Автоматизированные системы контроля за исполнением

§1.12. ESCOM.DOC v.1.5,  разработчик - ЗАО «Евроменеджмент» 

      Автоматизированная  система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.             Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

Система ESCOM.DOC обеспечивает:

-                   автоматизацию документооборота и делопроизводства;

-                   маршрутизацию документов и управление маршрутами;

-                   универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);

-                   онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений; 

-                   совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;

-                   универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);

-                   своевременное информирование участников документооборота о событиях;

-                   обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;

-                   интеграцию с электронной почтой и учетными системами; 

-                   интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;

-                   интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;

-                   полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;

-                   неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;

-                   единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;

-                   оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;

-                   автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;

-                   контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;

-                   поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;

-                   штрихкодирование документов.

      Система предназначена для использования  руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.  Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.   С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми. Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:

-                   поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);

-                   простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;

-                   подробная документация, инструкции;

-                   простая и удобная инсталляция;

-                   автоматическое обновление версий.

      Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:

1. Простое администрирование  и настройка, возможность самостоятельной  адаптации. 

2. Легкость в  освоении персоналом.

3. Автоматическое  обновление версий.

Система ESCOM.DOC может  поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике  заказчика виде.

Глава 2. СРАВНИТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ 

      Активная  компьютеризация предприятий создает  возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса  новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.   На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:

-                  CompanyMedia;

-                  LanDocs;

-                  Optima Workflow;

-                  БОСС-Референт;

-                  ДЕЛО.

      Сравнительные характеристики систем, определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.      Таким образом,  из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную систему надо было бы сравнивать не  с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.  
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      В результате проведенного нами исследования по теме «Автоматизированные системы  контроля за исполнением» были получены следующие выводы:

1. Актуальность  темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен  рост интереса к автоматизированным системам контроля.

3. Рынок программного  обеспечения для автоматизации  процессов делопроизводства представлен  как отечественными, так и зарубежными  продуктами.

4. Автоматизированные  системы отвечают основным требованиям,  предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.

5. Программное  обеспечение, предназначенное для  контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет  специфике российского делопроизводства.

6. Гипотезы курсовой  работы подтвердились в результате исследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — 352 с.

2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. — М.: Издательский центр «Академия», 2003.- 176 с.

3. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.

4.  Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.

5. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 176 с.

6. Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.

7.  Кочеткова Полина. CompanyMedia – система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.

8. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

9. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.

10. Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — М: Высш. шк, 1991. —159 с.

11. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.

12. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60