Документирование трудовых отношений

Локальные нормативные акты следует отличать от коллективного  договора, который представляет собой  правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и  заключаемый работниками и работодателем  в лице их представителей, т.е. это  нормативное соглашение, принимаемое  в договорном порядке (ст. 40, 41 ТК РФ). В отличие от коллективных договоров  и соглашений, которые заключаются  после проведения коллективных переговоров  и действуют в течение определенного  срока (до 3-х лет), локальные нормативные  акты принимаются обычно по инициативе работодателя, процедура их принятия не определена, они могут быть как  срочными, так и постоянными.

В системе источников трудового  права локальные нормативные  акты занимают низшее положение. Они  не должны содержать норм, ухудшающих положение работников по сравнению  с трудовым законодательством, подзаконными нормативными актами (указами Президента РФ, постановлениями Правительства  РФ, актами федеральных органов исполнительной власти), законами и подзаконными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления, а  также соглашениями и коллективными договорами.

Локальные акты, принятые с  нарушением этого требования, являются недействительными и не подлежат применению с момента их принятия.

4. По каким основаниям оформляются  приказы?

Приказ (распоряжение) — внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Оформлению приказами  подлежат:

Ø утверждение внутренних положений (об учетной политике, о  проведении аттестации и т. п.);

Ø прием на работу, перевод  на другую работу, увольнение работников (см. Приложение 1,2, 3);

Ø поощрение работников, наложение  дисциплинарных взысканий;

Ø другие вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.

Изменения и дополнения в  приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы подразделяются на приказы  по основной деятельности и приказы  по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами  подразделений по поручениям руководства  или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Проекты приказов должны составляться на основе всестороннего  изучения затрагиваемых в них  вопросов, с тем чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными  и реальными, соответствовали действующему законодательству, а также исключали  необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

5. Как составляются проекты приказов  по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а  в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении  обязанностей между руководством или  специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным  вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено  в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр  приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита «подпись»  входит:

Ø наименование должности  лица, подписывающего документ;

Ø личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать  приказ с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности. Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в  подписанном приказе неточностей  или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после  подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель  составляет список на рассылку, который  должен включать только те подразделения  и организации, которых он касается. Ответственность за определение  тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и  рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для  изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией, где они  формируются. Дополнительные копии  снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая  отметка в списке на рассылку.

6. Каков порядок признания приказов  утратившими силу?

При составлении проекта  приказа необходимо:

— увязать содержащиеся в  нем предложения с ранее изданными  по данному вопросу документами  во избежание повторений и противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности  его двоякого толкования;

— определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений.

Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в  какой части.

Приказы, а также отдельные  разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими  силу одновременно с изданием новых  приказов по данному вопросу. Перечень приказов, утративших силу, указывается  отдельным пунктом (при большом  количестве он может быть дан в  приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в  проекте приказа дается новая  редакция конкретного пункта, например

«Пункт 2 приказа от_____№  изложить в следующей редакции_____________________________», и далее приводится новый текст.

7. В каких случаях возможно издание  повторных, дополнительных приказов  и приложений к ним?

Повторные приказы по одним  и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин невыполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены  эффективные меры по выполнению установленных  заданий и дисциплинарные взыскания  лицам, допустившим срыв выполнения ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением  к ранее изданным, должны иметь  в тексте оговорку: «В дополнение к  приказу от «___» _________ № ».

Наличие приложений к приказу  должно обязательно оговариваться  в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно  приложению» или «прилагается», то на первой странице приложения в  правом верхнем углу пишется: «Приложение  к приказу».

При наличии нескольких приложений они нумеруются, но без знака №, например, «Приложение 1 к приказу  ».

При реорганизации организации  или ее структурного подразделения  в приказе должны быть отражены все  основные сведения о характере проводимых структурных изменений, передаче основных фондов, помещений, документов, оборудования и т. п. Трудовые отношения с работниками  реорганизуемых структурных подразделений  оформляются приказами по личному  составу.

8. Какие существуют требования  к оформлению текста приказа  о приеме работника на работу?

Согласно Постановлению  Госкомстата от 5 января 2004 г. приказы  применяются для оформления и  учета принимаемых на работу работников по трудовому договору. Составляются они на основании заключенного трудового  договора лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Если приказ составляется на одного работника, то заполняется  форма № Т-1, а если на нескольких работников — форма №Т-1а.

При оформлении такого приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:

наименование структурного подразделения;

должность (профессия, специальность);

испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу;

условия приема на работу и  характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Следует отметить, что при  заключении с работником(ами) трудового  договора на неопределенный срок в  реквизитах «Дата» в форме № Т-1 или «Период работы» в форме  № Т-laстрока (графа) «по» не будет  заполняться.

Когда приказ (распоряжение) подписан руководителем организации  или уполномоченным на это лицом, его объявляют работнику(ам) под  расписку. Затем на основании приказа  в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется  личная карточка (форма № Т-2 или  № Т-2ГС (МС)), а в бухгалтерии  открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), утвержденные Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г.

9. Каково содержание приказа?

Приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием  вида документа. Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении...», «О создании ...», «Об объявлении ...», «Об итогах ...» и т. д.

Констатирующая часть  раскрывает причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания  приказа, или обосновывает необходимость  его выпуска.

Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии с ...», «Во исполнение ...», «В целях ...», «Для ...».

Если приказ издается на основании  или в развитие документов контролирующих органов, в констатирующей части  указывают наименование этих документов, дату, номер и при необходимости  краткое изложение содержания документа  в целом или его раздела.

Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, положений  и т. д.).

Распорядительная часть  содержит предписываемые действия, фамилии  должностных лиц, ответственных  за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть  отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого табулятора.

Текст распорядительной части  излагается в повелительной форме  и подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами сточкой.

Для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручения  каждый пункт должен включать:

ответственного исполнителя;

содержание задания;

срок исполнения (дата).

Если одному исполнителю  поручается несколько заданий, то пункт  делится на подпункты.

В тексте распорядительной части  следует избегать неконкретных заданий.

Последним пунктом приказа  должно быть определено структурное  подразделение или должностное  лицо, ответственное за исполнение приказа в целом («Контроль за исполнением приказа возложить  на ...»).

Проект приказа до представления  на подпись должен быть тщательно  отредактирован, согласован и завизирован  на первом экземпляре заинтересованными  структурными подразделениями и  должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

Согласование проводит структурное  подразделение или лицо, готовившее проект приказа.

10. Каков порядок визирования приказов?

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем  структурного подразделения — составителем проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юристом. Заместители руководителей структурных  подразделений имеют право визировать приказы только при отсутствии руководителей, это право должно быть зафиксировано  в положении об этом подразделении.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового  обеспечения, согласовываются с  главным бухгалтером.

Юрист в равной степени  с составителем проекта приказа  несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные  документы.