Автоматизированные системы контроля за исполнением

Федеральное агенство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания 
 

 

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

(курсовая работа по организации и технологии документационного обеспечения управления)

   
 
 

  

Курсовая работа принята         Выполнила студентка 4 курса  

на проверку                               Группы: Аг-41

«___»____________2011 г.                                          Специальность: Документовед

                                                                                        Тетерук Людмила Витальевна 

Работа проверена                                                          Научный руководитель:

«___»____________2011 г.                                           Романов  Евгений Петрович 

Оценка:_______________                                             Подпись__________________

                                                    

                                  

                                                           Агаповка 2011        

                                    СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ           3

Глава 1. Автоматизированные системы                5

      §1.1 АСКИД                  6

      §1.2 Company Media                  7

      §1.3 БОСС-Референт                 9

      §1.4 Optima Workflow               10

      §1.5 Documentum                11

      §1.6 LanDocs                11

      §1.7 ДЕЛО                 13 

      §1.8 АС-Архив                15

      §1.9 Гран-Док                16

            1.9.1 Гран-Док –  Lite              17

            9.2 Гран-Док - сетевая  версия             17

            1.9.3 Гран-Док - корпоративная  версия           18

      §1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12            19

            1.10.1 Организация  работы в системе           21

            1.10.2 Модули системы              23

      §1.11 PayDox                23

      §.12 ESCOM.DOC v.1.5               26

Глава 2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных   систем контроля за исполнением              28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                 29

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ              30 
 
 
 
 

                              ВВЕДЕНИЕ

    Как показывает практика, на сегодняшний  день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.                                                                                                      Между тем,  работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства.                                  Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.         В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.            Существенный путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.       Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.             Цель данного исследования – изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства.      Объект исследования – автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.              Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

-  предлагаемые программные продукты соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;

-  отечественные разработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.              Задачи исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.         В выборочную совокупность вошли журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений и учреждений начального и профессионального образования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1.  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

        Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах .         Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.             Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.     Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.     Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

- организация документооборота  (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация   архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и  использования для поддержки принятия решений, секретность).

Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

- после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

- документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

- система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений.      Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

    Рассмотрим подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства. 

§1.1.  АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ 

    Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет  пользователям следующие возможности:

Руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов,

- создавать (регистрировать) новые поручения,

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

- осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

- осуществлять поиск поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

- получать новые поручения от руководства,

- контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

- фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

- осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных поручений,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества  АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).

2. Легкость внедрения:  система проста в освоении  и не требует специального  обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для  каждого руководителя, заместителя  руководителя или менеджера могут  быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией:  система позволяет вести переписку  по вопросам, связанным с исполнением  поручения, как между руководителем  и исполнителями, так и исполнителям  между собой с помощью встроенных  инструментов (рис.2 прил.1).