Кадровое делопроизводство организации

 

 

 

 

 

 

«Кадровое делопроизводство организации»

 

 

 

Курсовая работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кемерово 2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение        

1.Понятие кадрового  делопроизводства……………………………………….4

    1.1 Ведение трудовых книжек……………………………………………….8

2.Организационная структура системы управления персонала……………..18             3.Кадровое обеспечение системы управления персоналом………………….22

4.Документационное обеспечение кадровой деятельности………………….25

5.Формирование и хранение документов кадровой службы………………...43                     

Заключение                                                                                                       

Литература                                                                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых  кадровых документов, используемых в  качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация  для подтверждения налоговых  льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить  следующие кадровые документы: штатное  расписание, расчетные ведомости  по зарплате, приказы по кадрам, копии  трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Современные условия  развития экономики и конкуренции  на рынке диктуют свои правила  управления организацией. В настоящее  время успех любой компании в  первую очередь зависит от возможности  оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации. Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками.

Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений  между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность на бумаге. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно ознакомление с организационной структурой отдела кадров изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие кадрового  делопроизводства

 

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным  стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие  и движение персонала.

В соответствии с государственным  стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что  понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это  отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под  которой, как правило, понимают:

 

Ø   прием на работу;

 

Ø   перевод на другую работу;

 

Ø   предоставление отпуска;

 

Ø   увольнение.

 

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность  любого работодателя независимо от масштабов  его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня  не все руководители уделяют должное  внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

На работодателей - индивидуальных предпринимателей возлагаются практически  все права и обязанности работодателей - юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Некоторые налоговые  инспекторы считают, что если в штатном  расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации). Например, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Данное положение подтверждают: Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1, Постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 года №КА-А40/5566-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года №А42-13583/04-22, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года №Ф04-654/2005(8619-А27-37).

 

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, осуществлявшего приемку товара, полномочий действовать от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с  такими документами должно быть чрезвычайно  серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Особое внимание следует  уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1

 

Ведение трудовых книжек работников

 

Общие положения.

     Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

     Трудовые  книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в  том числе на сезонных и  временных работников, а также  на нештатных работников, при  условии, если они подлежат  государственному и социальному  страхованию.

     Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

     Лица - поступающие  на работу впервые, обязаны  представить администрации справку  о последнем занятии, выданную  по месту жительства, а уволенные  из рядов Вооруженных сил –  военный билет.

 

Правила заполнения трудовой книжки

 

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике;

- о выполняемой им  работе;

- о переводах на  другую постоянную работу;

- об увольнении работника;

- основания прекращения  трудового договора;

- о награждениях за  успехи в работе.

 

     Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

     По желанию  работника сведения о работе  по совместительству вносятся  в трудовую книжку по основному  месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

     Все записи  о приеме на работу, переводе  на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях  вносятся администрацией в трудовую  книжку после издания соответствующего  приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.      Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой  ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

     При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество ( полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

     Образование  – среднее, среднее специальное  или высшее – указывается только  на основании документов (аттестата,  удостоверения, диплома).

     Запись  о незаконченном среднем или  незаконченном высшем образовании  также может быть произведена  на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

     Профессия  или специальность записывается  в трудовой книжке на основании  документа об образовании или  другого надлежаще оформленного  документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

     Первую  страницу трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу  трудовых книжек, и после этого  ставится печать предприятия,  на котором впервые заполняется трудовая книжка.