ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ

ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

( Н И У « Б  е л Г У »  ) 
 

ИСТОРИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ 
 

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 
 
 
 
 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  РЕСУРСЫ ИНТЕРНЕТ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
 
 

Курсовая  работа

студентки дневного отделения 3 курса группы 070803

Рыжовой Татьяны Викторовны 
 
 
 
 

Научный руководитель:

к.ф.н., старший  преподаватель

Геращенко М.Б. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БЕЛГОРОД  2011 

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Актуальность курсовой работы определяется тем, что изменение человеком окружающего мира влечет развитие информационного пространства. На каждом этапе этого развития неизбежно накапливается информация первого порядка - опыт деятельности человека и информация второго порядка - сведения об опыте обработки и переработки информации.

     В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся  в процессе развития. Информация – это сведения, независимо от формы их представления, усваиваемые субъектом в форме знаний. Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов (информационных продуктов) и информационной инфраструктуры. (Примеры информационных систем - библиотеки, архивы, фильмотеки, базы данных, Internet.) Информационные ресурсы – это отдельные документы, массивы документов, которые входят в состав информационных систем.

      Внедрение всемирной компьютерной сети Internet, изменило нашу повседневную жизнь и работу до неузнаваемости. В тенденциях развития современного общества выделяют определяющих фактор, такой как возникновение и развитие сети Internet.

      Перед секретарем-референтом всегда стоит  задача быть в курсе последних  изменений в законодательстве. Поэтому  стоит сделать закладки и периодически посещать сайты, посвященные правовому обеспечению, это Консультант Плюс, Гарант, Кодекс, Референт и др. В небольших организациях секретарю приходится выполнять различные поручения руководителя. Например, если в фирме нет службы кадров, то руководитель может возложить на секретаря работу по размещению информации о вакансии и подбору кандидатов на ту или иную должность, необходимо лишь зайти на сайт и заполнить соответствующий бланк.

      Таким образом, использование Internet – ресурсов в работе секретаря играет огромное значение. Для секретаря компьютер и Internet в настоящее время стали незаменимыми инструментами в выполнении широкого круга обязанностей. Массовое распространение компьютерных технологий позволило облегчить труд работников службы ДОУ, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.

     Степень изученности. Информационные ресурсы Интернет в области ДОУ представляет собой огромный научно-исторический интерес, вследствие этого, можно провести следующий библиографический анализ. В работе М. Домникова изложена суть профессии секретаря и принцип, его успешной карьеры¹.  Д. Комер, изложил в своем исследовании различные принципы функционирования Интернет².  Т.В. Кузнецова проанализировала делопроизводство на компьютере³. 

     О.А. Ефимова, С.Л. Кузнецов, Г.А. Серова рассмотрели  Internet – технологии в делопроизводстве, дали характеристику Internet для секретаря⁴. М.И. Басаков, М. Домникова, Л.В. Санкина, И.К. Корнеева, К. Тейлор, И.В. Самыкина описали делопроизводство, привели примеры образцов документов, рассмотрели организацию и технологию работы секретаря⁵.

     М.И. Бройдо, М.Ю. Гук, В.Г. Олифер, Г. Хелд  в своих работах описали офисную технику для секретаря, дали характеристику аппаратным интерфейсам ПК, рссмотрели технологию передачи данных в сети⁶. Г.И. Гольдгамер, А.В. Константинов, Б.  Кристальный, В.Н. Михайловский, К.В. Тараканова, Т.А.Пасько описали в своих трудах научно-информационную деятельность и информатику как науку об информационных технологиях человеческой деятельности⁷.

     Объектом исследовательской работы является информационные ресурсы Интернет, предметом – значение информационных ресурсов в области ДОУ.

     Целью данной работы является формирование целостного представления об информационных ресурсах Интернет в области ДОУ. Достижение этой цели зависит от решения следующих задач:

     1) рассмотреть понятия информационные ресурсы и информация;

     2) изучить основные понятия для пользователей сетью Internet;

     3) охарактеризовать Internet – сайты для пользователя сетью Internet;

     4) выявить значимость справочно-правовой системы Гарант.

     Методологической  базой при исследовании данной темы различные общенаучные методы исследования: сравнительный анализ, частнонаучные методы - информационный, правовой и др.

     Практическая  направленность. Результаты, полученные в ходе выполненной работы, могут стать основой для выработки мер направленных на совершенствование Internet-среды для секретаря. После соответствующего анализа информации об  Internet – технологиях можно выявить недостатки для совершенствования работы в Internet - среде.

     Структурно  курсовая работа состоит из введения и двух разделов, заключения и библиографического списка. В первом разделе рассмотрена роль информационных ресурсов в документоведении. Во втором разделе курсовой работы проанализировано использование информационных ресурсов Интернет в работе секретаря 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИИ

1.1.Информационные ресурсы

 

     Постепенно  потребность в информации вышла  за границы личного общения - обобщенный опыт начал накапливаться и фиксироваться  при помощи все более совершенных средств. Как речь, так и письменность - это весьма значимые для развития человеческого общества информационные технологии. Все новые технологии поддерживают производство и передачу информации, обеспечивая развитие информационных потребностей и множество информационных ресурсов. Далее объем общественно значимой информации превысил информационные возможности одного отдельного человека, таким образом, информационная технология стала нуждаться в изобретении все новых и новых средств обеспечения информационной деятельности - так на основе письменности возникло книгопечатание. В результате каждого революционного изобретения с новой силой развивается процесс информатизации. Такие информационные технологии, как письменная речь и книгопечатание позволили человеку подняться на соответствующий культурный уровень.

     Информация  – это сведения, независимо от формы  их представления, усваиваемые субъектом  в форме знаний⁸.

     Информационная  система – это организационно упорядоченная совокупность документов (информационных продуктов) и информационной инфраструктуры. (Примеры информационных систем - библиотеки, архивы, фильмотеки, базы данных, Internet)⁹.

     Информационные  ресурсы – это отдельные документы, массивы документов, которые входят в состав информационных систем¹⁰.

     Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов и информационных технологий¹¹.

     Информационные ресурс - материальный носитель информации (бумажный, магнитный или иной) с зафиксированной на нем информацией, в том числе входящий в информационную систему (библиотеку, архив, фонд, базу данных и другие)¹².

     Информация (от лат. informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С середине 20 века  информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке.

     Информация  – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления¹³.

     Существует 2 подхода к сущности информации:

     - атрибутивный – информация рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объектов;

     - функциональных – информация в неживой природе не существует, т.к. она образуется лишь в процессе деятельности.

     Информация состоит из данных, которые приобретают характер информации, когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот информации в системе управления, движение информации от объекта к субъекту и наоборот.

     Характеристики информация:

      - постоянная и переменная;

      - первичная и производная;

      - системная (унифицированная) и несистемная;

      - по форме отображения: визуальная, аудио, видео, в электронном виде;

     - входящая и исходящая;

     - ретроспективная и оперативная¹⁴.

     В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку  информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодействие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.

     Большинство организаций представляют собой  открытые системы, каждая имеет внешнюю  и внутреннюю среду. Внешняя среда – то, чем нельзя управлять. В основе взаимодействия сред лежит обмен информацией, тогда внешняя среда = внешней информационная среда. Она делится на:

     - среду прямого информационного  воздействия. Факторы влияния среды прямого воздействия: поставщики, законы и органы государственной власти, потребители, конкуренты;

     - среду косвенного информационного  воздействия. Ее факторы влияния: технологии, состояние экономики, социокультурные, политическое состояние, международное окружение, региональные и национальные факторы, экологические факторы¹⁵.

     Информационная  среда организации – то, на основе чего, создается информационная инфраструктура организации. Информационная среда представляет собой совокупность источников информации, оказывающие воздействие на систему в целом. Информационная инфраструктура организации – это система жизнеобеспечения организации, она обеспечивает все элементы системы соответствующей информацией. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Еще две составляющие – информационная технология и информационный персонал. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации. Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов.