Документы кадровой службы

ВВЕДЕНИЕ

 

 «Делопроизводство (или  документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая  документирование (запись информации  на различных носителях по  установленным правилам) и организацию  работы с официальными документами  ».

Информация, содержащаяся в  документах организации, имеет важное значение  для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она  связана не только с деятельностью  организации, но и со многими фактами  деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций  кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой  в кадровой службе, входят документы  различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными  и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления  Госкомстата РФ и пр.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЕМ НА РАБОТУ

 

1. Общие правила

 

При приеме работника на работу работодатель должен оформить ряд необходимых документов.

После того как между работником и работодателем достигнуто соглашение о начале трудовых отношений, работодатель должен предпринять следующие действия.

В первую очередь, до подписания трудового договора, работодатель обязан ознакомить работника под роспись  со следующими документами:

- правилами внутреннего  распорядка;

- коллективным договором  (если таковой имеется);

- иными локальными нормативными  актами, непосредственно связанными  с трудовой деятельностью работника  (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

После этого между работником и работодателем подписывается  трудовой договор.

Затем издается приказ о  приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Работник знакомится с приказом и подтверждает ознакомление росписью в нем.

На основании приказа  производится запись в трудовую книжку работника.

Далее на работника заводится личная карточка. В личной карточке работник проставляет свою роспись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.

И наконец, в завершение этого  процесса в бухгалтерии открывается  лицевой счет работника.

 

2. Трудовой договор

 

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику  работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать  работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка, действующие  у данного работодателя.

Стороны трудового договора - работник и работодатель.

 

2.1. Требования к договору

 

Трудовой договор заключается  в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Письменная форма предусмотрена  для всех видов трудовых договоров. Поэтому независимо от того, заключается  ли срочный трудовой договор или  договор на неопределенный срок, является ли место работы для работника  основным или это работа по совместительству, трудовые отношения необходимо оформлять  путем заключения письменного трудового  договора.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых  остается у работодателя, а второй передается работнику.

Каждый экземпляр трудового  договора должен быть подписан и работником, и работодателем.

 

2.3. Условия трудового  договора

 

Трудовой договор, заключаемый  между работником и работодателем, является одним из ключевых документов в формировании трудовых отношений.

Каждая организация самостоятельно разрабатывает текст трудового  договора, при этом для различных  сотрудников трудовые договоры могут  различаться.

Несмотря на то что Трудовой кодекс РФ довольно детально регулирует правовые основы трудовых отношений, трудовой договор позволяет обозначить нюансы трудовых отношений в конкретных ситуациях.

Такие условия, как, например, наименование должности, размер оплаты труда, являются обязательными условиями  трудового договора, индивидуальными  для каждого работника.

Требования к структуре  трудового договора следующие.

В трудовом договоре в обязательном порядке указываются данные, позволяющие  идентифицировать работника и работодателя:

- фамилия, имя, отчество  работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;

- паспортные данные работника;

- ИНН (идентификационный  номер налогоплательщика) работодателя;

- сведения о представителе  работодателя, подписавшем трудовой  договор, и основание, в силу  которого он наделен соответствующими  полномочиями;

- место и дата заключения  трудового договора.

Кроме того, трудовой договор  должен содержать обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ.

 

2.4. Обязательные условия  трудового договора

 

Обязательные для включения  в трудовой договор условия перечислены  в ст. 57 ТК РФ. К ним относятся:

1. Место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

 

2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

 

Если выполняемая работа по определенным должностям, профессиям, специальностям законодательно предусматривает  предоставление компенсаций и льгот  либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих или в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787.

 

        3. Дата начала работы.

Чаще всего дата начала работы привязана к дате подписания трудового договора.

Если трудовой договор  подписан, например, 30 июня 2010 г. и в  нем нет специального условия  о дате начала работы, работник обязан приступить к работе на следующий  день после подписания договора (ст. 61 ТК РФ), т.е. 1 июля 2010 г.

