Документационное обеспечение управления библиотекой

       Ведущими, наиболее распространенными видами ОПД в библиотеке являются устав (например, Устав ЦБС) и положения (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и пр.)

     Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения.

     Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Как устав, так и положение могут разрабатываться на основе типового документа или индивидуально.

     Принципиально важное значение для ДОУ библиотекой  имеет наличие в ее ДО должностных  инструкций, штатного расписания, правил и пр.

     Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Обязательным условием является разработка должностной инструкции на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Наиболее рациональным является следующая структура должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения или дата распорядительного документа, вводящего ее в действие.

     Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных библиотеках — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

     Инструкция  — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, а также их подразделений, служб и должностных лиц. В условиях организаций библиотечного типа документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение» (например, Правила пользования библиотекой; Положение о Генеральном алфавитном каталоге и т. п.) (3, с. 150) .

     3.2. Плановая система  документов

     Планирование деятельности библиотеки – обязательное условие эффективного управления ею. Результаты планирования фиксируются в плановых документах (ПД), различных по содержанию и форме.

     Для управленческой практики библиотек  характерны только некоторые виды этого типа документации: планы (план работы библиотеки на определенный период времени; сводный план, координационный план, перспективный план и т. п.), программы, графики, схемы (например, блок-схема библиотечного технологического процесса или цикла) и пр. ПД всегда имеют определенный срок действия. Чаще всего они взаимосвязаны с распорядительными документами или договорами. По уровню разработки они могут быть федеральными (всероссийскими), отраслевыми, территориальными (региональными) и документами отдельной библиотеки.

     План  – это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в тех или иных единицах измерения), сроки и ответственных исполнителей. Форма плана бывает, как правило, табличной. План в виде текстового документа чаще всего может рассматриваться только как объяснительная записка к нему.

     Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Программа, как правило, излагается в виде текстового документа и может содержать дополняющие ее материалы в виде приложений. Эти материалы оформляются в виде таблиц, графиков, схем и т. п. Программы могут иметь те же уровни разработки, что и планы.

     3.3. Распорядительная  система документов

     Независимо  от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов (РД).

     Основное  назначение РД — регулирование деятельности. РД содержат решения, идущие по системе управления «сверху вниз», поэтому только они реализуют управляемость библиотеки по вертикали. В юридическом плане РД относятся к нормативным правовым актам. С точки зрения сферы своего действия РД делятся на:  правовые акты, действующие на федеральном уровне;  правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;  правовые акты, действующие в пределах отрасли или ведомства;  правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, учреждения, фирмы.

     Важнейшим моментом в издании РД данного  вида является процедура документирования. Основанием для издания РД могут являться различные документы из состава других систем документации: заявления, докладные записки, справки, предложения, заключения, акты, деловые (служебные) письма. Эти документы инициируют решение.

     Практика  управления библиотечными системами  разного уровня оперирует в основном РД второго порядка – приказами, указаниями и распоряжениями.

     Приказ  – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться широкого круга организаций и лиц.

     Распоряжение  как правовой акт может издаваться руководителем библиотеки только по вопросам частного характера. Распоряжения составляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тексте распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга лиц.

     Указание  — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (3, с. 152).

     3.4. Справочно-информационная  и справочно-аналитическая  система документов

     Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления библиотекой содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы (СИСАД). Эта система документации выполняет как бы служебную роль по отношению к ОПД и РД. Документы этой типовой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как, например, РД, а сообщают сведения, побуждающие принимать решения. Иначе говоря, они инициируют управленческие решения, дают право выбора способа действия.

     Специфика этих документов в том, что в организованном ДО они идут, как правило, по системе управления «снизу вверх». Отдельные разновидности этих документов (как, например, служебная переписка, деловые письма в том числе) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями (между библиотеками) и должностными лицами или между юридическими и физическими лицами (между читателями и библиотекой).

     Условно документы этого типа можно разделить  на две подгруппы.

     Справочно-информационные документы (СИД) – протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, служебная переписка (содержащая комплекс видов и разновидностей документов, например, деловое письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и т. п.).

     Другую  подгруппу составляют справочно-аналитиче-ские документы (САД): акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и пр., которые также имеют место в ДОУ библиотекой в той или иной степени.

     Особое  место в составе документов данной типовой группы занимают договоры. Договор играет особую роль в процессе управления, отражая одновременно признаки и СИД, и САД. Этот документ сконцентрировал в современных условиях применения его в управленческих целях все признаки документов системы СИСАД. В настоящее время существуют порядка 15 типовых групп форм договорных документов, включающих более 100 типовых форм^.

     Именно  к системе СИСАД относится  большая часть документов «библиотечной техники». Ведущее место среди них занимает акт.

     В общих чертах акт определяется как  документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов.

     В практике ДОУ библиотекой в той  или иной степени находят применение различные виды и разновидности актов. Основное условие их применения заключается в том, что следует строго придерживаться формы акта, установленной «библиотечной техникой» для данной библиотеки. В случае отсутствия в перечне или табеле документов необходимой формы акта рекомендуется применять типовую форму, установленную для государственных учреждений и включенную в последнюю редакцию ГСДОУ (3,с. 154).

     Существует  ряд общих требований к содержательной форме разновидностей актов:

     - акты проверок, обследований, ревизий и другие должны не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения;

     - акты составляются коллегиально, комиссией – 
«инициативной группой» (не менее двух составите 
лей). Эта комиссия должна быть составлена и уполномочена соответствующим распорядительным документом руководителя организации. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте.

     Спецификой  библиотечных актов является наличие объемных по количеству листов приложений (например, в актах по поводу списания литературы из фонда библиотеки). В данном случае составители акта подписывают кроме самого акта и приложение. В отдельных случаях при списании из библиотечных фондов требуется участие экспертов. Их подписи (визы) выполняются на приложении к акту (3,с. 157).

     Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например, Акт «О списании литературы из фонда ...» (но не «Акт на списание ...»). Причина (побудительный мотив) указывается в первой части текста акта, а не в заголовке.

     Датой акта является дата события или дата окончательного оформления его комиссией. Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или инициативной группы. Следует помнить, что лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе (может быть в виде докладной записки) и прилагается к акту.

     Библиотечные  акты подлежат обязательному утверждению руководителем библиотеки или вышестоящего органа управления, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Дата в реквизите утверждения не может быть ранее даты самого акта.

     По  существующей норме сроков сохранения документов библиотечного делопроизводства большинство видов актов, составляемых в библиотеке, подлежит постоянному хранению.

3.5.Отчетная  система документов

     Отчетную  документацию (ОД) составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Установленная в Российской Федерации периодизация отчетности — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Все прочие сроки, устанавливаемые иногда на практике, являются надуманными. ОД состоит из нескольких комплексов документов:  государственная статистическая отчетность;  ведомственная отчетность;   внутриучрежденческая отчетность.

     Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех организаций, учреждений и предприятий, независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности. Порядок отчетности установлен «Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в РФ», утвержденным Постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.