Чтобы эффективно и быстро ориентироваться  в сети необходимо знать основные термины, которые используются в  сети Internet:

     A) Русские термины:

     - Поисковые программы – позволяют  искать документы, чьи заголовки  и содержание соответствует ключевым словам, на которых базируется поиск;

     - Сервер - программа для сетевого  компьютера, позволяющая предоставить  услуги одного компьютера другому  компьютеру. Обслуживаемые компьютеры  сообщаются с сервер-программой  при помощи пользовательской  программы (клиент-программы);

     - Узел - компьютер в сети, выполняющий  основные сетевые функции (обслуживание  сети, передача сообщений и т.п.);

      - Электронная почта - обмен почтовыми  сообщениями с любым абонентом  сети Internet²⁷.

     B) Английские термины:

     - Archie - архив. Система для определения местонахождения файлов в публичных архивах сети Internet;

     - HTML (Hypertext Markup Language)- язык для написания  гипертекстовых документов. Основная особенность - наличие гипертекстовых связей между документами находящимися в различных архивах сети; благодаря этим связям можно непосредственно во время просмотра одного документа переходить к другим документам;

     - Internet Explorer – Web-браузер, разработанный компанией Microsoft;

     - VERONICA (Very Easy Rodent-Oriented Netwide Index to Computer Archives) - система поиска информации в публичных архивах сети Internet по ключевым словам²⁸.

     Таким образом, Internet – это обширная, разветвленная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные  в самых отдаленных точках Земли. На сегодняшний день доступны около 30 тыс. Web-серверов, а число новых Web-страниц ежемесячно увеличивается. Чтобы эффективно и быстро работать в сети необходимо знать основные термины, которые там используются.

     Таким образом, использование перечисленных  Internet -сайтов позволит любому работнику организации - секретарю-референту, сотруднику делопроизводственной службы, бухгалтеру или юристу - всегда быть в курсе последних изменений и законопроектов нашего быстро меняющегося законодательства. В небольших организациях, где нет выделенного постоянного канала доступа в Internet у всех сотрудников, секретарь-референт может периодически просматривать правовые сайты и информировать руководство и заинтересованные подразделений об изменениях е законодательстве, касающемся сферы их деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ ИНТЕРНЕТ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

2.1. Internet – сайты для секретаря

 

     В небольших организациях секретарю приходится выполнять различные поручения руководителя. Например, если в фирме нет службы кадров, то руководитель может возложить на секретаря работу по размещению информации о вакансии и подбору кандидатов на ту или иную должность²⁹.

     Используя Internet и его возможности, секретарь может разместить объявление о вакансии или свое резюме, просмотреть имеющиеся резюме, определить общую ситуацию на рынке труда по необходимой специальности: количество предложений, средняя желаемая зарплата и квалификация потенциальных соискателей, наличие аналогичных вакансий и предлагаемая в других организациях зарплата. Анализ этой информации упростит дальнейшую работу с возможными соискателями.

     Сайты, представляющие из себя банк данных резюме и вакансий, имеются в сети в значительном количестве. Большинство популярных поисковых систем имеет отдельный раздел «Работа», представленный ссылкой сразу на заглавной странице сайта.

     Другой  популярный поисковый сайт – Mail.ru (www.mail.ru), возникший первоначально как служба, предоставляющая бесплатные электронные почтовые ящики пользователям, сегодня имеет и мощный каталог сайтов, включающий в себя рубрику «Работа и заработок»³⁰. Все поисковые системы такого типа содержат рубрикатор, содержащий списки сайтов по заданной тематике. Воспользовавшись им, можно получить информацию о сайтах, посвященных уже непосредственно вопросам подбора персонала и трудоустройства.

     Например, войдя в соответствующую рубрику поисковой системы «Апорт» (www.aport.ru), пользователь может уточнить запрос как географически, выбрав интересующий его город, так и тематически, выбрав, например, рубрику «Кадровые агентства», «Периодические издания», «Работа для молодежи» и т.д.  Поисковая система Rambler  (www.rambler.ru) представляет постоянно обновляемый рейтинг сайтов, так называемому «Топ-100».

