Если  вы затрудняетесь с указанием типа или учреждения - автора документа, то обратитесь к разделу «Контекст», В одном из полей раздела «Контекст» следует ввести заданное слово или словосочетание, а затем в поле «Искать контекст» указать направление поиска: в тексте документа или в названии. Нажимаем кнопку ОК и получаем список с меньшим количеством документов.

     Перейдем  к рассмотрению следующего раздела блока Экономическая информация - Бизнес-справки, мониторинг. В разделе Бизнес-справки содержится наиболее часто используемая информация, которая в целом содержится в информационном банке, но для ее поиска требуется время, иногда весьма продолжительное. Благодаря наличию в системе «Гарант» соответствующей Бизнес-справки вы сможете существенно сэкономить ваше время. Для этого:

     - из основного меню необходимо  выбрать раздел Бизнес-справки,  мониторинг;

     - из появившегося окна «Гарант» - справочная правовая система (экономическая ин формация) выбрать, например, Динамика минимальной заработной платы⁴².

     Особое  внимание секретарям следует обратить на содержащееся в разделе Мониторинг законодательство, это перечень наиболее важных документов за последние четыре - шесть недель, с краткой информацией об их содержании. Если же вы желаете, каждый день получать оперативную информацию о последних изменениях в законодательстве, то, посетив сайт www.garant.ru, вы сможете оформить подписку на бесплатную ежедневную рассылку мониторингов законодательства, составленных юристами компании.

2.3.Электронная почта

     Одним из наиболее эффективных  средств коммуникации в Интернете  является электронная почта. Письмо, отосланное через Интернет, уже через несколько минут приходит к адресату на другом конце планеты, что является одним из основных преимуществ электронной почты перед обычной. Кроме того, затраты на такую пересылку минимальны. Поэтому электронная почта во многих компаниях становится незаменимым инструментом при ведении предпринимательской деятельности⁴³.

     В 1971 г. была разработана первая почтовая программа, позволяющая пересылать сообщения по распределенной сети. Год спустя она была адаптирована для сети ARPANET (предшественница сети Интернет), и в адресах электронной почты стал использовать хорошо знакомый большинству интернет-пользователей знак @. Уже к 1973 г. 75% пересылаемой по сети ARPANET информации приходилось на электронную почту.

     В настоящее время миллионы людей используют электронную почту как один из основных способов связи. В том числе она активно используется в сфере бизнеса. Электронная почта может применяться в различных целях — для переписки с деловыми партнерами, информационной поддержки потребителей, рекламирования товаров и услуг.

     Электронная почта (E-mail) – одна из наиболее ранних сетевых служб. Первоначально ее придумали, чтобы доставлять короткие текстовые сообщения между корреспондентами через цепочку промежуточных  серверов. Как и все службы Интернет, электронная почта основана на взаимодействии двух программ. Одна из них сервер, другая – клиент⁴⁴. Они взаимодействуют по определенным правилам, заданным в протоколах. Почтовый сервер – программа, обеспечивающая работу службы со стороны Интернет. Почтовый клиент – программа, установленная на компьютере пользователя и обеспечивающая взаимодействие с почтовым сервером (Outlook Express, The Bat, Eudora,  Pegasus Mail). Для получения доступа к службе электронной почты надо зарегистрироваться на одном из почтовых серверов. В момент регистрации пользователя на одном из серверов службы создается учетная запись. Электронный «почтовый ящик» – так называется база сообщений на сервере электронной почты, соответствующая конкретной учетной записи. Набор основных команд: написать письмо, доставить почту, послать открытку, адресная книга.

     Таким образом, Internet – это обширная, разветвленная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные в самых отдаленных точках Земли. Оценить размеры этой глобальной паутины сетей невозможно. Согласно некоторым источникам Internet охватила более 100   стран и объединила 50 тыс. отдельных сетей. Пользователи,  работающие  с  электронными  досками  объявлений  (BBC) и коммерческими диалоговыми службами, привыкли получать от своих поставщиков определенный набор услуг. Internet предоставляет их по-своему через протоколы TCP/IP. Чтобы пользоваться сетью, необходимо знать определения: электронная почта, World Wide Web, поисковые программы, сервер, HTML, Internet Explorer. Основная задача Internet – предоставление необходимой информации. В настоящее время всемирная сеть Интернет хранит более миллиарда информационных объектов, таких как Web-документы, файловые архивы, доступные через сервис FTP, архивы телеконференций и т.п. В качестве локальных поисковых машин, действующих на пространстве РУНет, следует назвать Арогt (www.aport.ru), Rambler (www.rambler.ru)и Яndeх (www.yandex.ru). Одним из наиболее эффективных средств коммуникации в Интернете является электронная почта. Электронная почта дает возможность пересылать не только сообщения, но и файлы различных типов: графика, аудио- и видеофайлы, фотографии, базы данных, программы и др., которые будут называться вложениями.

     Таким образом, использование электронной  почты является эффективным способом передачи важных и необходимых информационных писем сотрудникам других организаций, которые находятся на дальних расстояниях. Электронная почта способствует общению с иностранными партнерами, так как электронное письмо можно передавать в любой день недели, и времени суток, ведь электронная почта не знает часовых поясов.

     Справочно-правовая система КонсультантПлюс это система, содержащая в подсистеме Деловые бумаги, электронные библиотечные образцы и шаблоны типовых документов. В системе «Гарант» для секретарей представляет профессиональный интерес раздел Бизнес-справки, мониторинг. В СПС можно обратиться к законодательству, т.е. перечню наиболее важных документов за последние четыре - шесть недель, с краткой информацией об их содержании.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документы и документная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Постепенно потребность в информации вышла за границы личного общения - обобщенный опыт начал накапливаться и фиксироваться при помощи все более совершенных средств. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Internet – это обширная, разветвленная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные в самых отдаленных точках Земли. На сегодняшний день доступны около 30 тыс. Web-серверов, а число новых Web-страниц ежемесячно увеличивается. Чтобы эффективно и быстро работать в сети необходимо знать основные термины, которые там используются.

     Использование перечисленных Internet - сайтов позволит любому работнику организации - секретарю-референту, сотруднику делопроизводственной службы, бухгалтеру или юристу - всегда быть в курсе последних изменений и законопроектов нашего быстро меняющегося законодательства. В небольших организациях, где нет выделенного постоянного канала доступа в Internet у всех сотрудников, секретарь-референт может периодически просматривать правовые сайты и информировать руководство и заинтересованные подразделений об изменениях е законодательстве, касающемся сферы их деятельности. Использование электронной почты является эффективным способом передачи важных и необходимых информационных писем сотрудникам других организаций, которые находятся на дальних расстояниях. Электронная почта способствует общению с иностранными партнерами, так как электронное письмо можно передавать в любой день недели, и времени суток, ведь электронная почта не знает часовых поясов.

     Таким образом, Internet в деятельности секретаря занимает огромное место. Секретарь может отслежить общую ситуацию на рынке труда, быть всегда в курсе последних изменений в законодательстве. Использование Internet- ресурсов значительно повышает оперативность сбора информации и способствует улучшению исполнительской дисциплины в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

     Источники 

1. Федеральный Закон от 27 июля 2006 № 144-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // Российская газета. – 2006. – 30 июля.

     Литература 

2. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / М.И. Басаков. – М.: «Дашков и К^о,2007. – 317 с.
3. Бройдо, М.И. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления /  М.И. Бройдо. – М.: «Феникс», 2006. – 382 с.
4. Гольдгамер, Г.И. Научно-информационная деятельность: Практика и проблемы / Г.И. Гольдгамер. – М.: Радио и связь, 2005. – 280 с.
5. Гук, М.Ю. Аппаратные интерфейсы ПК / М.Ю. Гук. – СПб.: Питер, 2003. – 528 с.
6. Домникова, М. Секретарь: успешная карьера / М. Домникова. – М.: Современник – Бис, 2005. – 108 с.
7. Ефимова, О.А. Internet – технологии в делопроизводстве / О.А. Ефимова //Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 71-75.
8. Комер, Д. Принципы функционирования Интернет / Д. Комер. – СПб.: Питер, 2003. – 676 с.
9. Константинов, А.В. Информатика / А.В. Константинов. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 521 с.
10. Кристальный, Б. Информационные права и информатика / Б.  Кристальный // Информационные ресурсы России. – 2006. – № 3. – С. 4-8.
11. Кузнецов, Л.С. Internet для секретаря / Л.С. Кузнецов // Секретарское дело. – №4. – 2004. – С. 31-35.
12. Кузнецов, Л.С. Internet для секретаря / Л.С. Кузнецов // Секретарское дело. – №5. – 2004. – С. 29-31.
13. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство на компьютере / Т.В. Кузнецов. – М.: «Бизнес-школа», 2004. – 408 с.
14. Михайловский, В.Н. Формирование научной картины мира и информатизация / В.Н. Михайловский. – СПб: Лань, 2004. – 54 с.
15. Медведева, Е.А. Основы информационной культуры / Е.А.  Медведева // Социс. – 2004. - № 11. - С.59.
16. Олифер, В.Г. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы  / В.Г. Олифер. – СПб.: Питер, 2005. – 865 с.
17. Пасько, Т.А. Эффективная работа в Интернет / Т.А. Пасько. – СПб.: Питер, 2005. – 544 с.
18. Тараканова, К.В. Информатика / К.В. Тараканова. – М.: Книга, 2000. – 304 с.
19. Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – М.: МЦФЭР, 2002. – 182 с.
20. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. И.К. Корнеева. – М.: Проспект, 2004. – 382 с.
21. Серова Г.А. Использование справочно-правовой системы (СПС) «Гарант» в работе секретаря / Г.А. Серова // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 40-47.
22. Суханов, А.П. Информация и прогресс / А.П. Суханов. – Новосибирск: Наука, 2004. – 193 с.
23. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе / К. Тейлор. – М.: СолСистем, 2007. – 281 с.
24. Хелд, Г. Технологии передачи данных / Г. Хелд. –  СПб.: Питер, 2004. – 688 с.
25. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря / сост. И.В. Самыкина. – М.: БИНОМ, 2006. – 491 с.