається. Тому система є глибоко параметризованою і допускає безліч різних схем. Детально описати навіть основні з них в межах однієї статті неможливо. Тому зупинимось лише на загальних характеристиках.

      Замовлення  літератури здійснюється на підставі кількох основних джерел, а саме:

• тематико-типологічного плану бібліотеки;
• записів про потреби в літературі;
• записів про відмовлення;
• наявності пропозицій на придбання.

      Тематико-типологічний план відбиває специфіку бібліотеки. Його параметри суттєво різняться  для публічних бібліотек та бібліотек  навчальних закладів. В основі плану  лежить базовий класифікатор (галузі науки, навчальні дисципліни і т. ін.), який прив’язує до пунктів плану документи наявного фонду. Тоді система може розраховувати на забезпеченість документи кожного пункту плану, певної групи пунктів, різного виду узагальнення. Алгоритм є досить складний, оскільки враховується розподілення примірників за різними місцями збереження, які обслуговують певну групу читачів, відповідність документів різним пунктам плану одночасно, а також наявність електронних варіантів документів. В режимі аналізу плану система автоматично розраховує дефіцит примірників по кожному пункту та групах пунктів плану, що може розглядатися основним критерієм вибору нової літератури.

      Записи  про потреби складаються працівниками установи і відбивають потреби підрозділів і конкретних осіб в документах. У потребі вказується: хто, коли, з якою метою (базовий класифікатор), для якого місця розподілу і в якій кількості примірників вважає за доцільне придбати документ. Записи про потреби бажано складати також і працівникам бібліотеки, оскільки в них наводиться мотивація придбання літератури, зокрема дефіцит примірників, що відчувається відділом обслуговування читачів.

      Розглянемо  основну схему замовлень на літературу. Спочатку вводяться пропозиції постачальників, які надходять в електронному вигляді, придатному для імпорту в систему. Ці позиції містять скорочений бібліографічний опис документа і відомості про умови поставки. Наступні пропозиції лише доповнюють і актуалізують цю інформацію. На підставі введеної інформації складаються записи про потреби. Кожний документ в якому відчувається потреба, пов’язується з базовим класифікатором. В системі вказується підрозділ бібліотеки, куди доцільно було б направити примірники. Далі по кожному документу проводиться оцінка доцільності придбання. Для цього передбачена спеціальна форма комплектування, де можна побачити забезпеченість відповідного документу пунктів тематико-типологічного плану, введені потреби, попередні відмовлення та пропозиції від різних постачальників. Тут же вибирається постачальник і робиться запис про замовлення.

      Примірники  від постачальників надходить партіями, які оформлюється відповідними сумарними  номерами. По кожній партії реєструються примірники (номерні, без номерні, балансові, позабалансові і т. ін.), вказується інвентарний чи обліковий номер примірника, його ціна, належність до певних фондів і місце розподілу. Веденої інформації достатньо для автоматичного складання актів надходження та книг інвентарного обліку.

      Списання  проводиться аналогічним чином. Вказується номер акту списання та причини. Автоматично складаються акт списання. Введеної інформації щодо надходження та списання достатньо для автоматичного складання книг сумарного обліку.  

      2.2.6. Обробка документів 

      Процес  обробки документів полягає в  заповненні полів бібліографічного опису та адекватній класифікації документа. Бібліографічний опис фактично є сукупністю поділів, кожне з яких містить конкретну інформацію про документ. Поля можуть бути формалізованими (наприклад, дата складання опису, або неформалізованими (наприклад, назва, автор, відомості щодо видання і т. ін.). При визначенні полів враховується три основні критерії:

      1) інформативність полів і зручність  пошуку за ними;

      2) відповідність існуючим правилам каналізації;

      3) відповідність міжнародним комунікативним  стандартам.

      До  останнього часу підготовка бібліографічних описів здійснювалась виключно за другим критерієм, а саме: у відповідності до стандарту «ГОСТ 7.01-84» та інших, пов’язаних з ним. Орієнтовані на паперові технології, ці стандарти описують, які поля і в якому порядку слід розміщувати на каталожних карточках. З точки зору електронного каталогу інтерес представляє лише набір полів, їх зміст і правила сумісного використання. Набір і зміст полів відповідає міжнародним правилам каталогізації, де всі поля неформалізовані. Задаються правила розміщення полів: їх порядок в залежності від документа і відповідні роздільники. Зазначеними стандартами всі документи фактично поділяються на види: книги, багатотомники, сері альні видання, періодичні видання і т. ін. Кожен вид описується дещо по своєму. З погляду електронного каталогу бажано, навпаки, мати якомога більшу уніфікацію представлення бібліографічного опису документа і розширений набір полів, де інформація більшою мірою формалізована. Автоматизовані системи в тій чи іншій мірі включають такі «додаткові» поля поряд з класичними неформалізованими. Подібна ситуація знайшла відображення в комунікативних стандартах типу UNIMARC, де опис є уніфікованим, а поля присутні і класичні, і «додаткові», наприклад, 2ХХ поля по суті є полями ISBD, а 7ХХ- такими додатковими полями. Це зрозуміло, оскільки комунікативний стандарт UNIMARC має на меті передавати між автоматизованими системами не тільки і не скільки інформацію «про картки», а всю інформацію, яка може використовуватись для визначення і пошуку документів. Отже, перша проблема полягає в необхідності поєднувати традиційну паперову і машинно-орієнтовану технологію складання бібліографічних описів і обмін ними з урахуванням вітчизняних і міжнародних стандартів.

      Друга проблема – кількість полів бібліографічного опису, які заповнюються в конкретній бібліотеці. З одного боку, бажано створити уніфікований бібліографічний опис документа, який повною мірою враховує правила каталогізації. З іншого боку складання такого опису є досить витратним, а в умовах дефіциту ресурсів бібліотека просто не в змозі цього зробити. Більш того, бібліографічний опис може суттєво залежати від типу літератури: для навальної літератури він може бути простішим, для наукової – більш детальним, для рідкої книги – якомога повнішим.

      Отже  всі системи автоматизації мають  забезпечувати в такому стандарті  експорт та імпорт інформації. На поточний момент роль такого стандарту певною мірою виконують  UNIMARC та USMARC.

      Слід  зауважити, що в межах даної системи  мають бути зафіксовані атрибути (поля опису) документів, які будуть обов’язковими для заповнення.

      Також мають бути зафіксовані класифікатори, обов’язкові для використання. Типовим  набором таких класифікаторів є: обраний варіант ББК (УДК), предметний каталог навчальних дисциплін. Як і випадку з атрибутами документів, якщо задана тема, то читач має бути впевненим, що система забезпечить відбір всіх документів, які стосуються даної теми.  

      2.2.7. Бібліографічна діяльність 

      З обробкою документів нерозривно пов’язана  здача створення і підтримки довідково-бібліографічного апарату (ДБА) та різних картотек, в тому числі картотеки аналітики.

      Досвід  експлуатації автоматизованих інформаційно-бібліотечних систем свідчить, що для відбору  документів застосовується переважно  їх класифікаційні ознаки, такі, як: теми ББК чи УДК, предметні рубрики, ключові слова. Це примушує більше уваги приділяти формуванню схем класифікації документів – однією з головних складових ДБА. На перший погляд просте рішення обмежитись одним класифікатором, наприклад, ББК, не задовольняє. Дійсно, такий класифікатор, а точніше, його певний варіант (оскільки і для УДК і для ББК існує кілька різних варіантів, які характеризуються мовою, роком видання і обсягом) для кожної бібліотеки, з одного боку є занадто широким, з іншого – недостатньо глибоким. Більш того, для використання в науково-дослідних та навчальних установах він буде застарілим вже з моменту опублікування. Все це пов’язане з швидким розвитком майже всіх галузей науки і техніки. Як результат – змінюються поняття, терміни, напрямки і цілі розділи. Бібліотека має реагувати на ці зміни. Традиційним можна вважати підхід, коли за базовий береться один із класифікаторів (ББК чи УДК) і на його основі складається власний систематичний рубрика тор. Поряд з ним підтримується тематичні картотеки (каталог ключових слів) каталог персоналій та додаткові спеціалізовані класифікатори. В якості схеми класифікації можуть також виступати переліки навчальних дисциплін або наукових напрямків.  
 

      2.2.8. Книговидача 

      Метою автоматизації процесу книговидачі є скорочення часу і зусиль працівників бібліотеки на аналіз замовлення, пошук примірника, його видачу та повернення. Слід також взяти до уваги необхідність виконання суміжних дій, наприклад, перевірки читача (не боржник, не відрахований і т. ін.) Процес книговидачі в кожній бібліотеці завжди має свої особливості, пов’язані з великою кількістю обставин, серед яких виділимо:

      - скільки місць видачі, розподілу  та збереження документів є  бібліотеці, де вони знаходяться  і як пов’язані між собою;

      - чи дозволяється читачеві самостійно  замовляти документ і звідки (з  читального чи каталожного залу, чи з будь-якого місця локальної  мережі установи, чи з мережі  Інтернет);

      - чи встановлені автоматизовані  робочі місця в зонах видачі  та в місцях збереження документів, в яких саме;

      - чи застосовується технологія  штрих кодування: наклейки на  книгах, штрих-коди на читацьких  білетах; 

      - чи застосовується електронний  підпис отримання документів, як  має виглядати процедура видачі, які є юридичні підстави 2довіряти» такому підтвердженню.

      2.2.9 Доступність ресурсу  та інформаційні  технології

        Одним з найбільш важливих рис організації інформаційно-бібліотечної системи є забезпечення доступності інформації. Отже, при створенні системи мають застосовуватись такі технології, які забезпечуватимуть ефективний доступ до інформації, враховуючи значний дефіцит коштів на її створення і підтримку. Будемо виходити з того, що система встановлюється на локальній мережі установи, де інформація зберігається на серверах, а робочі розміщуються в різних приміщеннях і не підлягають ефективному контролю. Крім того, система забезпечує доступ до інформації з мережі Інтернет.

      Засоби, які застосовуються читачами для  відбору документів, мають бути інтуїтивно простими. Для цього бажано орієнтуватись на популярні інтерфейси, наприклад, систему управління вікнами Windows та/або провідника Інтернет. Система має забезпечити наявність адекватних засобів одночасного відбору за темами та атрибутами, засоби накопичення відібраних документів (ручний відбір), збереження результатів в файлах, друку та передачі по електронній пошті переліків відібраних документів у вигляді придатному для користування їх в статтях, монографіях і т. ін., без подальшого редагування.