Документы кадровой службы

Приказ подписывается  руководителем организации.

Работник должен быть ознакомлен с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы. После ознакомления с приказом работник в соответствующей строке приказа  проставляет свою подпись.

 

В приказе указываются:

- дата приема на работу  и дата окончания трудового  договора (для срочных трудовых  договоров);

- фамилия, имя и отчество  работника;

- наименование структурного  подразделения, в которое принимается  работник;

- наименование должности  (профессии, специальности), а также  разряд, класс (категория), квалификация  работника;

- информация о том,  является ли работа основной  или совместительством;

- размер оклада (тарифной  ставки);

- продолжительность испытательного  срока (если работник принимается  на работу с испытанием).

При составлении приказа  работнику присваивается табельный  номер.

4. Трудовая книжка

 

4.1. Заполнение трудовой  книжки при приеме на работу

 

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Нормативно-правовые акты, устанавливающие  статус трудовой книжки, а также  регулирующие порядок ведения, хранения трудовых книжек, следующие:

- Трудовой кодекс РФ;

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;

- Постановление Министерства  труда и социального развития  РФ от 10.10.2003 N 69, утвердившее Инструкцию по заполнению трудовых книжек;

- Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

Трудовая книжка - это  обязательный кадровый документ.

Трудовые книжки обязаны  вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).

Работодатель обязан вести  трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ).

Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

При заключении трудового  договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила существуют три исключения:

- работник поступает на  работу и заключает трудовой  договор впервые (т.е. он нигде  раньше не работал);

- работник поступает на  работу на условиях совместительства;

- трудовая книжка работника  потеряна или повреждена.

В перечисленных ситуациях (кроме совместительства) работодатель должен оформить работнику новую  трудовую книжку.

На работника, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно  оформить не позднее недельного срока  со дня приема работника на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Работодатель также обязан оформить трудовую книжку и в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи  с ее утратой, повреждением или по иной причине. Для этого работник должен представить работодателю письменное заявление (с указанием причины  отсутствия трудовой книжки) с просьбой оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

 

Примечание. Работодатель, у  которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в  его трудовой книжке.

 

Трудовую книжку такого работника  ведет работодатель по основному  месту работы.

Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании  документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

 

4.2. Внесение сведений  о работе

 

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Если работодателем является индивидуальный предприниматель, в  виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя - фамилия, имя и отчество предпринимателя.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о  принятии или назначении в структурное  подразделение организации с  указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным  расписанием организации.

В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением  работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано  предоставление льгот либо наличие  ограничений, наименование этих должностей, специальностей или профессий и  квалификационные требования к ним  должны соответствовать наименованиям  и требованиям, предусмотренным  соответствующими квалификационными  справочниками.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или  иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

 

 

4.3. Ознакомление работника  с записями, вносимыми

в трудовую книжку

 

Работодатель обязан ознакомить работника-владельца трудовой книжки с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

Работник должен расписаться  в личной карточке, в разд. III которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

                           

                   

 

 

                          4.4. Оформление трудовой книжки работнику, принятому

на работу впервые

 

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в  присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании  паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки).

Записи осуществляются следующим  образом:

- фамилия, имя и отчество  указываются полностью, без сокращения  или замены имени и отчества  инициалами, дата рождения записывается  полностью (число, месяц, год)  на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских  прав и др.);

- запись об образовании  (основном общем, среднем общем,  начальном профессиональном, среднем  профессиональном, высшем профессиональном  и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании  надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома  и т.п.);

- запись о незаконченном  образовании соответствующего уровня  может быть произведена на  основании представленных надлежаще  заверенных документов (студенческого  билета, зачетной книжки, справки  образовательного учреждения и  т.п.);

- профессия и/или специальность  указываются на основании документов  об образовании, квалификации  или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки) или других надлежаще  оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный  лист) трудовой книжки подписывает  также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась  трудовая книжка.

 

 

 

4.6. Учет и хранение  трудовых книжек

 

Учет трудовых книжек, а  также бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее ведется работодателем:

а) в приходно-расходной  книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них.

Работодатель обязан постоянно  иметь в наличии необходимое  количество чистых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Бланки трудовой книжки и  вкладыша в нее хранятся в организации  как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его  заявке.

По окончании каждого  месяца лицо, ответственное за ведение  трудовых книжек, обязано представить  в бухгалтерию организации отчет  о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с  составлением соответствующего акта.

Организация не вправе выдавать трудовые книжки на руки работникам.

 

Трудовые книжки выдаются работникам только при увольнении.

При этом работодатель обязан по письменному заявлению работника  не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику  копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку  из трудовой книжки (п. 7 Правил ведения трудовых книжек).

 

 

                                                               5. Личная карточка

 

На каждого принимаемого на работу работника открывается  отдельная личная карточка по форме N Т-2.

Форма N Т-2 "Личная карточка работника" утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Личная карточка является документом первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В личной карточке фиксируются персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.

 

 Личные карточки работников  относятся к тем документам, которые  трудовые инспекторы всегда требуют  при проведении проверки. При  отсутствии личных карточек работодатель  может быть привлечен к административной  ответственности за нарушение  трудового законодательства на  основании ст. 5.27 КоАП РФ.

 

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись  в его личной карточке, в которой  повторяется запись, внесенная в  трудовую книжку (п. 12 Правил ведения трудовых книжек).

Раздел 3 Личной карточки содержит графу 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". Именно здесь работник должен поставить свою подпись, тем самым подтверждая факт ознакомления с записью, внесенной как в личную карточку, так и в трудовую книжку.

Личная карточка ведется  в одном экземпляре и хранится у работодателя.

Как правило, личные карточки ведет работник отдела кадров. Однако в небольших организациях кадровые документы, в том числе и личные карточки работников, часто заполняют  бухгалтеры.

Многие работодатели, стараясь упростить документооборот, при  возможности ведут документы  в электронном виде.

В этой связи отметим, что  формально в законодательстве нет  норм, обязывающих вести личные карточки именно на бумажных носителях. Однако, учитывая то, что в личной карточке обязательно должна проставляться  личная подпись работника, можно  сделать вывод, что личные карточки должны вестись на бумажных носителях.

Отметим также, что законодательно не установлен срок, в течение которого необходимо завести личную карточку на работника. В этой ситуации необходимо исходить из сроков, установленных  для оформления трудовой книжки. Для  работника, принятого на работу впервые, трудовая книжка оформляется в недельный  срок, а запись в имеющуюся трудовую книжку работника должна быть сделана  не позднее шестого дня работы. В эти же сроки следует завести  личную карточку на принятого на работу работника.