Кадровое делопроизводство организации

Копии приказов по личному  составу или выписки из них  заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости в вышестоящую или заинтересованную организацию.

Кроме того, отделом кадров предприятия для издания приказов применяются типовые межведомственные формы приказов о приеме на работу (форма № Т-1), о переводе на другую работу (форма №Т-5), о прекращении трудового договора (форма № Т-8).Эти приказы заполняются работниками отдела кадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемых работников в пределах данного предприятия. На работников, применительно к которым издаются приказы вышестоящей организацией (О назначении на должность. Переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), после получения выписки из приказа отдел кадров предприятия заполняет приказ по типовой форме с определением даты вступления в должность, установление оклада и различных надбавок или даты увольнения работника.

Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Заполненный приказ о  приеме на работу одновременно служит направлением на переговоры и пропуском  на ознакомление на месте с условиями работы.

     Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу и указывает условия работы. После прохождения медицинского осмотра приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номер приказа и дату. Приказ объявляется работнику под расписку до начала работы с целью проверки им правильности оформления условий заключенного трудового договора и получения его согласия со всеми положениями приказа.

     На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку (форма № Т-2) и делает запись в трудовой книжке.

     Приказ о переводе на другую работу составляется  как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, в основном при переводе внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставится после того, как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

 

 

 

 

Формирование  и хранение документов кадровой службы

 

     Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временного хранения;

- помещать в дело  только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии  с наименованием дел по номенклатуре;

- помещать вместе все  документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- помещать положения  вместе с основными документами;

- приложения объемом  свыше 100 листов следует группировать  в отдельные дела, о чем в  документе делается отметка;

- документы в деле  располагать в хронологическом  порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в  дело. В одном деле может быть  подшито не более 250 листов (толщина  30-40мм), затем заводится новая  папка с тем же индексом;

- включать в дела  только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

     В процессе группировки проверяется правильность оформления документов.

Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

     Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в  начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

     Составление номенклатурных дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и  утверждается его руководителем.

     В номенклатуру дел включаются заголовки дел отражающие все документируемые участки работы отдела кадров.

     Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок

("«разные материалы"» "«общая переписка"», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

     Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

     Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит  из элементов располагаемых в  следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации  или структурного подразделения  ( автор документа);

- название организации,  которой будут адресованы или  от которой будут получены  документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание  документов дела;

- название местности  (территории), с которой связано  содержание документов дела;

- даты (период), к которым  относятся документы дела.

     Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется  на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:

1. Руководящие нормативные  документы вышестоящих органов  (приказы, постановления, указания  по вопросам работы с кадрами).

2. Штатное расписание  предприятия.

3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.

4. Приказы по основной  деятельности (копии).

5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных  взысканий.

6. План работы отдела  кадров и отчет о его выполнении (копии).

7. Протоколы оперативных  совещаний, проводимых руководителем  предприятия (копии).

8. Положение об отделе  кадров, должностные инструкции  сотрудников отдела (копии).

9. Копия годового отчета  предприятия по работе с кадрами,  представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).

10. Материалы профессиональной  учебы – документы по повышению  квалификации, подготовке и переподготовке  сотрудников, планы, программы  и т.д.

11. Переписка с другими  организациями по вопросам повышения  деловой квалификации.

12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.

13. Необходимые нормативные  документы по назначению пенсий.

14. Список резервов  кадров на выдвижение.

15. График отпусков  сотрудников предприятия.

16. Описи личных дел  сотрудников, передаваемых в архив.

17. Картотека трудовых  книжек.

18. Алфавитные карточки  персонального учета кадров (форма № Т-2).

19. Журнал учета граждан  по вопросам трудоустройства.

20. Акты приема – передачи при смене начальников отдела кадров.

21. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.

 

Хранение дел

 

     Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

     В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

     Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет  дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи  дела;

- составление в необходимых  случаях внутренней описи документов  дела, внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

     По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

     При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п.

     Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения  и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

     Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

     Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.

     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.