История делопроизводства в России

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности  военном, где в 1911 г. "Положением о  письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена  система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных  документов. Для письменных взаимоотношений  чиновников военного ведомства устанавливалось  три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены  четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок  для изготовления документов, гектографов  для копирования и других технических  приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. 

История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг.

Если представления  ученых об истории становления и  развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский  период нуждается в переосмыслении Фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность  в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации  труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов - игнорирование преемственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.

Концепция "эшелонов развития" цивилизации, выдвинутая историками и экономистами еще в 80-е гг., при спорности отдельных  ее построений, во многом объясняет  особенности социально-экономического, политического и культурного  развития России, дает ключ к пониманию  ее развития на протяжении советского периода. Эти особенности влияли самым непосредственным образом  на создаваемую систему управления, поскольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно  существовать в условиях беспорядочного управления с неграмотными исполнителями. Поэтому, несмотря на страшную цену проводимых в советской России реформ, они приносили и позитивные результаты, прежде всего в экономической сфере, неизмеримо в меньшей степени - в социальной.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого  государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил  государственный аппарат. Всероссийский  съезд Советов стал высшим органом  государственной власти. В период между его съездами избирался  ВЦИК - исполнительная власть. Для непосредственного  управления страной образовано первое советское правительство -Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

По составу  новый аппарат принципиально  отличался от старого: фактическое  отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. "Об уничтожении сословий и гражданских чинов". Для. работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Председатель СНК В.И. Ленин признал, что "...культурный уровень не поднят, и поэтому бюрократы .занимают старые места". Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г.

"О форме  бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".

При рационализации технологии управления использовался  опыт работы предшественников. Например, при создании "Положения о письмоводстве и делопроизводстве" за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

- организации  исследований в области управления, научной организации труда (НОТ)  и делопроизводства;

- вышедших наиболее  важных нормативно-методических  документов в сфере документационного  обеспечения управления (ДОУ);

- практики работы  ведомств, учреждений, организаций  по документированию управленческой  деятельности "общего делопроизводства" и специальных систем документации.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х  гг. изобилует противоречиями. С  одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и  успешная работа теоретиков и практиков  управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и Управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок; направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране - Лиги "Время", в дальнейшем переименованной в Лигу "НОТ" - 1924 г.). Керженцев П.М. сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: "... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д." Значительный круг ученых объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли - "производственная трактовка" управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие "локальные" управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Организационно-научная  деятельность по оптимизации в сфере  управления была закреплена нормативными документами и созданием целой  сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами  НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ  СССР создан отдел нормализации, состоящий  из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры  делопроизводственных служб в партийном  и государственном аппарате, рационализацией  контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных  категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая  направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности "низовых" органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования  работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х  гг. дополнительно создаются две  новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем  делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

- документооборот  учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации  документов, выбор рациональных  методов учета документации;

- контроль исполнения  документов;

- хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось  с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались  инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе  и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался  от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации  общего делопроизводства, состоящий  из двух основных частей. Первая содержала  краткую характеристику существующего  положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте "новой  системы делопроизводства" ИТУ  излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых  объектов:

- организация  делопроизводства должна быть  единой для всего учреждения;

- регистрация  документов должна быть однократной  и производиться в самой упрощенной  форме; отказ, где возможно, от  регистрации;

- количество  инстанций, через которые проходит  каждый документ, сокращается до  минимума;

- справочная  работа обеспечивается с наименьшей  затратой энергии и времени;

- контроль исполнения  документов должен быть проверкой  по существу, не носить формальный  характер;

- наблюдение, руководство  и ответственность за постановку  делопроизводства возлагается на  определенное лицо.

После изложения  общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию  делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).