Документационное обеспечение управления библиотекой

 

   Челябинская государственная академия культуры и искусств 
 
 
 
 

   Документационное  обеспечение управления библиотекой 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                            Челябинск 2011

Содержание 

      Введение……………………………………………………………………..3    

1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций……………4
1. Значение документационного обеспечения управления………..4
2. Из истории письменных коммуникаций в России……………....6
3. Этические аспекты письменных коммуникаций…………….…..7
2. Документирование управленческой деятельности……………………..8
1. Понятие документирования……………………………………….8
2. Унификация и стандартизация управленческих документов....10
3. Правила оформления управленческих документов……………11
4. Требования к содержанию и структуре управленческих документов…………………………………………………..……13
3. Документационное обеспечение управления библиотекой………….15
1. Организационно правовая система документов……………….15
2. Плановая система документов……………………………….….16
3. Распорядительная система документов………………………...17
4. Справочно-информационная и справочно-аналитическая система документов……………………………………………...19
5. Отчетная система документов…………………………………..21

      Список использованной литературы…………………………………..….22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления.

     Спецификой  Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) в условиях библиотеки (особенно системы государственных общедоступных библиотек – ЦБС) является широкое применение документов, входящих в состав так называемой библиотечной техники.

           В целом работа по оформлению, изготовлению и использованию в ДОУ библиотекой управленческих документов относится к вопросам общих правил (общих требований) работы с документами (делопроизводства), основные положения которого и будут рассмотрены в первой и второй главах данной работы.

     В современно построенной системе ДОУ библиотеками используются следующие системы документации:

     - организационно-правовая;

     - плановая;

     - распорядительная;

     - справочно-информационная и справочно-аналитическая;

     - отчетная.

     В третьей главе данного реферата рассматриваются все системы  документации. 

                       
 
 
 
 
 
 
 

1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

 

   1.1.Значение документационного обеспечения управления

     Информация  – важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно ив нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время, сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют информационным  (2, с. 10).

     Информация  в наше время породила самостоятельные  информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления (2, с. 11).

     Отечественное законодательство, в частности Федеральный  закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 4 декабря 2006 г.), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ и другие регламентируют процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего пользования, отношения, возникающие в процессе поиска, получения, передачи, производства и распространения информации, применения информационных технологий и обеспечения защиты информации, а также организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, и, кроме того, регулируют отношения в.сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (2, с. 11).

     Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

     Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами. 
 

2. Из  истории письменных коммуникаций в России

     Отечественное делопроизводство имеет богатую  историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича, и современного делопроизводства .

     В приказном делопроизводстве все  документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток; да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. – 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил; отсюда разговорное слово «волокита» – необоснованное затягивание дела.

       «Из центра» (от царя, Боярской думы, приказов) на места шли указы, 
грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово – отписка? Приказы писали друг другу 
«памяти». 

     Интересна и система коллежского делопроизводства, в частности Петр I ввел вместо столбцовой формы документов тетрадную и значительно улучшил «порядок в делах».   

     С начала XIX века в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, «Общим учреждением министерств» вводилось 
единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве. 

     Современное делопроизводство – это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом (которое, в действительности, уходит не на одну тысячу лет в глубь веков), мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя На равных с великими древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) «страной-подростком» (2, с. 13).

   1.3. Этические аспекты  письменных коммуникаций

     Этика делового общения посредством письменной речи , т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

     - знать, уметь применять на практике  и неукоснительно     придерживаться  норм служебной переписки, правил  создания , оформления, регистрации,  хранения документов, принятых в  стране. Чтобы быть правильно  понятым, необходимо изъясняться  на языке партнера по общению 

     - стремиться облегчить партнеру  работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;     

     -  проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

     - помнить, что направленный вами  адресату документ – это ваше 
заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от 
впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – не 
грамотный, правильный – неправильный, на понятном деловом 
языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

     Необходимо  помнить, что в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный – постоянный клиент, партнер. Документ –  элемент имиджа; самое ценное в имидже – репутация честного, надежного делового партнера (2, с. 18). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Документирование   управленческой      деятельности

2.1. Понятие документирования

     Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.       

     Документирование  наряду с организацией работы с документами отражает деятельность аппарата управления в процессе осуществления им управленческих функций, составляя документационное обеспечение управления (4, с. 15).

     В документах закрепляется государственное  устройство, они являются средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Свойство  документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.

     Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

     Чтобы документ имел юридическую силу, текст  его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

     Не  менее важными являются требования к оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. К юридически значимым относятся следующие реквизиты: подпись; дата документа; 
печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа.