Кадровое делопроизводство организации

первичная учетная (по учету  труда и заработной платы);

отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и  т.п.);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию и т.п.);

организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные иски, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

     Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд  документов в соответствии с вышеприведенной  классификацией (проекты приказов по кадровым вопросам).

 

Трудовой договор

 

     Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового  договора являются:

- в качестве работодателя  – предприятие любой формы  собственности, учреждение, организация,  отдельные граждане;

- в качестве работника  – граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество  работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями  трудового договора являются:

- место работы (с указанием  структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности,  специальности, профессии с указанием  квалификации в соответствии  со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности  работодателя;

- характеристики условий  труда, компенсации и льготы  работникам за работу в тяжелых,  вредных и опасных условиях;

- режим труда и отдыха;

- условия оплаты труда  (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия  социального страхования, непосредственно  связанные с трудовой деятельностью.

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

     Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение  одного месяца со дня увольнения с  прежнего места работы.

     По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.

     Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

     В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

     Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство, послужившие  основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут  заключаться:

1) на неопределенный  срок;

2) на определенный  срок не более пяти лет, если  иной срок не установлен

Трудовым кодексом и  иными федеральными законами.

     Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

     В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

     Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считаются заключенным на неопределенный срок.

     Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.

     Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника: а) с учетом характера предстоящей работы; б) с учетом условий ее выполнения; в) с учетом интересов работника; г) в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

     С целью проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок, в пределах предусмотренных законодательством. Если работник принимается с испытательным сроком, то в трудовом договоре фиксируется конкретный срок испытания (с какого по какое время).

     Поскольку представителем работодателя в трудовых отношениях является администрация (включая руководителя), некоторые обязанности по трудовому договору возлагаются на администрацию. К их числу относятся:

- обязанности эффективно  организовать труд работников;

- создавать условия  для безопасного и высокопроизводительно труда, оборудовать рабочие места в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;

- своевременно выплачивать  работникам обусловленную договором  заработную плату.

     В трудовой договор могут быть внесены обязательства работника по повышению квалификации, уровня профессионализма и компетентности, а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а также обязательства работодателя по отношению к работнику, заключающееся в представление широких возможностей для получения знаний и навыков, создании соответствующих условий для их приобретения.

     Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено  федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения  работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

     Работник обязан преступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

     Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления в договора в силу.

     Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины в течение недели, то трудовой договор аннулируется.

Содержание договора составляет весь комплекс условий, определяющих взаимные права и обязанности сторон. Некоторые условия трудового договора устанавливаются трудовым законодательством. Многие условия трудового договора жестко регламентируются законодательством и стороны не могут изменить их, если в результате ухудшается положение работника, даже по взаимному соглашению. Если условие договора полностью совпадает с установленными законом нормами, то можно не дублировать законодательство и не указывать это условие.

     Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

     Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

 

Движение кадров

 

     Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

     Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов, только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией.

 

Порядок оформления документов при приеме на работу

 

     Прием на работу может производиться руководителем, который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.

При приеме на работу администрация  требует от поступающего помимо письменного заявления предъявления: а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии выданной по месту жительства; б) паспорта.

     При приеме на работу, требующую специальных знаний администрация вправе потребовать от работника предъявления диплом или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке.

     Приказ руководителя предприятия объявляется работнику под расписку. При этом работник убеждается в правильности оформления заключенного трудового договора.

     При заключении трудового договора может устанавливаться и испытательный срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях по согласованию с соответствующими выборными комитетами, профсоюза – шести месяцев.

Условие об испытании  должно быть указано в приказе  о приеме на работу.

Если это требование не выполнено, считается что испытание  не установлено и работник окончательно принят с первого дня его работы.

     При неудовлетворенном результате испытания освобождение работника производится без согласования с выборным профсоюзным органом и без выходного пособия.

     При приеме на работу или переводе работника в установленном порядке на другую работу администрация обязана: а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями (должностной инструкцией); б) ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия; в) провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда.