История делопроизводства в России

В 1993 г. был издан  Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных  систем, адаптированных к современным  условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов  и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

К сожалению, с  начала 1980-х гг. ни одна унифицированная  система документации не была издана массовым тиражом, что значительно  затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе  комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов. 
 
 
 
 
 
 
 

Первые  документы появились практически  одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с документами, включая  их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией  материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как  утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором  было зафиксировано, сколько продуктов  было выдано людям, занятым на строительстве  пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.

Эволюция  делопроизводства

На Руси деловые  документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров  с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый  свод законов Киевской Руси "Русская  правда", датированный XI веком, позволяет  судить о развитости системы юридической  и общественно-политической терминологии того времени.

В "Русской  правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

В XI-XV веках  формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются  правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов  и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.

Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются  приказные избы - приказы. Высшим правительственным  учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые  скатывались в свитки. Важные государственные  акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.

Существовало  ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения  граждан), отписки (доклады, поступающие  в приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских  дел.

При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые  сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его  на законодательную основу.

Петр I уделял много времени реформам в  области управления государством. При  нем появляются новые учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную  основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система  норм документирования. "Генеральные  формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к  адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика делового языка все  больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

Уже с  петровских времен в российской системе  делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились министерства.

В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого  времени начинают формироваться  черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый  порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса  с целью ускорения прохождения  дел. По очередности исполнения все  поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.

Веками  документы оформлялись вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.

К этому  времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных  документов.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила  ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло  постановление "О точном и быстром  исполнении распоряжений центральной  власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма  бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий  СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной  Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению  документационного обеспечения  управления от момента создания документа  до сдачи его в архив. В 70-80-х  годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Для того чтобы понять, как развивался компьютерный документооборот, мы кратко рассмотрим этапы изменения используемых в бизнесе информационных технологий (ИТ) и эволюцию офисного программного обеспечения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Краткая история развития делопроизводства.

      Определение делопроизводства  по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

   Взаимосвязь  вопросов усовершенствования делопроизводства  с вопросами     развития  и усовершенствования управления.    
 

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

    Настоящий стандарт устанавливает основные термины  и определения понятий, применяемые  в области делопроизводства и  архивного дела.

    Термины, установленные стандартом, обязательны  для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

    Делопроизводство  – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

    Документ  – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем  возможность узнать историю своей  страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношений  между людьми.

    Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более  того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

    С развитием письменности документы  стали способом общения и передачи информации.

    До  конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

    Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

    Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные  покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

    С увеличением числа создаваемых  документов, накопились и традиции в сфере документирования, что  привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые  устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

    Со  временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов.  Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

    Сформировавшиеся  практикой традиции постепенно становились  нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

    Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством,  это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

    Однако  в этот период не было отлаженной системы  управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.