В то же время стороны  договора могут предусмотреть и  иную, более позднюю дату начала работы.

 

Вступление трудового  договора в силу означает, что с  этого момента его стороны  приобретают права и несут  обязанности, предусмотренные ст. ст. 21 и 22 ТК РФ и трудовым договором.

После подписания трудового  договора трудовые отношения между  работником и работодателем уже  существуют и расторгнуть такой  трудовой договор можно только в  общем порядке. При этом приступить к работе работник должен не позднее  той даты, которая указана в  договоре. И именно с этой даты (даты начала работы) производится начисление заработной платы.

Отметим, что такой схемой (отсрочка даты начала работы) часто  пользуются при заключении трудового  договора перед длительными праздниками, когда работодатель не хочет оплачивать новому работнику выходные (праздничные) дни.

 

4. Срок действия срочного договора.

Срок указывается только в том случае, если заключен срочный  трудовой договор.

 

5. Для срочного договора - обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.

 

6. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

 

Как правило, в трудовом договоре фиксируется только размер должностного оклада работника, а в отношении  надбавок, доплат и премий делается ссылка на внутренний локальный нормативный  акт, например на положение об оплате труда, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись при  приеме на работу. Это допустимо.

 

7. Режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя).

Отметим, что время работы и отдыха, общее для всех работников, фиксируется в локальном нормативном  акте организации, с которым работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора. И если для работника никаких особых правил не устанавливается, тогда в трудовом договоре об этом можно не писать.

Если же работнику устанавливаются  какие-то особые условия, отличные от общих, то этот момент обязательно отражается в договоре. Например, если работник принимается на работу в условиях неполного рабочего времени.

 

8. Компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте.

 

9. Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).

 

10. Условие об обязательном социальном страховании работника.

 

11. Другие условия в  случаях, предусмотренных трудовым  законодательством и иными нормативными  правовыми актами, содержащими нормы  трудового права.

 

2.5. Дополнительные условия  трудового договора

 

Помимо основных, в трудовом договоре могут быть предусмотрены  дополнительные условия, в частности:

- об уточнении места  работы (с указанием структурного  подразделения и его местонахождения)  и (или) о рабочем месте;

- об испытании (испытательном  сроке);

- о неразглашении охраняемой  законом тайны (государственной,  служебной, коммерческой и иной);

- об обязанности работника  отработать после обучения не  менее установленного договором  срока, если обучение проводилось  за счет средств работодателя;

- о видах и условиях  дополнительного страхования работника;

- об улучшении социально-бытовых  условий работника и членов  его семьи;

- об уточнении применительно  к условиям работы данного  работника прав и обязанностей  работника и работодателя, установленных  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права;

- другие условия.

Как правило, в тексте договора указываются также права и  обязанности работника и работодателя.

 

Права и обязанности  работника перечислены в ст. 21 ТК РФ.

 

Примечание. Независимо от того, прописаны права работника в  тексте договора или нет, работник обладает всеми правами, перечисленными в ст. 21 ТК РФ.

 

 

 

Согласно ст. 21 ТК РФ работник имеет право:

- на заключение, изменение  и расторжение трудового договора  в порядке и на условиях, установленных  ТК РФ;

- предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

- рабочее место, соответствующее  государственным нормативным требованиям  охраны труда и условиям, предусмотренным  коллективным договором;

- своевременную и в  полном объеме выплату заработной  платы в соответствии со своей  квалификацией, сложностью труда,  количеством и качеством выполненной  работы;

- отдых, обеспечиваемый  установлением нормальной продолжительности  рабочего времени, сокращенного  рабочего времени для отдельных  профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных  дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

- полную достоверную информацию  об условиях труда и требованиях  охраны труда на рабочем месте;

- профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей  квалификации в порядке, установленном  ТК РФ;

- объединение с другими  работниками, включая право на  создание профессиональных союзов  и вступление в них, для защиты  своих трудовых прав, свобод и  законных интересов;