     Таким образом, выбирая для размещения объявления о вакансии или резюме сайт, находящийся в верхних строчках рейтинга, можно быть уверенным, что ваше объявление увидит максимальное число интересующих вашу организацию специалистов либо работодателей.

     В том случае, если есть необходимость в подборе высококвалифицированного, высокооплачиваемого персонала либо в существенном расширении штата, имеет смысл обратиться в одно из многочисленных кадровых агентств, ссылки на сайты которых также легко найти непосредственно в поисковых системах (каталогах)³¹. Многие из вышеуказанных специализированных сайтов содержат раздел «Кадровые агентства» (кадровые службы).

     Таким образом, Internet позволяет существенно упростить поиск сотрудников, в то же время за счет большего охвата потенциальной аудитории получить и больший выбор, приглашая на работу действительно квалифицированный персонал.

     Перед секретарем-референтом всегда стоит задача быть в курсе последних изменений в законодательстве. Поэтому стоит сделать закладки и периодически посещать сайты, посвященные правовому обеспечению. Это КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс, Референт и др.

     Правовые  справочные системы КонсультантПлюс существуют с 1992 года и установлены более чем у полумиллиона пользователей различных версий этой системы. На сайте www.consultant.ru оперативно размешаются новейшие правовые акты, причем многие не только в виде текстов, но и в виде графических копий правовых актов в формате tiff³². Доступ к полным онлайн-версиям систем открыт по нерабочим дням с 00.00 до 24.00, а к универсальной правовой системе КонсультантПлюс: ВерсияПроф и системе КонсультантПлюс: Законопроекты также в рабочие дни с 20.00 до 24.00 (время московское).

     На сайте можно найти обзоры законодательства, консультации по бухгалтерскому учету и налогообложению в виде подборок материалов за последние 6 месяцев, сделанных на основе систем Консультант Бухгалтер, Консультант Финансист, Корреспонденция Счетов и журнала «Главная книга» компании «Консультант Плюс». Ответы на конкретные вопросы по практике бухгалтерского учета и налогообложения представлены в трех рубриках: «Вопросы и ответы», «Схемы корреспонденции» и материалы из журнала «Главная книга»³³.

     Также на сайте размешается другая справочная правовая и экономическая информация, бизнес-справочник по компаниям и организациям, новостная лента, на которой в течение дня публикуются основные события в области политики, законодательства и экономики по материалам основных новостных агентств, магазин деловой книги, а также форум, на котором посетители сайта могут обмениваться мнениями, задавать вопросы и обмениваться опытом. Единственным недостатком сайта можно назвать неудачную цветовую гамму внутренних страниц, так как желтые ссылки на сером фоне очень плохо читаются. Впрочем, эта проблема решается либо изменением настроек шрифтов в обозревателе, либо выделением всей страницы.

     Основной  конкурент «Консультант Плюс» - компания «Гарант». Компания также специализируется на создании и поддержке правовых баз данных и имеет большой опыт работы в этой области, так как существует с 1990 года³⁴.

     Кроме вышеперечисленных, наиболее известных  компаний, в последние годы определенную популярность получила и правовая система «Референт»  (www.referent.ru)³⁵. На сайте также можно посмотреть новости законодательства. Еще одна страничка в Internet, посвященная российскому законодательству, - это информационно-правовой портал «Кодекс», расположенный по адресу www.kodeks.ru³⁶. Портал содержит информацию о новостях федерального законодательства, электронную библиотеку. Как и на других сайтах, тут можно получить доступ к базе данных по законодательству. Информационный портал «Кодекс» является в первую очередь Интернет-версией профессиональных юридических и специализированных систем «Кодекс», т.е. это огромный банк данных нормативно-правовой, нормативно-технической и специализированной информации для всех сфер деятельности, включающий более чем 700 000 документов³⁷.

