Документирование трудовых отношений

Также юрист имеет право  вносить в проекты приказов редакционные поправки и замечания в пределах своей компетенции, а также обязывать  исполнителей уточнять отдельные формулировки или проводить дополнительное согласование.-

Виза включает должность  визирующего, подпись, расшифровку  его подписи и дату согласования. Внешнее согласование в зависимости  от содержания проекта приказа может  осуществляться:

Ø с вышестоящими организациями;

Ø с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние  выступают обязанной стороной в  правоотношениях, возникающих вследствие издания приказа, или когда его  содержание затрагивает их непосредственные интересы;

Ø с органами, осуществляющими  государственный контроль (надзор) в определенной области;

Ø с коллегиальными, профсоюзными органами и другими общественными  организациями.

Внешнее согласование может  быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования.

Гриф согласования включает в себя слово «согласовано», наименование должности (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и  дату согласования.

11. В каком порядке подписывается  приказ?

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а  в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении  обязанностей между руководством или  специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным  вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено  в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр  приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита «подпись»  входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись  и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать  приказ с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности. Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в  подписанном приказе неточностей  или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после  подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель  составляет список на рассылку, который  должен включать только те подразделения  и организации, которых он касается. Ответственность за определение  тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и  рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для  изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая  отметка в списке на рассылку.

12. Каково содержание приказа по  учету кадров?

Приказами по учету кадров документально оформляются:

прием, перевод на другую работу;

увольнение, изменение условий  труда, присвоение разрядов, классности;

установление размеров оплаты труда;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

наложение дисциплинарных взысканий  и др.

По структуре приказы  могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких  приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...»  и т. п.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных пунктов  делает приказ сложным.

В сложных приказах при  решении одного кадрового вопроса (прием

или увольнение и др.) заголовок  формулируется в зависимости  от решаемого вопроса. Если в одном  пункте перечисляется несколько  фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Констатирующая часть  в приказах по личному составу  может отсутствовать.

Распорядительная часть  приказа начинается с:

указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными  буквами);

должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового  вопроса.

13. Какие существуют дополнительные  требования к приказам по учету  кадров?

Приказ по учету кадров — это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по учету кадров оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические  факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по учету кадров издаются в строгом соответствии с ТК РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные  списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

При приеме на работу обязательно  указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и при необходимости  условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т. п.

Каждый пункт приказа  по учету кадров должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание  данного распорядительного действия.

Проект приказа по учету  кадров обычно согласовывается со всеми  заинтересованными в данном вопросе  должностными лицами. Предусмотрено  обязательное визирование таких  приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по учету кадров обязательно  регистрируются в книге (журнале) регистрации  или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы  о переводе, увольнении, изменении  фамилии подшиваются в отдельное  дело по номенклатуре дел.

Приказы по учету кадров доводятся  до сведения работников под расписку. Так, в соответствии со ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

После подписания руководителем  организации приказа (распоряжения) о приеме работника на работу заводится  личная карточка работника (форма №  Т-2) или личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №  Т-2 ГС(МС), или учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Название карточки работников позволяет не только вести учет кадров, но и их движение, проводить необходимый  анализ состава этих кадров.

Основанием для записей  являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный  билет, документы об образовании  и др.). Все последующие изменения  в анкетно-биографических и учетных  данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по учету кадров (кроме приказов о  предоставлении отпусков и командировании сотрудников (хранятся 3 года) и личных и учетных карточек работников (формы  — № Т-2, № Т-2 ГС(МС), № Т-4) — 75 лет.

Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка работника по форме № Т-2), оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже.

Порядок работы с личными  делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем  предприятия по-разному решают вопросы  их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих  работников, специалистов, материально  ответственных лиц и т. п. Первоначально  в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который  является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается оформлением  следующих документов:

заявления;

при необходимости — анкеты;

трудового договора;

приказа о приеме на работу;

личной карточки работника (форма № Т-2; № Т-2 ГС(МС); № Т-4);

и, если это необходимо, оформляются  личные дела (после издания приказа  о приеме на работу).

14. Какие существуют правила ведения  трудовых книжек?

Трудовая книжка установленного образца остается документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Информация, которая фиксируется  в трудовой книжке, дает представление  о профессиональных качествах работника, а также позволяет установить продолжительность страхового, непрерывного и специального стажа, который необходим  для определения наличия у  него тех или иных прав, льгот  и преимуществ.

Порядок ведения трудовой книжки предусмотрен Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Трудовые книжки ведутся  на всех работников, работающих в организации  свыше пяти дней, в том числе  на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. В трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим  временем.

Трудовая книжка впервые  заполняется в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  его приема на работу. В нее вносятся:

1) сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество;

дата рождения;

образование, профессия, специальность, квалификация;

2) сведения о работе:

прием на работу;

перевод на другую постоянную работу;

увольнение со ссылками на соответствующие приказы;

сведения о поощрениях и награждениях;

сведения об открытиях, на которые у работника имеются  дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи  с этим вознаграждениях.

Трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности.

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения — полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника определяются на основании  паспорта, образование (общее и специальное), профессия и специальность также  указываются на основании соответствующего документа.

Все изменения заносятся  в трудовую книжку на основании соответствующих  документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в  трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.

По желанию работника  в трудовой книжке отдельной строкой  указываются его работа по совместительству и срок ее окончания на основании  справки с места совместительства.

Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам  учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе  подготовительных) высших и средних  специальных учебных заведений.

Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской  хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью  на основании соответствующей справки.

Со ссылкой на дату, номер  и наименование соответствующих  документов в трудовую книжку по месту  работы до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие  записи отдельной строкой: