Контрольная работа по "Архивоведению"

Вопрос № 1. Проверка наличия и состояние документов в архиве.

1.Задачи проверки документов в архиве

Проверка наличия и состояния дел - это установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учет документов, требующих реставрации, консер­вации, профилактической и технической обработки.

Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомст­венных архивах - перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива. При ликвида­ции или реорганизации архива проводятся разовые проверки.

2. Порядок проведения проверки

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.

При проверке необходимо:

- соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

- изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;

- изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;

- составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в карто­теку необнаруженных дел;

- изымать и изолировать дела с биолого-техническими поврежде­ниями;

- при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пе­ресоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;

- внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.

Во время проверки:

- производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);

- устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;

- дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;

- составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по оконча­нии проверки вносятся в дело фонда;

- на основании листов проверки составляется акт проверки на­личия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;

 После проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;

Биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.

Для проведения эффективного розыска необходимо:

- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;

- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;

- провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;

- изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.

Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаружен­ных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акты о выделении документов к уничтожению;

- акты о неисправимых повреждениях дел;

- акты о передаче дел в другие архивы и организации.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствую­щими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отмет­ка о снятии их с учета.

Вопрос № 2. Реставрация и консервация архивных документов

В процессе хранения архивных документов происходит их старение — изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов. Поэтому требуется их реставрация — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков ар­хивного документа, подвергшегося повреждению или разруше­нию, и консервация — создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрацию и консервацию проводят специалисты в реставрационных мас­терских. Однако первичную реставрацию и консервацию доку­ментов, особенно в ведомственных архивах, могут проводить сами работники архива.

При обнаружении документов с физическими дефектами осно­вы или текста они регистрируются в специальном журнале или картотеке учета физического состояния документов. Затем оп­ределяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации.

Специальную обработку документов проводят с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения доку­ментов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами специальной обработки документов являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокуп­ность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биоло­гических вредителей в хранилищах и на документах;

- реставрационно-консервационная обработка - это комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и дол­говечности оригиналов документов. В условиях ведомственно­го архива это может быть заделка разрывов листов, укрепление полей, подклейка выпавших листов;

- воспроизведение документов с целью создания страхового фонда копий и фонда пользования;

- фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

- замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носи­телями копиями;

- переплет документов;

- обеспыливание документов;

- ламинирование документов.

После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы.

Вопрос № 3. Технотронные архивы

Технотронные архивы – это архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные ви­ды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

Кинодокумент  - это изобразительный или аудиовизуальный доку­мент, созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент  - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент  - это документ, содержащий звуковую информа­цию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Видеодокумент  - это документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

Научно-техническая документация – это совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также на­правления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. По­скольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традици­онной документацией.

Ведущими технотронными архивами  являются РТА кинофотодокументов, РГА фонодокументов, РГ научно-технический архив. В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:

- документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

- документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно.

При этом их хранение обосабливается в соответствии с требо­ваниями к их хранению. Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

- кино- и видеодокументы систематизируются по видам — филь­мы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, произ­водственным номерам, материалу и формату носителя);

- фотодокументы систематизируются по видам – негативы раз­личной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафиль­мы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри ко­торой фотодокументы систематизируются по авторам, объек­там, местам съемки);

- фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид состав­ляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы сис­тематизируются по выпускающим организациям, производст­венным номерам, содержанию, формату носителя записи).

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью.

В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, кон­струировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капи­тального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером.

Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов , на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с по­стоянными или переменными магнитными полями напряжен­ностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолиро­ваны от хранилищ с остальными документами. В целях проти­вопожарной безопасности при работе с документами на нитро­основе запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при пере­мотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвер­гать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздейст­вию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере воз­можности переводятся на триацетатную основу.

Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металли­ческих стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа-соединения металлических частей стелла­жа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудо­ванием являются деревянные стеллажи, обработанные огнеза­щитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуаль­ную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сер­дечники, катушки, кассеты соответствующего размера упако­ороб в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую короб­ку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические коробки.

Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стан­дартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сер­дечники фотографическим слоем наружу и уложены в метал­лические коробки. Намотка должна быть плотной, без высту­пающих витков на торцах рулона.