2.2.Использование справочно-правовой системы (СПС) «Гарант» в работе секретаря

 

     При составлении и ведении различных  документов можно воспользоваться справочно-правовой системой КонсультантПлюс, содержащей в подсистеме Деловые бумаги, электронные библиотечные образцы и шаблоны типовых документов³⁸.

     В системе «Гарант» для секретарей представляет профессиональный интерес раздел Бизнес-справки, мониторинг. Этот раздел представлен в виде обобщенных таблиц наиболее часто используемой информации: динамики индексов инфляции, динамики минимальной заработной платы, официальных курсов валют, установленных Банком России, ставок налога на доходы физических лиц (подоходный налог), стоимости малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учетной ставки Банка России. При работе с той или иной СПС необходимо оценить ее с точки зрения удобства использования. Какими бы особенностями интерфейса или технологиями обновления ни обладала справочная правовая система, работа с нею делится на три этапа:

     - формирование запроса на поиск;

     - работа со списком документов, полученным в ответ на запрос;

     - работа с текстом документа³⁹.

     Качество  программной оболочки СПС в значительной мере определяется тем, какие инструменты предусмотрены в ней для работы на каждом из этих этапов. После запуска СПС ГАРАНТ автоматически открывается Основное меню, из которого можно перейти к разделам правовой и экономической информации, произвести поиск документов, обновить информационный банк. Для поиска шаблонов и типовых форм секретарю необходимо выбрать раздел Формы документов, находящийся в блоке экономической информации.

     Для этого в блоке Экономическая  информация необходимо щелкнуть мышью по кнопке Формы документов, после чего на экране откроется Классификатор, в котором ссылки на подразделы выделены зеленым цветом и подчеркиванием. В классификаторе с помощью мыши можно выбрать интересующий вас раздел законодательства и далее перейти к списку форм. Для обращения к ссылке необходимо щелкнуть по ней мышью, а, обратившись к кнопке Предыдущий, можно вернуться на один шаг назад. Раздел Формы документов содержит типовые формы документов (договоры, бланки, доверенности, формы судебных документов, формы бухгалтерской и статистической отчетности), утвержденные государственными органами, а также образцы деловых бумаг, не являющиеся официальными документами.

     В системе «Гарант предусмотрена  возможность заполнения и редактирования большого количества форм путем переноса их в редактор или электронную таблицу⁴⁰. Для этого следует перейти по ссылке. После обращения к ссылке автоматически запускается редактор, и в него загружается выбранная форма. Далее с формой можно работать как с обычным файлом: редактировать, сохранять, распечатывать и т.д.

     Помимо  поиска из раздела Формы блока  Экономическая информация, формы документов можно найти, воспользовавшись другими поисковыми возможностями СПС «Гарант». В случае если мы знаем реквизиты искомой формы документа, то лучше воспользоваться Карточкой запроса. Если же реквизиты искомой формы документа не известны, то здесь нам поможет Поиск по ситуации или Поиск по Классификатору.

     Для выбора того или иного вида поиска важно понимать принципы, по которым система отбирает документы:

     - по Карточке запроса - поиск  документа по известным реквизитам, в том числе по контексту;

     - по Классификатору - этот вид поиска  удобен для составления тематических подборок документов;

     - по Энциклопедии ситуаций - особый вид поиска, позволяющий быстро решить проблему в условиях отсутствия информации о реквизитах документов⁴¹.

     В системе «Гарант» реализована возможность  поиска консультационных материалов по источнику опубликования, а также Поиск толкований терминов, встречающихся в текстах правовых документов. Воспользоваться всеми видами поиска можно из Основного меню.

     Если  в результате поиска по Карточке запроса система выводит слишком длинный список (более 10 документов), то необходимо уточнять запрос, задавая дополнительные реквизиты. Это могут быть, например, тип документа, издавший его орган, дата издания. Обратите внимание, что любой реквизит документа следует указывать только в том случае, если вы уверены в его правильности.