Автоматизированные системы контроля за исполнением

      Гран-Док - корпоративная версия системы -  имеет название «Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.

Цели создания ЕС ЭДДО:

1. Качественное  улучшение исполнительской дисциплины за счет:

      -   организации индивидуальной и совместной подготовки документов в подразделениях и муниципальных структурах управления;

      -   обеспечения руководства организаций полной, точной и достоверной информацией о подготовке и исполнении документов и поручений;

      -   контроля со стороны префектуры за исполнительской дисциплиной по документам, поступающим непосредственно в муниципальные структуры управления округа.

2. Совершенствование  документооборота и делопроизводства  округа путем:

      -  создания единого электронного документооборота и делопроизводства муниципальных служб управления;

      -  сокращения времени на регистрацию документов и поручений, поступающих из префектуры в районные управы;

      - сокращения времени на регистрацию и согласование ответов, поступающих из районных управ в префектуру;

      -  использования единых справочников, классификаторов и форм отчетности;

      - развития комплексной инфраструктуры;

      - создания единого архива распорядительных документов округа;

      - централизованного управления единой системой электронного документооборота и делопроизводства.

Основные функции  ЕС ЭДДО:

1. Создание единой  системы документационного обеспечения  управления как составляющей  информационной инфраструктуры  административного округа.

2. Формирование информационных ресурсов документирования как основных ресурсов управленческой деятельности муниципальных структур управления административного округа.

3. Единый порядок  работы с документами во всех  муниципальных управлениях округа.

4. Единые унифицированные технологические процедуры прохождения и обработки документов.

5. Единая система  индексации (регистрации) и учета  документов в префектуре и  муниципальных структурах управления  округа.

6. Совмещенный  (бумажный и безбумажный) документооборот, в котором каждому электронному документу, имеющему юридическую силу, обязательно соответствует бумажный документ.  Смешанная электронная система делопроизводства предусматривает централизованную работу с документами префектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районов округа, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений, пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.  

§1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик –

компания Cognitive Technologies 

      Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

      Система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.        ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

-  повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия;

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации.

      ЕВФРАТ-Документооборот  позволяет:

-  автоматизировать регистрацию документов и заданий;

-  обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- осуществлять мгновенный поиск информации;

- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- организовать долговременное хранение документов организации;

- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

      С помощью системы можно полностью  воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и  задач в организации за счет гибкого  механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения. 

1.10.1. Организация  работы в системе 

      По  своему пользовательскому интерфейсу программа «ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.    В папки входящие, «исходящие» и «отправленные» поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» - соответственно контролером.             Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину» попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их «поднять» и посмотреть, кто и как по этим документам работал.   Для авторизации в системе используются пароль и логин, которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя. Организация электронного документооборота представлена в системе в виде «потоков» - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.     Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.     Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку о способе поступления документа (факс,  курьер, почта). Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.     Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.          К регистрационной карточке могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами. Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.         При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.           После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.    Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.       В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль. 

1.10.2. Модули системы 

      Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.       С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.      Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы. Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.         Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус». 

§ 1.11 PayDox, разработчик – компания Interface Ltd. 

      PayDox - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возможности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в организациях банковской, торговой сферы, для промышленных предприятий и аналогичных организаций.  Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:

-                   согласование,  утверждение и контроль исполнения документов,  создание резолюций;

-                   ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;

-                   ведение всей истории работы с документами;

-                   интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;

-                   безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS;

-                   средства групповой работы с документами и проектами;

-                   работа с платежными документами, ведение балансов по договорам и платежам, ведение платежного статуса документов, ведение счетов;

-                   календарное планирование;

-                   простота работы с системой для  конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.          Разработчики системы подчеркивают, что кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management,  RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Система PayDox позволяет сочетать функциональность системы автоматизации делопроизводства и системы управления информацией.  Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

Особенностью  системы является развитая интеграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.       Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.     В программе активно используются всплывающие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упрощает настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе очевидно для специалистов, привыкших к традиционной делопроизводственной терминологии, например, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».       Интересно реализовано присвоение документу регистрационного номера. Система не присваивает номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в котором указываются последние по времени введенные номера документов, и на основании этой информации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регистрации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исправления регистрационного номера. Поддерживается автоматическая генерация буквенно-цифровых индексов, которые могут отражать вид документа, индекс структурного подразделения и т.п.            В целом работа с системой организована достаточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и операции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», можно выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, неисполненные, просроченные)). Ниже основную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.     Для организации движения документов (уведомления о поступлении документа на согласование (утверждение) может использоваться электронная почта.              В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса автоматизации делопроизводства и работы с документами в организации в целом. Особенно полезной она может оказаться для организаций, территориально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расширенная функциональность системы позволит автоматизировать не только чисто делопроизводственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управления, но и многие другие сферы работы.